Poradnik Przedsiębiorcy

Nagrody i wyróżnienia w pracy - jak je przyznać zgodnie z przepisami?

Nagrody i wyróżnienia w pracy są formą doceniania pracownika, który wykonuje swoje obowiązki z należytą starannością. Pracodawca ma możliwość podziękować w ten sposób zatrudnionemu, który działa ze szczególną korzyścią dla firmy. Czy przyznawanie nagród i wyróżnień zależy jednak wyłącznie od dobrej woli przełożonego? Okazuje się, że przepisy prawa pracy regulują to zagadnienie.

Czym są nagrody i wyróżnienia w pracy?

Zarówno nagroda, jak i wyróżnienie pracownicze stanowią formę dodatkowego wsparcia zatrudnionego. Przybierają najczęściej postać pieniężną, choć niekiedy mogą pojawiać się w formie bonów lub materialnych prezentów od pracodawcy.

Cechą wspólną wszystkich nagród i wyróżnień jest ich wyjątkowość – nie powinny być przyznawane za dobre wykonywanie swoich obowiązków, lecz za pracę o szczególnym znaczeniu dla danego przedsiębiorstwa. Pracownik ma bowiem obowiązek do wykonywania pracy w rzetelny i prawidłowy sposób – za to otrzymuje stosowne wynagrodzenie. Przesłanką przyznania nagrody lub wyróżnienia w pracy musi być zdarzenie o wyjątkowym charakterze, które znacząco wpływa na kondycję finansową bądź renomę danej firmy.

Nagroda a premia pracownicza

Nagroda i wyróżnienie nigdy nie mogą być utożsamiane z premią pracowniczą. Co prawda wszystkie te świadczenia mogą przybierać charakter pieniężny i należą do składników wynagrodzenia, jednak premia posiada charakter uznaniowy – jej przyznanie zależy wyłącznie od decyzji przełożonego, podczas gdy nagroda pojawia się w związku z jakimś konkretnym wydarzeniem, spełnieniem odpowiednich przesłanek przez pracownika.

Wyrok SA w Szczecinie z 13 marca 2019 roku (sygn. akt III APa 6/18)

Różnica między nagrodą, a premią polega na tym, że nagroda nie jest uzależniona od dopełnienia przez pracownika konkretnych warunków, a jej przyznanie zależy od uznania zakładu pracy; przy czym przed przyznaniem przez zakład pracy nagrody po stronie pracownika nie powstaje prawo podmiotowe do jej żądania. W odróżnieniu od nagrody prawo podmiotowe pracownika do premii powstaje w razie dopełnienia warunków premiowania przewidzianych w regulaminie (lub innym dokumencie źródłowym), a przyznanie pracownikowi premii nie jest uzależnione od uznania zakładu pracy, lecz od dopełnienia przez pracownika wspomnianych warunków.

Nazwanie premii „nagrodą” o charakterze „uznaniowym” nie przesądza o jej charakterze, o ile zostały sprecyzowane kryteria jej przyznania. Jeżeli warunki premiowania są określone w sposób na tyle konkretny, by mogły podlegać kontroli, to świadczenie ma charakter premii. Fakt zaś spełnienia tych warunków jest źródłem praw pracownika do premii. W takim przypadku decyzja w sprawie przyznania premii nie zależy od swobodnego uznania podmiotu zatrudniającego, lecz od wypełnienia podlegających kontroli warunków określonych w regulaminie, a dotyczących zarówno prawa do premii, jak i jej wysokości.

Kiedy można otrzymać nagrodę lub wyróżnienie w pracy?

Zgodnie z treścią art. 105 Kodeksu pracy pracownikom, którzy przez wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności oraz jakości przyczyniają się szczególnie do wykonywania zadań zakładu, mogą być przyznawane nagrody i wyróżnienia. Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia składa się do akt osobowych pracownika.

Nagroda lub wyróżnienie pracownicze jest więc przyznawane wyjątkowo, gdy dany pracownik zasłużył na pochwałę swoimi dotychczasowymi ponadprzeciętnymi osiągnięciami zawodowymi. W praktyce zdarzeniami uzasadniającymi przyznanie takiego świadczenia może być:

  • uzyskanie dla firmy dużego dofinansowania;
  • pozyskanie dla przedsiębiorstwa sporej grupy nowych klientów/ kontrahentów;
  • przyspieszenie rozwoju firmy – np. poprzez otwieranie większej liczby oddziałów i przedstawicielstw (zarówno w kraju, jak i za granicą);
  • wdrożenie nowych rozwiązań technologicznych usprawniających pracę w danym zakładzie;
  • zaproponowanie nowego zakresu świadczonych usług lub sprzedawanych towarów, które poszerzą działalność danej firmy i wygenerują nowe zyski;
  • wprowadzenie efektywnego modelu oszczędzania w danym zakładzie pracy.

