Poradnik Przedsiębiorcy

NIP-2 i NIP-8 - jaki formularz należy złożyć zakładając działalność?

Rozpoczęcie i prowadzenie działalności gospodarczej, wymaga od przyszłego przedsiębiorcy przekazania różnym organom wielu danych dotyczących jego firmy. W poniższym tekście, przedstawimy czemu służą formularze NIP-2 i NIP-8.

Jakie podmioty mają obowiązek złożyć NIP-2?

Formularz NIP-2 składa się w celu uzyskania numeru NIP lub dokonania aktualizacji swoich danych. Do wypełnienia oraz złożenia tego druku obowiązane są osoby prawne i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, będące podatnikami, płatnikami podatków lub płatnikami składek na ubezpieczenia społeczne, lub ubezpieczenia zdrowotne z wyjątkiem podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS).

Zatem obowiązek składania druku NIP-2 dotyczy, m.in.:

  • spółki cywilne, prowadzące działalność na podstawie umowy zawartej zgodnie z Kodeksem cywilnym;
  • spółki, przewidziane w przepisach innych ustaw niż Kodeks spółek handlowych i Kodeks cywilny lub formy prawne, do których stosuje się przepisy o spółkach;
  • europejskie ugrupowanie współpracy terytorialnej;
  • stowarzyszenia niewpisane do KRS (zwykłe, nierejestrowe);
  • organizacje społeczne oddzielnie niewymienione, niewpisane do KRS;
  • samorządy gospodarcze i zawodowe niewpisane do KRS;
  • partie polityczne;
  • przedstawicielstwa zagraniczne;
  • wspólnoty mieszkaniowe;
  • uczelnie;
  • fundusze;
  • niepubliczne przedszkola;
  • niepubliczne szkoły podstawowe;
  • niepubliczne gimnazja;
  • niepubliczne szkoły ponadgimnazjalne;
  • niepubliczne szkoły artystyczne.

Dla kogo przeznaczony jest NIP-8

W przypadku podmiotów wpisanych do KRS, formularzem właściwym jest NIP-8. Po nowelizacji wniosek do KRS o wpis podmiotu jako przedsiębiorcy lub stowarzyszenia, stanowi jednocześnie podstawę nadania numeru NIP. Wobec tych podmiotów nie istnieje już obowiązek składania druku NIP-2. Numer NIP nadawany jest im automatycznie z urzędu, w związku z dokonanym wpisem. Natomiast w zakresie danych uzupełniających, podmioty te muszą korzystać z formularza NIP-8.Podatnicy wpisani do KRS samodzielnie zgłaszają i aktualizują dane nieobjęte wpisem, niezbędne w kontaktach z administracją podatkową. Zgłoszenie składa się na ww. formularzu NIP-8. Istnieje również możliwość złożenia go przez internet.Zgłoszenie identyfikacyjne podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego, m.in. spółek prawa handlowego, fundacji, czy stowarzyszeń, zawiera dwie kategorie danych: podstawowe oraz uzupełniające.

Jak bowiem wynika z art. 5 ust. 2b pkt 1 i 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników oraz płatników, zgłoszenie identyfikacyjne podatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zawiera dane podstawowe objęte treścią wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych, przekazywane automatycznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;

Po rejestracji spółki należy zatem złożyć formularz NIP-8 do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Druk ten obejmuje dane niepodlegające wpisowi do KRS – tzw. dane uzupełniające. Organ podatkowy, pełniąc rolę pośrednika, ma obowiązek przekazania danych zawartych w tym formularzu do właściwych organów (GUS i ZUS).
Termin złożenia NIP-8 wynosi 21 dni od dnia wpisu do KRS. Jeśli jednak przedsiębiorca zamierza odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne, to termin ten wynosi 7 dni od dnia wpisu spółki do KRS.Formularz NIP-8 stosowany jest również do aktualizacji danych uzupełniających.Dane uzupełniające obejmują trzy grupy danych – w zależności od poszczególnych organów, które ich wymagają. Danymi wymaganymi przez urząd skarbowy są: 

  • skrócona nazwa (firma),
  • wykaz rachunków bankowych,
  • adresy miejsc prowadzenia działalności,
  • adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej, dane kontaktowe, a w przypadku osobowych spółek handlowych – dane dotyczące poszczególnych wspólników, w tym ich identyfikatory podatkowe.

Z uwagi na obowiązek naczelnika urzędu skarbowego, do przekazania określonych danych w urzędzie statystycznym, zgłoszenie NIP-8 obejmuje również:

  • przewidywaną liczbę pracujących,
  • formę własności na podstawie procentowego udziału własności w ogólnej wartości kapitału,
  • powierzchnię ogólną gospodarstw rolnych i użytków rolnych,
  • przeważający rodzaj działalności statutowej (dla stowarzyszeń, fundacji itp.),
  • dane kontaktowe (numer telefonu i faksu, adres e-mail oraz strony internetowej, o ile podmiot takie posiada).

Ostatnia grupa danych, dotyczy sytuacji gdy zgłaszający będzie odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne i obejmuje:

  • skróconą nazwę płatnika,
  • datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne,
  • wykaz rachunków bankowych,
  • adres do korespondencji,
  • adres prowadzenia działalności, a przypadku osobowych spółek handlowych – dane dotyczące poszczególnych wspólników (utworzone zostanie wówczas konto płatnika składek).

W przypadku dokonywania zgłoszenia identyfikacyjnego przez pełnomocnika lub kuratora sądowego, do zgłoszenia dołącza się uwierzytelnioną, lub poświadczoną urzędowo kopię pełnomocnictwa, albo postanowienia sądu. W przypadku udzielenia pełnomocnictwa, do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego dołącza się oryginał pełnomocnictwa.

NIP-2 i NIP-8 - sankcje karne

Końcowo wypada zauważyć, że stosownie do art. 81 §1 pkt 1 ustawy Kodeks karny skarbowy, niedokonanie w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacji objętych nim danych, stanowi wykroczenie skarbowe podlegające karze grzywny. Sankcja ta może wynosić od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia – stosownie do art. 48 § 1 Kks. Obok kary grzywny za powyższe wykroczenie art. 48 §2 Kks przewiduje również możliwość ukarania sprawcy mandatem karnym, którego wysokość stosownie do ww. przepisu nie może przekraczać podwójnej wysokości minimalnego wynagrodzenia.

Podsumowując formularz NIP-2 i NIP-8 jest jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorców, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.