Nowelizacja przepisów, która weszła w życie 13 kwietnia 2026 roku, wprowadza istotne zmiany w procedurach weryfikacji absencji pracowników. Przeprowadzana zgodnie z nowymi wytycznymi kontrola zwolnień lekarskich ma na celu uszczelnienie systemu i lepsze dostosowanie narzędzi weryfikacyjnych do współczesnych realiów rynkowych. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jakie nowe obowiązki oraz uprawnienia zyskali przedsiębiorcy i w jaki sposób prawidłowo dokumentować weryfikację zasadności wykorzystania czasu wolnego przez zatrudnionych.
Uprawnione podmioty a kontrola zwolnień lekarskich pracowników
Przedsiębiorcy zawsze mają prawo do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania przez pracowników zwolnień od pracy, za które wypłacają z własnych środków wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy. Pracodawcy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, są także uprawnieni do kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy, za które wypłacają zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne. Natomiast w przypadku mniejszych firm istnieje możliwość złożenia wniosku o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy, za które pracownikom przysługują zasiłki chorobowe i opiekuńcze albo świadczenie rehabilitacyjne, do oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki.
Jakie zwolnienia podlegają kontroli?
Kontrola ubezpieczonych co do prawidłowości wykorzystywania zwolnień od pracy zgodnie z ich celem obejmuje zwolnienia z powodu:
- niezdolności do pracy, za które przysługuje:
- zasiłek chorobowy,
- świadczenie rehabilitacyjne,
- wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, o którym mowa w art. 92 Ustawy z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy,
- konieczności osobistego sprawowania opieki, za które przysługuje zasiłek opiekuńczy.
Czynności niezgodne z celem zwolnienia
W toku kontroli ustala się, czy dana osoba w okresie orzeczonej niezdolności nie wykonuje pracy zarobkowej lub nie podejmuje aktywności niezgodnej z celem zwolnienia. W przypadku zasiłku opiekuńczego również sprawdza się, czy poza ubezpieczonym nie ma innych członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym mogących zapewnić opiekę, chyba że dotyczy to sprawowania opieki nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat.
- wykonuje pracę zarobkową, przez którą rozumie się każdą czynność mającą charakter zarobkowy, niezależnie od stosunku prawnego będącego podstawą jej wykonania, z wyłączeniem czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności (istotną okolicznością nie może być polecenie pracodawcy) lub
- podejmuje aktywność niezgodną z celem tego zwolnienia, przez które rozumie się wszelkie działania utrudniające albo wydłużające proces leczenia lub rekonwalescencję, z wyłączeniem zwykłych czynności dnia codziennego lub czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności.
Zalecenia co do kontroli
W nowelizacji określono, że kontrola wykorzystania zwolnienia zgodnie z jego celem powinna być prowadzona w zależności od potrzeb, bez ustalania z góry stałych jej terminów, a nasilana szczególnie w okresach, w których występuje zwiększona absencja z powodu choroby lub sprawowania opieki nad dziećmi.
- z wykorzystaniem środków adekwatnych i proporcjonalnych do celu kontroli,
- z poszanowaniem prywatności osoby kontrolowanej oraz innych osób przebywających w miejscu kontroli,
- w sposób wolny od ryzyka pogorszenia się stanu zdrowia osoby kontrolowanej i zakłócania procesu leczenia lub rekonwalescencji.
Prowadzenie kontroli
Procedura kontroli wykorzystania zwolnienia niezgodnie z jego celem po zmianach obejmuje prawo kontrolującego do:
- wstępu do miejsca przeprowadzania kontroli,
- legitymowania osoby kontrolowanej wyłącznie w celu ustalenia tożsamości,
- żądania oraz odbierania informacji od osoby kontrolowanej, jej płatnika składek lub lekarza leczącego,
- dostępu do danych ubezpieczonego i płatnika składek gromadzonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na koncie ubezpieczonego i koncie płatnika składek.
Czas trwania kontroli musi być ograniczony do okresu niezbędnego do dokonania odpowiednich ustaleń.
Wraz z wejściem w życie zmian w przepisach określono w ustawie lokalizacje, w jakich można przeprowadzać czynności kontrolne – chodzi tu o miejsca:
- zamieszkania,
- pobytu,
- pracy osoby kontrolowanej,
- wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej przez osobę kontrolowaną,
- inne, jeżeli jest to konieczne ze względu na cel kontroli.TKontroler, przed rozpoczęciem czynności, musi okazać osobie kontrolowanej lub przebywającej na miejscu legitymację służbową albo pracowniczą wraz z odpowiednim upoważnieniem.
Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli musi zawierać określone elementy, w tym:
- wskazanie podstawy prawnej do przeprowadzenia kontroli;
- oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych albo płatnika składek;
- datę i miejsce wystawienia upoważnienia;
- imię i nazwisko kontrolującego wraz z podaniem:
- numeru legitymacji służbowej – w przypadku kontroli dokonywanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
- numeru legitymacji pracowniczej lub dokumentu tożsamości i daty wydania tego dokumentu – w przypadku kontroli dokonywanej przez płatnika składek;
- wskazanie zakresu kontroli;
- podpis osoby udzielającej upoważnienia.
