Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, czy to na okres próbny, czy na czas określony lub nieokreślony, zgłaszany jest przez pracodawcę w ZUS-ie, dzięki czemu zostaje objęty ubezpieczeniami. Zgłoszonym do ubezpieczeń może być również np. zleceniobiorca, w zależności od sytuacji i jego indywidualnych preferencji. Objęcie ubezpieczeniem chorobowym pracownika uprawnia go do otrzymywania zasiłku chorobowego za czas usprawiedliwionej nieobecności. Niestety zdarzają się sytuacje, w których pracodawcy poddają w wątpliwość prawidłowość wykorzystania zwolnienia lekarskiego przez pracownika. W takim przypadku pracodawca może złożyć w ZUS-ie wniosek o kontrolę zwolnienia lekarskiego, czyli druk OL-2.
Kontrola pracownika na zwolnieniu lekarskim
Każdy pracodawca, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników bądź rodzaju prowadzonego przedsiębiorstwa, ma prawo do przeprowadzania kontroli zwolnień lekarskich swoich pracowników. Osobistą kontrolę zwolnienia lekarskiego może przeprowadzić pracodawca, który wypłaca:
- wynagrodzenie chorobowe,
- zasiłki chorobowe czy opiekuńcze
oraz
- świadczenia rehabilitacyjne
– za czas niezdolności pracownika do pracy, czyli jest płatnikiem zasiłków ZUS (zatrudnia ponad 20 pracowników).
Pracodawca uprawniony do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia chorobowego może wykonać ją samodzielnie bądź delegować do tego zadania innego pracownika. Co istotne, jeżeli pracodawca zdecyduje się na zlecenie wykonania kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego przez pracownika jednemu ze swoich podwładnych, wtedy musi mieć na uwadze fakt, że kontroler powinien posiadać wiedzę o przepisach dotyczących:
- zasad postępowania przy przeprowadzaniu kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy,
- ochrony danych osobowych.
W przypadku gdy przedsiębiorca zatrudnia do 20 pracowników, ma prawo złożyć wniosek o kontrolę zwolnienia lekarskiego do ZUS-u, który jest w takiej sytuacji płatnikiem zasiłków chorobowych, opiekuńczych oraz świadczeń rehabilitacyjnych.
Wniosek o kontrolę zwolnienia lekarskiego – druk OL-2
Bardzo często zdarza się, że przedsiębiorcy zapominają o prawie do kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego przez własnych pracowników. Nie są świadomi swoich praw i często ignorują pobudki wskazujące na fakt, iż pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie niezgodnie z jego przeznaczeniem. Zarówno w interesie ZUS-u, jak i pracodawcy leży weryfikowanie podejrzanych przypadków.
Przykład 1.
Pracodawca pani Anny zauważył, że ma ona tendencje do regularnego zgłaszania zwolnień lekarskich. Dostrzegając w tej sytuacji pewien schemat postępowania, pracodawca złożył wniosek o kontrolę zwolnienia lekarskiego do ZUS-u. W wyniku kontroli okazało się, że pracownica zamiast kurować się w domu, wyjechała na „przedłużony weekend” do swojego domku letniskowego. W ten oto sposób pani Anna straciła prawo do zasiłku chorobowego.
Pracodawca, który chce, żeby ZUS przeprowadził kontrolę zwolnienia lekarskiego jego pracownika, powinien złożyć w tej instytucji wniosek o kontrolę zwolnienia lekarskiego na druku OL-2.
Po wydrukowaniu wniosku o kontrolę zwolnienia lekarskiego i jego wypełnieniu pracodawca może używać go w korespondencji formalnej z ZUS-em.
We wniosku pracodawca zobowiązany jest w pierwszej części uzupełnić dane wnioskodawcy, takie jak:
- NIP,
- PESEL,
- nazwę pracodawcy/imię i nazwisko,
- adres przedsiębiorstwa,
- nazwę państwa (jeżeli jest taka konieczność).
Podanie numeru telefonu kontaktowego jest dobrowolne i ma na celu ułatwienie kontaktu ZUS-u z wnioskodawcą.
Następnie należy uzupełnić dane dotyczące zakresu wniosku. W sekcji tej wnioskodawca, czyli pracodawca, musi zawrzeć dane o pracowniku, którego zwolnienie lekarskie powinno zostać zweryfikowane. Wymaganym jest podanie podstawowych danych, takich jak:
- PESEL, a jeśli pracownik nie posiada takiego identyfikatora, to rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz datę urodzenia;
- imię i nazwisko pracownika.
Następnie pracodawca powinien podać faktyczny adres pobytu pracownika na zwolnieniu lekarskim – nie należy utożsamiać go z miejscem zameldowania lub zamieszkania. Pracownik ma prawo przebywać podczas choroby np. u swoich rodziców czy partnera.
We wniosku pracodawca powinien również wskazać serię i numer zaświadczenia lekarskiego oraz okres, na który zostało ono wydane. Możliwe jest także załączenie dodatkowych dokumentów do składanego wniosku. Wnioskodawca może tam ponadto zamieścić notatkę zawierającą dodatkowe informacje.
Co ważne, wniosek OL-2 można złożyć zarówno w formie papierowej – osobiście w placówce lub wysłać pocztą – bądź też w formie elektronicznej poprzez konto na PUE.
Nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia lekarskiego powodem rozwiązania umowy z pracownikiem
Gdy na wniosek pracodawcy zostanie przeprowadzona kontrola zwolnienia lekarskiego pracownika, podczas której okaże się, że pracownik np.:
- nie przestrzegał zaleceń lekarskich (najczęściej tych dotyczących chodzenia w trakcie choroby);
- nie przebywał na zwolnieniu lekarskim w określonym przez siebie miejscu;
- wykonywał pracę na poczet innego pracodawcy itd.
– to konsekwencją będzie odebranie prawa do zasiłku chorobowego. Bardziej bolesnym skutkiem nieprawidłowego wykorzystania zwolnienia lekarskiego może być rozwiązanie umowy o pracę.
Pracodawca, który decyduje się na dyscyplinarne zwolnienie pracownika z powodu nieprawidłowego wykorzystania zwolnienia lekarskiego przez pracownika, powinien posiadać na to dowody wskazujące, że poczynania zatrudnionego w faktyczny sposób wpływały na dobro zakładu pracy.
Kontrola zwolnienia lekarskiego pracownika – podsumowanie
Kontrola zwolnienia lekarskiego pracownika będzie przeprowadzona przez pracodawcę, gdy zatrudnia on co najmniej 20 osób (jest płatnikiem zasiłków). Jeżeli pracodawca zatrudnia poniżej 20 osób, może wnioskować o wykonanie takiej kontroli przez ZUS. Podstawą do weryfikacji prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego przez pracownika jest wniosek o kontrolę zwolnienia lekarskiego OL-2.
