Poradnik Przedsiębiorcy

Kontrola biur rachunkowych a przeciwdziałanie praniu pieniędzy

Wraz z nowelizacją ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, zachodzi możliwość realizowania szerokich kontroli biur rachunkowych. Czym dokładnie jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy? AML (Anti Money Laundering) to zagadnienie, które z każdym rokiem przybiera na sile w naszym kraju. Z tego też względu od kilku lat polskie ustawodawstwo stara się zacieśnić przepisy związane z AML w taki sposób, by dać jak najmniejsze pole do popisu podmiotom, które wykorzystują ten proceder do zyskania korzyści materialnych. Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu wprowadziła zmianę, zgodnie z którą także biura rachunkowe mogą być przedmiotem kontroli wykonywania wszelkich obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy.

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy a nowe obowiązki nałożone na biura rachunkowe

Dlaczego biura rachunkowe są jednym z tych podmiotów, które muszą wdrożyć jakiekolwiek procesy związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy? Ze względu na zapis ustawy, która definiuje, że wszystkie instytucje są zobligowane do zastosowania wszelkich środków bezpieczeństwa w sytuacji, gdy przeprowadzania jest okazjonalna transakcja gotówkowa o wartości co najmniej 10 tysięcy Euro w ramach jednej lub wielu transakcji.

Z tego też względu biura rachunkowe muszą między innymi prowadzić rejestr transakcji spełniających powyższy warunek. To jednak dopiero początek zmian, które w tym roku weszły w życie. Dodatkowo biura rachunkowe muszą przyjmować oświadczenia związane z piastowaniem przez klienta eksponowanych stanowisk politycznych.

Kolejnymi obowiązkami są między innymi wykonywanie regularnej analizy ryzyka, wstrzymywania transakcji podejrzanych, gromadzenie i przechowywanie informacji finansowych, a także przekazywanie wszelkich informacji do Generalnego Inspektoratu.

Jak przygotować się do zmian w zakresie AML?

Ze względu na skomplikowany zakres zagadnienia, każde biuro rachunkowe musiało odpowiednio wcześniej przygotować się do zmian związanych z procedurą przeciwdziałania prania pieniędzy. W ramach podstawowych przygotowań niezbędne okazuje się przeprowadzenie szkoleń z zakresu AML, stworzenia klarownych procedur oceny ryzyka, a także przygotowanie wewnętrznych procedur związanych z wszystkimi zagadnieniami AML

Biuro rachunkowe ma dodatkowo obowiązek powołania sygnalisty, czyli osoby, która będzie odpowiedzialna za raportowanie o wszelkich nieprawidłowościach związanych z wdrażaniem procedur mających na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy

Możliwe kontrole biur rachunkowych

W ramach nowelizacji ustawy przewidziane są również kontrole nad spełnianiem obowiązków biur rachunkowych w zakresie AML. Zgodnie z przepisami, kontrole wykonywane są w zgodzie z wcześniej przygotowanym planem kontroli, a podmiotem wiodącym odpowiedzialnym za prawidłowość wizytacji jest Generalny Inspektor.

Kontrola musi być przeprowadzona przez co najmniej dwóch pracowników, którzy mają odpowiednie upoważnienie do przeprowadzenia jej. Takie upoważnienie powinno być ukazane przedstawicielowi biura rachunkowego, który na dokumencie może zweryfikować podstawę prawną przeprowadzania kontroli, jej zakres, datę i miejsce, a także dane personalne kontrolerów.

Jakie są obowiązki kontrolera?

Przepisy bardzo dokładnie definiują charakter kontroli oraz wszelkie kwestie organizacyjne, włączając w to obowiązki i uprawnienia osoby kontrolującej oraz kontrolowanej.

Tak więc kontrola odbywa się w dniach i godzinach normalnego funkcjonowania biura rachunkowości, chyba że zachodzi prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa - w takiej sytuacji czynności z reguły są podejmowane w dniach wolnych od działania placówki lub w godzinach innych niż godziny przyjmowania klientów.

Kontroler bez przyzwolenia może poruszać się po wszelkich pomieszczeniach w siedzibie firmy, bez konieczności posiadania stosownej przepustki. Wszelkie czynności kontrolne powinny odbywać się pod okiem reprezentanta podmiotu kontrolowanego.
Po przeprowadzonej kontroli osoba kontrolująca ma prawo do przyjęcia wyjaśnień, wszelkich informacji oraz przeprowadzenia przesłuchań wśród osób upoważnionych przez biuro rachunkowe, pracowników biura oraz innych osób, które świadczą pracą na rzecz biura rachunkowego.

Jakie są obowiązki kontrolowanego biura rachunkowego?

Czas na omówienie obowiązków podmiotu kontrolowanego. Biuro rachunkowe musi przede wszystkim zapewnić terminowe dostarczenie wszelkich informacji oraz dokumentów, które mogą ułatwić kontrolę, a także udostępnić wszelkie urządzenia, które umożliwią osobie kontrolującej łączność.

Biuro rachunkowe ma obowiązek udzielenia zgody na sporządzanie kopii dokumentów, fotografowanie oraz wykonywanie nagrań dźwiękowych. Co z dokumentami finansowymi, które nie są w języku polskim? Podmiot kontrolowany musi przedstawić urzędowe tłumaczenie każdego dokumentu, szczególnie jeśli jest on istotny dla wyniku kontroli.
Wynikiem kontroli jest protokół kontroli, który definiuje opis wykonywanych czynności wraz z ustaleniami faktycznymi, a także opisami wszelkich nieprawidłowości. Każda nieprawidłowość powinna zawierać opis zakresu, a także dane osoby, która jest za nią odpowiedzialna.