- umożliwienia przeprowadzenia kontroli;
- udostępnienia kontrolującemu na jego żądanie informacji w zakresie kontroli;
- składania wyjaśnień w zakresie kontroli na żądanie kontrolującego.
Ponadto kontroler musi poinformować ubezpieczonego o przysługujących mu uprawnieniach, w tym o możliwości zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu kontroli.
W toku kontroli ubezpieczony zobowiązany jest do:
Protokół kontroli
Od kwietnia 2026 roku – w wyniku nowelizacji przepisów z kontroli wykorzystania zwolnienia zgodnie z jego celem – zawsze sporządza się protokół. Protokół kontroli stanowi podstawę do wszczęcia przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych postępowania w sprawie ustania prawa do zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego oraz stanowi dowód w tym postępowaniu, chyba że z protokołu lub z uwzględnionych do niego zastrzeżeń nie wynika, że zwolnienie od pracy było wykorzystywane niezgodnie z jego celem.
- oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych albo płatnika składek;
- datę, godzinę i miejsce przeprowadzenia kontroli;
- dane osoby kontrolowanej: imię i nazwisko, numer PESEL, a w razie gdy nie nadano numeru PESEL – datę urodzenia, rodzaj, serię i numer dokumentu tożsamości, miejsce zamieszkania lub pobytu, miejsce pracy;
- dane osób kontrolujących: imię i nazwisko, numer legitymacji służbowej – w przypadku kontroli dokonywanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, numer legitymacji pracowniczej lub dokumentu tożsamości i datę wydania tego dokumentu – w przypadku kontroli dokonywanej przez płatnika składek;
- okres orzeczonej niezdolności do pracy albo okres konieczności sprawowania opieki;
- numer zaświadczenia lekarskiego o czasowej niezdolności do pracy albo oznaczenie decyzji o przyznaniu świadczenia rehabilitacyjnego;
- imię i nazwisko lekarza, który wydał zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy;
- opis dokonanych ustaleń;
- pouczenie o prawie złożenia zastrzeżeń;
- podpis osoby kontrolowanej;
- wzmiankę o odmowie podpisania protokołu przez osobę kontrolowaną – w przypadku odmowy podpisania protokołu;
- podpis osoby kontrolującej.
Protokół kontroli należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, z których jeden doręcza się osobie kontrolowanej. Osoba kontrolowana ma prawo złożyć zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole kontroli lub aneksie do niego w ciągu 7 dni od ich otrzymania, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe. Zastrzeżenia rozpatruje ZUS, a o sposobie ich rozpatrzenia informuje na piśmie. Ewentualne zmiany protokołu kontroli następują przez wydanie aneksu do protokołu kontroli.
Wszczęcie postępowania w sprawie ustania prawa do świadczeń
Jeśli zwolnienie od pracy było wykorzystywane niezgodnie z jego celem, protokół kontroli jest dla ZUS dokumentem stanowiącym podstawę do wszczęcia postępowania w sprawie ustania prawa do zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego oraz stanowi dowód w tym postępowaniu.
Przykład 1.
U pani Magdaleny pod koniec kwietnia 2026 roku przeprowadzono na wniosek pracodawcy kontrolę wykorzystania zwolnienia lekarskiego. Nie stwierdzono żadnych nieprawidłowości, mimo to sporządzony został protokół. Czy w związku z tym będzie wszczęte postępowanie w sprawie ustania prawa do zasiłku chorobowego? W tym wypadku – mimo że przepisy nakazują sporządzenie protokołu – nie ma podstaw do wszczęcia postępowania w sprawie ustania prawa do zasiłku chorobowego, ponieważ nie stwierdzono żadnych naruszeń.
Formalna kontrola zwolnień lekarskich
Dodatkowo nowelizacja wprowadziła możliwość przeprowadzania przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich. Kontrola może zostać wszczęta z urzędu lub na wniosek płatnika składek. Obejmuje ona zwolnienia lekarskie z tytułu niezdolności do pracy, za które przysługuje zasiłek chorobowy lub wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, a także zwolnienia związane z koniecznością osobistego sprawowania opieki, uprawniające do zasiłku opiekuńczego. Kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy zaświadczenie zostało wystawione zgodnie z przepisami określającymi zasady i tryb wydawania zaświadczeń lekarskich.
Podsumowanie
Wprowadzone 13 kwietnia 2026 roku zmiany stanowią krok w stronę uszczelnienia systemu ubezpieczeń społecznych i eliminacji nadużyć. Doprecyzowanie zasad kontroli i dozwolonych czynności pozwoli także ograniczyć spory między ubezpieczonym a ZUS odnośnie do prawa do zasiłku. Co istotne, w przyszłym roku pojawią się kolejne zmiany korzystne dla pracowników.
