Poradnik Przedsiębiorcy

Newsletter zgodny z prawem - jak go stworzyć?

Newsletter to jedno z najbardziej przydatnych narzędzi e-mail marketingu. Choć jest niezwykle popularny i stosuje go wielu przedsiębiorców, nie zawsze wykorzystywany jest zgodnie z prawem. Jak należy wysyłać newsletter zgodny z prawem, by nie łamać przepisów? Podpowiadamy.

Newsletter zgodny z prawem - podstawy

Przesyłanie newslettera zazwyczaj kwalifikuje się jako element strategii marketingowej, w  dużej mierze skierowanej do konsumentów. W związku z tym kwestie z nim związane regulują ustawy związane z obrotem gospodarczym między przedsiębiorcami a osobami fizycznymi. Będą to przede wszystkim ustawa z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne i ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą telekomunikacyjną, a także ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.  

Ich zapisy dotyczą przede wszystkim takich kwestii jak uzyskanie zgody odbiorcy na przesyłanie newslettera:

Art. 172. ustawy Prawo telekomunikacyjne

1. Zakazane jest używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, chyba że abonent lub użytkownik końcowy uprzednio wyraził na to zgodę.

Przepis ten jest dość niejasny, jednak wskazuje, że żeby używać jakichkolwiek urządzeń elektronicznych podłączonych do sieci (czyli między innymi rozsyłać wiadomości drogą elektroniczną w ramach newslettera), należy uzyskać zgodę odbiorcy.  

Jak stworzyć newsletter zgodny z prawem podkreśla także ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną:

Art. 10. 1. Zakazane jest przesyłanie niezamówionej informacji handlowej skierowanej do oznaczonego odbiorcy będącego osobą fizyczną za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.

2. Informację handlową uważa się za zamówioną, jeżeli odbiorca wyraził zgodę na otrzymywanie takiej informacji, w szczególności udostępnił w tym celu identyfikujący go adres elektroniczny.  

3. Działanie, o którym mowa w ust. 1, stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów ustawy, o której mowa w art. 9 ust. 3 pkt 1.

Zgoda na przesyłanie newslettera

Jak wskazują zatem przytoczone wyżej przepisy, kluczową kwestią w tworzeniu i rozsyłaniu newslettera jest uzyskanie zgody odbiorcy dotyczącej zarówno przesyłania wiadomości handlowych, jak i automatycznego jej generowania. Wymogi te wynikają z dwóch różnych ustaw, jednak można połączyć je w jednym dokumencie.

Co szczególnie ważne, uzyskując zgodę odbiorcy na newsletter zgodny z prawem, pozyskujesz też jego dane osobowe. Zazwyczaj jest to adres mailowy (jeśli jego częścią jest imię i nazwisko odbiorcy, stanowi on daną osobową), imię i nazwisko (zazwyczaj używa się go, by spersonalizować newsletter), a nierzadko również numer telefonu. Przedsiębiorca gromadzi w ten sposób pewną ilość danych osobowych, a tym samym staje się ich administratorem. W związku z tym powinien przede wszystkim poinformować konsumenta o tym, jaki jest cel zbierania takich informacji i o tym, że konsument ma dostęp do swoich danych w niemal nieograniczonym dostępie, może je także dowolnie poprawiać oraz zażądać od przedsiębiorcy zaprzestania przetwarzania danych osobowych. Ma także obowiązek przedstawić mu dokładnie swoje dane identyfikacyjne.

Warto pamiętać, że przepisy ustawy Prawo telekomunikacyjne zmieniły się w roku 2014 - wcześniej zgoda wymagana była w przypadku rozsyłania wiadomości handlowych w formie innej niż elektroniczna. Nowelizacja wprowadziła konieczność uzyskania zgody adresata także w przypadku generowania wiadomości automatycznie, jeżeli więc zgoda odbiorców pochodzi z tamtego okresu, przedsiębiorca zobowiązany jest zdobyć ją ponownie.

Równie ważna jest forma, w jakiej uzyskujemy zgodę adresata newslettera. Nie może stanowić ona części regulaminu, niedopuszczalne jest także generowanie treści zgody z zaznaczonym już checkboxem Zgadzam się na przesyłanie na mój adres mailowy newslettera. Przedsiębiorca powinien upewnić się, na ile to możliwe, że konsument świadomie zgadza się na przesyłanie mu wiadomości mailowych.  Jeżeli chcemy newsletter zgodny z prawem to niedopuszczalne jest również uzależnienie przejścia na stronę internetową lub do sklepu internetowego od wyrażenia zgody na otrzymywanie newslettera.

Newsletter wysyłany bez zgody odbiorcy - kary  

Newsletter, który dociera do odbiorcy, mimo że nie wyraził ona na to zgody, uznaje się za spam, a to z kolei może oznaczać dla przedsiębiorcy konkretne  konsekwencje. Może to być kara pieniężna w wysokości do 3% przychodu osiągniętego przez ukarany podmiot. Karę te wskazuje art. 209 ust. 1 ustawy Prawo telekomunikacyjne, którą nakłada prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej w drodze decyzji. Przepisy ustawy mówią ponadto: 

Art. 209. 1a. Kara, o której mowa w ust. 1, może zostać nałożona także w przypadku, gdy podmiot zaprzestał naruszania prawa lub naprawił wyrządzoną szkodę, jeżeli Prezes UKE uzna, że przemawiają za tym czas trwania, zakres lub skutki naruszenia.  

2. Niezależnie od kary pieniężnej, o której mowa w ust. 1, Prezes UKE może nałożyć na kierującego przedsiębiorstwem telekomunikacyjnym, w szczególności osobę pełniącą funkcję kierowniczą lub wchodzącą w skład organu zarządzającego przedsiębiorcy telekomunikacyjnego lub związku takich przedsiębiorców, karę pieniężną w wysokości do 300% jego miesięcznego wynagrodzenia, naliczanego jak dla celów ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Konsekwencje przesyłania spamu wskazuje także ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną - w jej kontekście przedsiębiorcy grozi kara grzywny.

Możesz ocenić ten artykuł