Nagroda i wyróżnienie są przyznawane uznaniowo przez pracodawcę, z tą tylko różnicą, że muszą wiązać się z konkretnym zdarzeniem występującym po stronie pracownika, które uzasadnia ich przyznanie. Premia nie wymaga takiego powiązania i może być przyznawana bez jakiegokolwiek uzasadnienia po stronie zatrudniającego.

Niektóre przedsiębiorstwa stosują szczególnego rodzaju regulaminy, które określają, w jakich sytuacjach może dojść do przyznania nagrody lub wyróżnienia pracowniczego. Nie jest to jednak powszechna praktyka, ponieważ w zdecydowanie większej liczbie przypadków o ich przyznaniu decyduje ostateczna decyzja przełożonego. Bardzo często nagrody i wyróżnienia w pracy przydzielane są wraz ze stosownym pismem gratulacyjnym, w którym powinno znaleźć się uzasadnienie przyznania takiego dodatkowego świadczenia – nie jest to jednak obowiązkowe.

Rodzaje nagród i wyróżnień w pracy

Co ciekawe, obowiązujące przepisy nie wskazują żadnego katalogu nagród i wyróżnień pracowniczych, choć jeszcze do połowy 1996 roku takie zestawienie istniało w ówczesnym Kodeksie pracy. Zgodnie z poprzednią regulacją do nagród i wyróżnień w pracy zaliczano:

  • nagrody pieniężne,
  • pochwały pisemne,
  • pochwały publiczne (ustne),
  • dyplomy uznania,
  • wyróżnienia i nagrody rzeczowe (bony, wycieczki, sprzęty RTV i AGD).

Obecnie pracodawca sam podejmuje decyzję, w jakiej formie zostanie przekazana nagroda lub wyróżnienie konkretnemu pracownikowi. Nie ma przy tym przeszkód, aby przybrały one jedną z postaci, które obowiązywały w przepisach z lat 90. W praktyce najbardziej praktycznym rozwiązaniem jest postać pieniężna dodawana do wynagrodzenia pracownika za określony miesiąc.

Tryb przyznawania nagród i wyróżnień w pracy

Terminy i sposób przyznawania nagród i wyróżnień pracowniczych nie został określony w żadnym przepisie prawa pracy. W praktyce oznacza to, że kwestia ta podlega wyłącznie pod osąd zatrudniającego. Co ważne, pracodawca może przydzielić nagrodę lub wyróżnienie określonemu pracownikowi nawet wtedy, gdy wewnątrzzakładowe regulacje lub umowy o pracę nie przewidują przyznawania tego rodzaju świadczeń.

Jedynym podstawowym obowiązkiem pojawiającym się w związku z przyznaną nagrodą lub wyróżnieniem w pracy jest konieczność odnotowania tego faktu w aktach osobowych danego pracownika. Pamiętajmy przy tym, że nagrody lub wyróżnienia nie można uzależniać od obowiązku powstrzymywania się pracownika od podejmowania działań konkurencyjnych już po ustaniu jego pierwotnego stosunku pracy. Innymi słowy, jeśli pracownik otrzyma nagrodę lub wyróżnienie, a następnie rozwiąże umowę o pracę, to nie jest zobowiązany do zwrotu otrzymanego wcześniej świadczenia.

Wyrok SN z 18 listopada 2014 roku (sygn. akt II PK 4/14)

Zarówno zakładowe przepisy prawa pracy, jak i umowa o pracę mogą uzależniać nabycie prawa do nagrody od przepracowania ustalonego okresu, a nie tylko wiązać ją z wykonywaniem konkretnych zadań pracowniczych. Świadczenie to może mieć zatem również charakter motywacyjny, polegający na stworzeniu zachęty do związania danego pracownika z zakładem pracy w celu zapewnienia jego prawidłowego funkcjonowania, zaś ocena w zakresie korzyści płynących ze stabilizacji zatrudnienia i utrzymania w nim najbardziej utalentowanych lub doświadczonych pracowników należy do pracodawcy. Dotyczyć to może także przypadku dążenia przez pracodawcę do zapewnienia prawidłowego przebiegu procesu jego likwidacji.

Podsumowanie

Nagrody i wyróżnienia w pracy są formą wynagrodzenia pracowniczego, które powstaje wskutek zaistnienia zdarzeń uzasadniających ich wypłatę na rzecz oznaczonej osoby. Zasady i tryb ich przyznawania uzależnione są wyłącznie od woli zatrudniającego, choć w danym zakładzie pracy mogą funkcjonować regulaminy udzielania takich świadczeń. Pracodawca ma możliwość przyznania nagrody lub wyróżnienia za szczególne osiągnięcia pracownicze nawet wtedy, gdy zakładowe regulaminy lub umowy o pracę nie przewidują takich świadczeń. Forma nagrody lub wyróżnienia również uzależniona jest od woli pracodawcy, przy czym w praktyce najczęściej przyjmuje ona postać pieniężną (dodatkowej kwoty wypłacanej przy wynagrodzeniu za dany miesiąc pracy).