Od 31 lipca 2021 r. biura rachunkowe zyskały nowe obowiązki wynikające z nowelizacji ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. O jakich obowiązkach mowa? Na czym polega procedura AML? Jakich sankcji muszą spodziewać się te biura rachunkowe, które nie będą ich wykonywać? Czym są instytucje obowiązane i dlaczego biura rachunkowe do nich dołączyły?
Kogo dotyczy procedura AML?
Najprościej mówiąc, instytucje obowiązane to podmioty których objęła procedura AML (z ang. Anti-Money Laundering). Jej funkcjonowanie ma dwa kluczowe zadania, tj. przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Przed nowelizacją ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu na liście podmiotów obowiązanych znajdowały się przede wszystkim duże instytucje finansowe – były to m.in. banki krajowe i oddziały banków zagranicznych, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe, krajowe instytucje płatnicze, firmy i fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń i pośrednicy ubezpieczeniowi. Od 31 lipca 2021 r. procedura AML musi być wdrożona również w biurach rachunkowych – jak można przeczytać w ustawie: „przedsiębiorców, których podstawową działalnością jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego”.
Dlaczego biura rachunkowe dołączyły do instytucji obowiązanych?
-
Zdobywają obszerną wiedzę o sferze finansowej swoich klientów. Co więcej, nie jest to wiedza fragmentaryczna – w czasie współpracy z klientem biuro rachunkowe zyskuje obszerne pojęcie o jego finansach i realizowanych przepływach finansowych.
-
Biorąc pod uwagę posiadaną wiedzę, są w stanie wychwycić transakcje, które mogą wskazywać np. na pranie pieniędzy.
Jednocześnie dołączenie biur rachunkowych do instytucji obowiązanych oznaczał dla nich szereg nowych, dodatkowych obowiązków. Co więcej, funkcjonujące w momencie wchodzenia w życie zmian biura rachunkowe otrzymały niewiele czasu na wdrożenie wymaganych procedur.
Jakie obowiązki mają biura rachunkowe jako instytucje obowiązane?
Obowiązki instytucji obowiązanych są szerokie. Można wyodrębnić kilka obszarów czynności, których wykonanie ma pozwolić na skuteczną realizację procedury AML. Mowa tu o tym, że każde biuro rachunkowe ma obowiązek m.in.:
1. Stworzyć wewnętrzne procedury
Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu ogólnie wskazuje, co powinno znaleźć się w takiej procedurze. W czasie jej przygotowywania należy określić choćby:
-
Zasady rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną.
-
Zasady zgłaszania przez pracowników zarówno rzeczywistych, jak i potencjalnych naruszeń przepisów o praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Ogólne wytyczne są jedynie wskazówką – biura rachunkowe muszą samodzielnie ustalić, co znajdzie się w procedurze.
Po 31 października 2021 r. procedura będzie musiała zostać zaktualizowana ze względu na wejście w życie kolejnych zmian.
2. Wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wykonywanie procedury AML
Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu przewiduje, że takiej osoby należy szukać wśród kadry kierowniczej. Jeżeli w instytucji obowiązanej działa zarząd, to osoba odpowiedzialna powinna być jego członkiem. Ma to bezpośredni związek z decyzyjnością takich osób.
Co w sytuacji, gdy biuro rachunkowe jest małe, np. zatrudnia jedynie kilku pracowników merytorycznych? Wówczas wystarczy wyznaczyć jedną osobę.
3. Zidentyfikować i ocenić ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu
Biuro rachunkowe – jako instytucja obowiązana – powinno ocenić, czy istnieje duże ryzyko, że dany podmiot (klient biura rachunkowego) będzie uczestniczył m.in. w procederze prania pieniędzy. Przy tej ocenie bierze się pod uwagę m.in. czynniki ryzyka dotyczące klientów, produktów czy kanałów ich dostaw.
Przepisy przewidują sporządzenie oceny nie rzadziej niż co 2 lata. Biuro rachunkowe może zdecydować o formie przygotowania takiej oceny – może ona mieć postać elektroniczną lub papierową.
4. Przekazywać informacje do GIIF
Na instytucje obowiązane nałożony jest obowiązek przekazywania informacji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Biuro rachunkowe powinno wyznaczyć osobę do kontaktu z GIIF. Jej dane muszą zostać ujawnione w formularzu identyfikującym instytucję obowiązaną, który przekazuje się do GIIF.
Przekazywanie informacji do GIIF wiąże się ze sporządzaniem dokumentacji, która potwierdza wykonywanie obowiązków. Taką dokumentację należy też przechowywać przez określony czas w biurze rachunkowym.
5. Przeprowadzać regularne szkolenia dla pracowników
Pracownicy biur rachunkowych, którzy wykonują obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, muszą przechodzić szkolenia. Są one niezbędne do aktualizacji wiedzy i rzetelnego wykonywania obowiązków. Od 31 października 2021 r. takie szkolenia będą uwzględniać zagadnienia związane z ochroną danych osobowych.
W tym przypadku nie wystarczy pracowników przeszkolić raz. Konieczne jest regularne ponawianie szkoleń, aby pracownicy na bieżąco uzupełniali wiedzę.
Procedura AML a kary jakie grożą biurom rachunkowym za niedopełnienie obowiązków?
Planujesz założenie biura rachunkowego? Pamiętaj, aby obowiązków spoczywających na instytucjach obowiązanych nie traktować po macoszemu – za brak wdrożenia procedur AML grożą surowe kary, nie tylko o charakterze finansowym. Przykładem może być kara polegająca na nałożeniu na osobę, która jest odpowiedzialna za naruszenie, zakazu pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez okres do roku.
O tym, że właściciele biur rachunkowych powinni pamiętać o ciążących na nich obowiązkach, świadczyć mogą też kary finansowe już nałożone na instytucje obowiązane. Specjaliści wskazują przy tym, że stosowanie przepisów w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu jest skomplikowane nawet dla dużych podmiotów (np. banków), które – co do zasady – dysponują wystarczającymi zasobami finansowymi i kadrowymi, aby dostosować się do wszystkich wymogów. To z kolei prowadzi do wniosku, że mniejsze instytucje (jak choćby biura rachunkowe) mogą nie sprostać stojącym przed nimi wyzwaniom.
Jak przygotować się do wdrożenia procedury AML? Z uwagi na duże zainteresowanie tym zagadnieniem, na rynku pojawiały się podmioty (w tym kancelarie prawne) świadczące kompleksową pomoc w zakresie wdrożenia w biurze rachunkowym niezbędnych procedur. Właściciele biur mogą też skorzystać z bogatej oferty szkoleniowej i zdobyć niezbędną wiedzę.
