Kiedy nieodpłatne świadczenie usług wymaga kasy fiskalnej?

Powszechnie wiadomo, że świadczenie usług na rzecz osób fizycznych co do zasady wymaga stosowania w tym zakresie kasy rejestrującej. Warto podkreślić, że ustawa o VAT w pewnych przypadkach wskazuje na konieczność opodatkowania również czynności o charakterze nieodpłatnym. W kontekście czynności nieodpłatnych należy rozważyć konieczność ewidencjonowania takich zdarzeń przy pomocy kasy fiskalnej. Kiedy nieodpłatne świadczenie usług wymaga kasy fiskalnej? Sprawdź, w artykule!

Czynności nieodpłatne jako podlegające opodatkowaniu VAT

Konieczność opodatkowania nieodpłatnych świadczeń wynika z treści art. 8 ust. 2 ustawy o VAT. Przepis ten stanowi, że za odpłatne świadczenie usług uznaje się również:

1. użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w szczególności do celów osobistych podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych;
2. nieodpłatne świadczenie usług na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika.

Natomiast obowiązek w zakresie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z art. 111 ustawy o VAT.

W myśl ust. 1 tego przepisu podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Z przepisu wynika, że ewidencjonowaniu przy użyciu kasy rejestrującej podlega sprzedaż.

Pojęcie sprzedaży zostało zdefiniowane w art. 2 pkt 22 ustawy o VAT, zgodnie z którym przez pojęcie sprzedaży rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Kiedy nieodpłatne świadczenie usług wymaga kasy fiskalnej?

Biorąc pod uwagę przepisy ustawy o VAT, należy wskazać, że przepis szczególny może w danym przypadku wyłączyć opodatkowanie nieodpłatnego świadczenia usługi. Taką regulację zawierają w swojej treści art. 8 ust. 5 ustawy o VAT.

Zgodnie z tym przepisem nieodpłatne świadczenie usług nie ma zastosowania w przypadku użycia pojazdów samochodowych do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, obliczoną zgodnie z art. 86a ust. 1 (tj. w wysokości 50%), z tytułu:

1. nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów, lub
2. nabycia, importu lub wytworzenia części składowych do tych pojazdów, jeżeli z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów podatnikowi nie przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Powyższy przepis wyłącza konieczność opodatkowania podatkiem VAT wykorzystania przez podatnika pojazdów samochodowych do celów innych niż działalność gospodarcza objętych 50% ograniczeniem w odliczeniu podatku naliczonego, co będzie miało zastosowanie w przypadku nieodpłatnego udostępnienia samochodu służbowego pracownikowi do celów prywatnych.

Taki przypadek był przedmiotem interpretacji Dyrektora KIS z 22 listopada 2018 roku (nr 0111-KDIB3-2.4012.563.2018.3.JM), w której organ podatkowy wskazał, że w przypadku udostępniania pracownikowi samochodu osobowego do celów prywatnych oraz pokrywania przez pracodawcę kosztów eksploatacyjnych, w sytuacji, gdy przysługiwało prawo do odliczenia 50% kwoty podatku VAT naliczonego od wydatków z nim związanych, czynność ta nie stanowi odpłatnego świadczenia usług i nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. W związku z tym nieodpłatne udostępnienie pracownikowi samochodu osobowego nie będzie wymagać zastosowania kasy fiskalnej. 

Nieodpłatne świadczenia a zwolnienie z kasy rejestrującej

Podatnicy spełniający warunki określone w rozporządzeniu w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących mogą uniknąć konieczności posiadania kasy fiskalnej na zasadach przewidzianych w tym akcie wykonawczym.

Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących zostały określone w § 2 i § 3 ww. rozporządzenia – zwolnienie dla określonych grup podatników (zwolnienie podmiotowe) i zwolnienie dla konkretnych czynności (zwolnienie przedmiotowe).

Jak stanowi §  2 wskazanego rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku prowadzenia ewidencji w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2027 roku, czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia. W odniesieniu do niektórych czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia zwolnienie stosuje się zgodnie z warunkami określonymi w tym załączniku.

Zgodnie z poz. 46 załącznika do rozporządzenia zwalnia się od obowiązku posiadania kasy fiskalnej podatnika w zakresie, w jakim wykonuje czynności wymienione w art. 7 ust. 1 pkt 5 i ust. 2 oraz w art. 8 ust. 2 ustawy o VAT. Przepis ten nie stawia żadnych dodatkowych warunków.

Powyższe prowadzi do wniosku, że nieodpłatne świadczenie usług zasadniczo podlega pod obowiązek rejestracji na kasie fiskalnej, jednakże wykonywanie tego typu czynności korzysta z przedmiotowego zwolnienia na mocy wskazanego rozporządzenia.

Przykład 1.

Pan Olaf prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie świadczenia usług remontowo-budowlanych. W ramach swojej działalności nieodpłatnie wyremontował łazienkę swojej siostrze. Czy tego rodzaju usługa powinna być zewidencjonowana na kasie fiskalnej?

Nieodpłatne świadczenie usług na cele niezwiązane z działalnością gospodarczą mieści się w zakresie normy określonej w art. 8 ust. 2 ustawy o VAT. Chociaż mamy do czynienia z nieodpłatną usługą podlegającą opodatkowaniu VAT, to jednak z uwagi na par. 2 w zw. Z poz. 46 załącznika do rozporządzenia tego rodzaju usługa nie wymaga ewidencjonowania na kasie fiskalnej.

Na koniec należy jednak odnotować, że zgodnie z §  4 rozporządzenia dostawy towarów oraz świadczenie usług wymienione w tym przepisie nie korzystają ze zwolnień, o których mowa w § 2 i § 3. W rezultacie w zakresie tych czynności może pojawić się konieczność stosowania kasy rejestrującej również co do czynności nieodpłatnych.