Poradnik Przedsiębiorcy

Nieodebranie towaru przy wysyłce za pobraniem - jak je udokumentować?

Prowadzę sprzedaż wysyłkową. Wysłałem do klientki towar za pobraniem, nastąpiło jednak nieodebranie towaru przez klientkę i został mi on zwrócony. Jak mam zaksięgować zwrot przesyłki ?

 

Zbigniew, Tychy

 

Przedsiębiorca w momencie wysyłki towarów i wystawienia do wysyłki odpowiedniego dokumentu księgowego (faktura, paragon fiskalny, paragon niefiskalny) ewidencjonuje przychód, w następstwie zwrotu towaru musi pomniejszyć przychód o tę sama kwotę, którą wcześniej wykazał. Ponadto w przypadku sprzedaży wysyłkowej przedsiębiorca wysyła towary do klientów, a koszt przesyłki (w przypadku usług kurierskich) doliczony jest do dowodu sprzedaży z tytułu sprzedaży towarów. Co za tym idzie, koszt przesyłki stanowi również przychód podatkowy.

Ważne!

Nieodebranie przesyłki przez klienta, traktowane jest jako odstąpienie od umowy i skutkuje tym, że wartość sprzedaży nie jest przychodem przedsiębiorcy.

Sposób pomniejszenia przychodu, kiedy wystąpiło nieodebranie towaru przy wysyłce za pobraniem, jest zależny od tego, jak została udokumentowana sprzedaż: 

  • w przypadku gdy przychód ewidencjonowany jest za pomocą kasy fiskalnej, na której nie ma możliwości dokonywania korekt sprzedaży, przedsiębiorca zwrot do paragonu powinien wprowadzić do prowadzonej odrębnej ewidencji zwrotu towarów i pomyłek, która musi:

  • być zatytułowana,

  • przypisana do konkretnego podmiotu oraz

  • być opisana numerem ewidencyjnym kasy, z której zwroty będą w niej wpisywane.

Dodatkowo przedsiębiorca powinien stworzyć protokół zwrotu towaru, a także umieścić w dokumentacji paragon, na podstawie którego zwrot został dokonany (w przypadku przesyłki za pobraniem, która nie została odebrana, protokół sporządzany jest przez przedsiębiorcę który powinien zapisać adnotację o nieodebraniu przesyłki i podpiąć dokumenty to potwierdzające).

  • Gdy przedsiębiorca ewidencjonuje przychód za pomocą ewidencji sprzedaży, należy dany paragon wyksięgować z ewidencji sprzedaży, a także posiadać potwierdzenia zwrotu towarów.

  • Jeżeli sprzedaż została udokumentowana fakturą, która nie trafiła do obrotu prawnego (czyli kontrahenta, ponieważ znajdowała się w przesyłce i wróciła do sprzedawcy), można taką fakturę anulować.

Należy pamiętać, że jeżeli klient nie dokonał zapłaty i nie odebrał towaru, to przedsiębiorca może zmniejszyć sprzedaż o wartość całego zamówienia wraz z kosztami przesyłki (w przypadku usług kurierskich). Jednocześnie zakup usługi kurierskiej może stanowić koszt podatkowy. Ponadto poniesione opłaty za zwrot przesyłki są także kosztem firmowym.