Poradnik Przedsiębiorcy

Certyfikat rezydencji podatkowej - najważniejsze informacje!

Dokumentem, który jest wydawany podatnikowi w celu określenia i potwierdzenia położenia jego siedziby jest certyfikat rezydencji. Dotyczy on zarówno osób fizycznych, jak i prawnych. Wydawany jest przez organ administracji podatkowej państwa zamieszkania lub siedziby określonego podatnika i poświadcza, że jest on rezydentem podatkowym (podatnikiem) tego kraju. Kogo dotyczy oraz co zawiera certyfikat rezydencji? Odpowiadamy w artykule!

Czym jest certyfikat rezydencji?

Certyfikat rezydencji ma na celu zapobieganie podwójnemu opodatkowaniu. Aby zrozumieć, jak istotny jest ten dokument dla zagranicznych podatników świadczących usługi na terytorium Polski należy wiedzieć, że od przychodów wypłacanych przez polskie firmy podmiotom zagranicznym (zarówno osobom fizycznym, jak i prawnym) urząd skarbowy nalicza podatek, który może sięgać nawet do 20% wartości przychodu. Jest to tzw. podatek u źródła. Może on zostać znacznie zmniejszony, a nawet zlikwidowany, dzięki zastosowaniu przepisów odpowiednich umów międzynarodowych dotyczących unikania podwójnego opodatkowania. Aby jednak dany podmiot mógł skorzystać z tego uprawnienia, musi posiadać certyfikat rezydencji podatkowej.

Powyższą kwestię regulują przepisy art. 5a pkt 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 4a pkt 12 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. 

Certyfikat rezydencji – kto go wydaje i w jakiej formie?

Zgodnie z art. 306l ustawy Ordynacja podatkowa organ podatkowy (urząd skarbowy) na wniosek podatnika wydaje zaświadczenie o jego miejscu zamieszkania lub siedzibie dla celów podatkowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Na terytorium państw trzecich, analogicznie, takie zaświadczenia wydają organy podatkowe tych państw.

Forma, w jakiej powinien zostać wydany przedmiotowy certyfikat, nie została szczegółowo określona w żadnej z powyżej wspomnianych ustaw. Należy jednak stwierdzić, że dokument ten na pewno powinien zawierać wszelkie obligatoryjne elementy pisma administracyjnego opisanego w Kodeksie postępowania administracyjnego – są to:

  • data wystawienia;
  • nazwa organu, który wydał certyfikat;
  • adres zamieszkania lub siedziby podatnika.

Może on również posiadać elementy fakultatywne, takie jak określenie celu, w jakim certyfikat został wydany, oraz określić umowę międzynarodową o unikaniu podwójnego opodatkowania, która ma zastosowanie.

Z uwagi na fakt, że same akty prawne nie wymagają konkretnej formy certyfikatu, w tej kwestii powinniśmy polegać na orzecznictwie. W materii tej wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 12 czerwca 2008 r. (znak: nr ITPB3/423-211/08/AM) stwierdzając, że "definicja rezydencji w międzynarodowym prawie podatkowym wynika z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania od dochodu i majątku. Ponieważ umowy te nie określają obowiązującej formy zaświadczenia o miejscu zamieszkania lub siedziby, certyfikat rezydencji nie zawsze wydawany jest na sformalizowanym druku, jak również nie musi wprost zawierać nazwy „certyfikat rezydencji”. Z treści tychże przepisów wynika, że certyfikat rezydencji powinien spełniać przynajmniej następujące warunki: 1) zostać wydany przez właściwą administrację podatkową, 2) określać miejsce rezydencji (miejsce zamieszkania bądź siedziby) podatnika dla celów podatkowych, 3) zawierać datę wydania certyfikatu i/lub datę, na jaką potwierdzana jest rezydencja podatkowa. Zatem każde zaświadczenie wydane przez właściwą władzę podatkową (aktualne na dzień wypłaty), które potwierdza posiadanie przez dany podmiot rezydencji podatkowej tego państwa – jest wystarczające. Zrozumiałym jest fakt braku określenia formy certyfikatu rezydencji, ponieważ nie sposób uregulować w polskim prawie podatkowym kwestii związanych z wydawaniem dokumentów urzędowych przez zagraniczne administracje podatkowe."Certyfikat rezydencji dokumentuje stan przeszły lub teraźniejszy. Oznacza to, że nie może określać rezydencji podatkowej w dacie przyszłej. Tym samym realizacja jakichkolwiek uprawnień przewidzianych odpowiednią umową o unikaniu podwójnego opodatkowania może nastąpić jedynie w oparciu o certyfikat osoby zagranicznej obejmujący sobą dzień dokonania wypłaty.

Certyfikat rezydencji uzyskany od zagranicznych organów podatkowych

Jak wskazano powyżej, organy podatkowe państw trzecich na wniosek podatnika są zobowiązane do wystawienia żądanego certyfikatu. Pomijając kwestię biurokracji, sam fakt odległości między miejscem zamieszkania lub siedzibą podatnika znajdującą się na terytorium Polski a miejscem zamieszkania lub siedzibą jego zagranicznego kontrahenta może być bardzo problematyczny i znacząco wpływać na czas trwania procedury wydawania dokumentów. Rozwiązaniem powyższego jest możliwość pozyskania certyfikatu rezydencji w formie elektronicznej. Jeżeli zgodnie z prawem danego państwa trzeciego istnieje możliwość uzyskania w formie elektronicznej zaświadczenia o rezydencji podatnika, organ podatkowy tego kraju jest zobowiązany do wydania certyfikatu zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Z racji tego, że obie formy mają równorzędny status w świetle prawa, zaświadczenie w formie elektronicznej również może być podstawą dla płatnika do zastosowania postanowień umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Certyfikat rezydencji a okres ważności

Co do zasady okres ważności certyfikatu rezydencji trwa tyle, na ile miesięcy/lat został wystawiony przez odpowiedni organ podatkowy. Jednakże w przypadku, gdy dokument ten nie posiada informacji o okresie ważności, zarówno ustawa o PIT (art. 41 ust. 9a), jak i ustawa o CIT (art. 26 ust. 1i) ogranicza ten okres do dwunastu miesięcy. Okres dwunastomiesięczny jest liczony w takim przypadku od dnia wydania certyfikatu.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę, że żadna ze wspomnianych ustaw nie precyzuje zapisów dotyczących wymogów odnośnie do częstotliwości aktualizacji certyfikatu rezydencji. Jednakże z uwagi na fakt, że dokument ten służy przede wszystkim płatnikowi, należy uznać, że to na nim ciąży obowiązek ustalenia stanu faktycznego w kwestii rezydencji podatnika i opodatkowanych na terytorium Polski należności.

Zmiany w prawie podatkowym w 2019 roku a certyfikat rezydencji

Do 1 stycznia 2019 roku polskie organy podatkowe uznawały wyłącznie oryginały certyfikatów rezydencji, ewentualnie ich kopie posiadające walor dokumentu urzędowego, tj. odpisu dokumentu poświadczonego za zgodność z oryginałem przez notariusza bądź adwokata, radcę prawnego lub doradcę podatkowego, o ile pełnili oni rolę pełnomocnika w konkretnej sprawie podatkowej. Warunkowo dopuszczalne były także elektroniczne certyfikaty – dotyczyło to tylko sytuacji, kiedy nie było realnej możliwości dostarczenia dokumentu w formie papierowej, gdy w danym kraju wydawanie certyfikatów zostało zastąpione wersją elektroniczną, dostępną na rządowych stronach internetowych.

W praktyce wyglądało to w ten sposób, że wszelkie dokumenty będące kopią lub odpisem uzyskanym drogą elektroniczną (nawet te pobrane z rządowych stron internetowych) nie były uznawane za certyfikat rezydencji w rozumieniu prawa podatkowego.

Od początku roku 2019 weszły zmiany wprowadzone ustawą o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw, które zezwalają na skuteczne posługiwanie się kopią certyfikatu w celu potwierdzenia siedziby kontrahenta.

Jednocześnie aby powyżej wspomniana kopia została uznana przez urząd skarbowy, muszą łącznie zostać spełnione określone warunki, tj.:

  • pobór podatku u źródła musi dotyczyć usług realizowanych z tytułu świadczeń doradczych, księgowych, badania rynku, usług prawnych, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, usług rekrutacji pracowników i personelu, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze;
  • kwota należności wypłacanych na rzecz tego samego podmiotu nie może przekroczyć 10 tys. zł w danym roku kalendarzowym;
  • informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.

Oznacza to, że nowe przepisy nie obejmują wszystkich płatników, a jedynie małe ich grono. Co więcej, możliwość posługiwania się kopią certyfikatu rezydencji dotyczy wyłącznie (niektórych) usług niematerialnych, zaś w odniesieniu do pozostałych świadczeń objętych obowiązkiem poboru podatku u źródła, m.in. przychodów z działalności artystycznej, opłat z tytułu działalności rozrywkowej, odsetek, dywidend czy należności licencyjnych, wciąż konieczne będzie posiadanie oryginału certyfikatu rezydencji.

Co więcej, pułap przychodów uzyskanych w skali roku uprawniający do posługiwania się kopią certyfikatu nie daje zbyt dużego pola do manewru. Nowela została skierowana do takich branż jak prawna, cyfrowa czy reklamowa, w których średnie przychody są znacząco wyższe niż ustawowy limit. Oznacza to, że nawet spełniając pierwszy warunek, większość podatników zostanie zablokowana przez wspomniany limit przychodów. 

Certyfikat rezydencji – podsumowanie

Należy uznać, że zmiana, którą jest honorowanie przez urzędy skarbowe kopii certyfikatów rezydencji, to krok w dobrym kierunku, jednakże w aktualnym stanie prawnym z omawianej preferencji skorzystają nieliczni. Trzeba mieć nadzieję, że ustawodawca ujrzy szansę na zmniejszenie formalizmu i biurokracji w organach administracji podatkowej i skieruje owe przepisy do szerszego grona odbiorców, aby obecna „korzystna” zmiana przestała być traktowana jako zmiana pozorna.