Poradnik Przedsiębiorcy

Przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy objęły biura rachunkowe

31 lipca 2021 roku rozszerzeniu uległ zakres podmiotów zobligowanych do szczegółowego stosowania przepisów i przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Z tym dniem obowiązkiem tym objęte zostaną wszystkie biura rachunkowe, a więc nie tylko te prowadzące księgi rachunkowe, lecz także podatkowe księgi przychodów i rozchodów. W związku z tym należy przyjrzeć się bliżej jak przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy wpłyną na funkcjonowaniu biur!

Małe biura rachunkowe jako instytucja obowiązana

Obowiązki nałożone ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu dotyczą kategorii podmiotów określonych jako instytucje obowiązane.

Do tej pory w katalogu tym mieściły się podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych czy też doradcy podatkowi w zakresie czynności doradztwa podatkowego oraz biegli rewidenci. 

Taka treść oznaczała, że przepisy wspomnianej ustawy nie dotyczyły biur rachunkowych, które prowadziły podatkową księgę przychodów i rozchodów.

Od 31 lipca 2021 roku do katalogu instytucji obowiązanych dodano przedsiębiorców w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędących innymi instytucjami obowiązanymi (art. 2 ust. 1 pkt 15a ustawy).

W rezultacie, począwszy od tej daty, wszystkie biura rachunkowe objęte zostały obowiązkami przewidzianymi w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Od 31 lipca 2021 roku tzw. małe biura rachunkowe, czyli podmioty prowadzące podatkowe księgi przychodów i rozchodów, zostały zakwalifikowane do kategorii instytucji obowiązanych.

Bezpieczeństwo finansowe stosowane przez biura rachunkowe

Konsekwencją uznania małych biur rachunkowych za instytucje obowiązane jest konieczność stosowania przez nie środków bezpieczeństwa finansowego.

Przede wszystkim podmioty rozpoznają ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz oceniają poziom rozpoznanego ryzyka. Instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego w zakresie i z intensywnością uwzględniającymi rozpoznane ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz jego ocenę.

Ponadto instytucje obowiązane dokumentują rozpoznane ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub z transakcją okazjonalną oraz jego ocenę, uwzględniając w szczególności czynniki dotyczące:

  1. rodzaju klienta;

  2. obszaru geograficznego;

  3. przeznaczenia rachunku;

  4. rodzaju produktów, usług i sposobów ich dystrybucji;

  5. poziomu wartości majątkowych deponowanych przez klienta lub wartości przeprowadzonych transakcji;

  6. celu, regularności lub czasu trwania stosunków gospodarczych.

Przedstawione przepisy odnoszą się do oceny ryzyka działania klienta. W związku z tym warto wyjaśnić, w jaki sposób ustawa rozumie pojęcie klienta. Otóż rozumie się przez niego osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której instytucja obowiązana świadczy usługi lub dla której wykonuje czynności wchodzące w zakres prowadzonej przez nią działalności zawodowej, w tym, z którą instytucja obowiązana nawiązuje stosunki gospodarcze lub na zlecenie której przeprowadza transakcję okazjonalną.

Poprzez klienta rozumie się nie tylko osobę z którą biuro rachunkowe podejmuje stałą współpracę, lecz także taką, dla której przeprowadza transakcję okazjonalną. 

Dalsze przepisy wskazują, że instytucje obowiązane stosują środki bezpieczeństwa finansowego w przypadku:

  1. nawiązywania stosunków gospodarczych;

  2. przeprowadzania transakcji okazjonalnej:

    1. o równowartości 15 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, lub

    2. która stanowi transfer środków pieniężnych na kwotę przekraczającą równowartość 1000 euro;

  3. przeprowadzania gotówkowej transakcji okazjonalnej o równowartości 10 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane – w przypadku instytucji obowiązanych;

  4. obstawiania stawek oraz odbioru wygranych o równowartości 2000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane;

  5. podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;

  6. wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta.

Z uwagi na okoliczność objęcia małych biur rachunkowych zakresem podmiotowym instytucji obowiązanych do 31 lipca 2021 roku spoczywają na nich obowiązki z zakresu bezpieczeństwa finansowego.

Wewnętrzna procedura bezpieczeństwa w biurach rachunkowych a przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy

Kolejnym obowiązkiem o charakterze organizacyjnym jest konieczność wprowadzenia w biurach rachunkowych wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej określa, z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności, zasady postępowania stosowane w instytucji obowiązanej i obejmuje w szczególności określenie:

  1. czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;

  2. zasad rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;

  3. środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną;

  4. zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;

  5. zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;

  6. zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;

  7. zasad upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

  8. zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

  9. zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze.

Końcowo warto także wskazać, że biura rachunkowe mają obowiązek wyznaczenia osób obowiązanych za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie. Dodatkowo instytucje obowiązane wyznaczają pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz tej instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Od 31 lipca 2021 roku wszystkie biura rachunkowe mają obowiązek wprowadzenia we własnym zakresie wewnętrznej procedury w zakresie bezpieczeństwa finansowego.
Biorąc pod uwagę przedstawione unormowania, należy wskazać, że począwszy od 31 lipca 2021 roku, na tzw. małe biura rachunkowe nałożono szereg nowych obowiązków w zakresie bezpieczeństwa finansowego określonego w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu.