Zatrudnienie pracownika wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dla przedsiębiorcy. Niezależnie od tego, czy pracownik jest zatrudniony w oparciu o umowę o pracę, czy o umowy cywilnoprawne, pracodawca jest zobowiązany do naliczania oraz odprowadzania podatku dochodowego od wynagrodzenia pracownika. Nierozliczenie w terminie zaliczki na podatek dochodowy wiąże się z dotkliwymi konsekwencjami.
Kto płaci zaliczki na podatek dochodowy od pensji pracownika?
Art. 8 Ordynacji podatkowej określa, że płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, która na podstawie przepisów prawa podatkowego jest zobowiązana do wyliczenia i pobrania od podatnika zaliczki na podatek oraz wpłacenia jej w określonym przez przepisy terminie organowi podatkowemu.
Oznacza to, że płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, z tytułu wypłaconych wynagrodzeń, jest pracodawca. To właśnie do jego obowiązków będzie należało obliczenie, pobranie i wpłacenie w terminie zaliczek od podatku dochodowego do urzędu skarbowego, tj. do 20. dnia każdego miesiąca.
Jak wyliczane są zaliczki na podatek?
Aby ustalić zaliczkę na podatek, trzeba prawidłowo określić kwotę przychodów ze stosunku pracy osiąganego przez pracownika. Do przychodów zalicza się wypłaty pieniężne oraz nieodpłatne świadczenia w naturze bądź ich ekwiwalenty, m.in. są to:
- wynagrodzenia zasadnicze;
- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe;
- dodatki i nagrody;
- ekwiwalent za niewykorzystany urlop;
- świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika;
- wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Przychód powstaje w tym miesiącu, w którym wynagrodzenie zostaje faktycznie wypłacone lub postawione do dyspozycji pracownika – w dniu wypłaty.
Aby wyliczyć zaliczkę, należy:
- Ustalić podstawę opodatkowania. A aby to zrobić, od uzyskanych w danym miesiącu przychodów trzeba odjąć:
- koszty uzyskania przychodów (250,00 zł lub 300,00 zł miesięcznie);
- składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w tym miesiącu z wynagrodzenia pracownika.
- Od ustalonej podstawy opodatkowania (zaokrąglonej do pełnych złotych) obliczyć kwotę zaliczki na PIT według skali podatkowej:
- 12%, gdy dochód pracownika nie przekracza 120 tys. zł;
- 32% po przekroczeniu limitu 120 tys. zł.
- Obliczoną kwotę pomniejszyć o kwotę zmniejszającą podatek (300,00 zł, 150,00 zł lub 100,00 zł) i zaokrąglić do pełnych złotych.
Nie pobiera się zaliczki na podatek w przypadku osób korzystających ze zwolnienia z PIT do kwoty 85 528,00 zł, a dotyczy to osób:
- młodych (do 26. rż.);
- które przeniosły na terytorium Polski swoje miejsce zamieszkania po co najmniej 3-letnim zamieszkiwaniu i pracy za granicą;
- sprawujących władzę rodzicielską lub pełniących funkcję opiekuna prawnego w stosunku do co najmniej 4 dzieci;
- które są aktywne zawodowo, pomimo że osiągnęły wiek emerytalny i zrezygnowały z pobierania emerytury mimo nabycia do niej prawa.
Przykład 1.
Do kiedy należy przechowywać dokumentację związaną z poborem podatku dotyczącą 2023 roku, której termin płatności podatku upływa z końcem kwietnia 2024 roku?
Taką deklarację należy przechowywać 5 lat, czyli do końca 2029 roku.
Jak opłacać zaliczki na podatek?
Od 1 stycznia 2020 roku płatnicy podatku dochodowego zobowiązani są do uiszczania zaliczek na swój indywidualny mikrorachunek podatkowy.
Czym on jest? To rachunek przypisany do danego płatnika, który służy do dokonywania na niego wpłat z tytułu:
- podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT);
- podatku dochodowego od osób prawnych (CIT);
- podatku od towarów i usług (VAT).
W celu ustalenia mikrorachunku korzysta się z generatora mikrorachunku podatkowego, podając NIP jako identyfikator podatkowy.
Deklaracje, w których wykazuje się zaliczki pobrane od wynagrodzeń
Od roku 2007 nie ma obowiązku składania miesięcznych deklaracji PIT-4R. Jedynie w terminie do 20. dnia miesiąca za poprzedni miesiąc należy ustalić jej wysokość i wpłacić na mikrorachunek podatkowy.
Natomiast po zakończeniu roku do końca stycznia wysyła się elektronicznie deklarację roczną PIT-4R, gdzie wykazuje się należne zaliczki.
Po zakończeniu roku sporządza się także imienne informacje o wysokości dochodów pracowników (PIT-11), które do urzędu przekazuje się w formie elektronicznej do końca stycznia, a pracownikom do końca lutego.
Konsekwencje nierozliczenia zaliczki na podatek dochodowy
Art. 30 Ordynacji podatkowej mówi, że przedsiębiorcy będący płatnikami odpowiadają zarówno za podatek niepobrany, jak i za podatek pobrany, a niewpłacony. Pracodawca, który nie pobrał lub nie wpłacił zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego, odpowiada za te należności całym swoim majątkiem. Ponadto działania takie są uznane za czyny zabronione i podlegają odpowiedzialności karnej skarbowej. Wyjątkiem od tych przepisów jest sytuacja, kiedy podatek nie został pobrany z winy podatnika, a nie płatnika. W takich okolicznościach organ podatkowy wydaje decyzję o odpowiedzialności podatnika.
Zgodnie z przepisami art. 77 Ustawy z dnia 10 września 1999 roku Kodeks karny skarbowy płatnik, który nie dokonuje terminowej wpłaty zaliczek na podatek dochodowy właściwemu organowi podatkowemu, podlega karze grzywny równej 720 stawek dziennych lub karze pozbawienia wolności do lat 3, a w skrajnych przypadkach może podlegać obu tym karom jednocześnie.
Natomiast w sytuacji, kiedy pracodawca w ogóle nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy lub pobiera je w wysokości mniejszej, niż powinien, grozi mu kara grzywny do 720 stawek dziennych lub kara do 2 lat pozbawienia wolności.
Jeśli przed rozpoczęciem postępowania płatnik dokona wpłaty całości należnego podatku dochodowego do właściwego organu podatkowego, wówczas wyżej wymienione kary nie zostaną w jego przypadku zastosowane.
Niewywiązywanie się z obowiązku płatności zaliczek na podatek dochodowy pracowników powoduje bardzo poważne konsekwencje dla pracodawcy. Dlatego warto pamiętać o terminowym rozliczaniu podatku, by uniknąć ich dotkliwych skutków.
