W procesie zarządzania personelem niejednokrotnie pojawia się konieczność podjęcia działań dyscyplinujących. Jednym z narzędzi, które może okazać się niezbędne w takich sytuacjach, jest notatka służbowa. Artykuł ten ma na celu przybliżyć czytelnikowi istotę notatki służbowej, zasady jej sporządzania oraz prawne aspekty związane z jej stosowaniem.
Notatka służbowa — wzór
Czym jest notatka służbowa?
Notatka służbowa to oficjalny dokument, który służy do udokumentowania konkretnego zdarzenia, sytuacji lub informacji w miejscu pracy. Może być sporządzona zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. Przepisy Kodeksu pracy nie regulują bezpośrednio kwestii notatek służbowych. Mimo to praktyka pracownicza pokazuje, że są one często wykorzystywane przez pracodawców jako środek dokumentacji różnych zdarzeń związanych z pracownikami.
Do czego służy notatka służbowa?
Notatki służbowe najczęściej dotyczą zachowań pracowników lub zdarzeń związanych z wykonywaniem pracy. Zgodnie z opinią ekspertów powinny one skupiać się wyłącznie na kwestiach istotnych dla zatrudnienia. Ich celem jest dokładne opisanie sytuacji, która miała wpływ na przebieg pracy.
Sporządzanie notatek na tematy niezwiązane z wykonywaniem obowiązków zawodowych lub zawierających nieprawdziwe informacje jest niezgodne z prawem.
Kiedy sporządzamy notatkę służbową?
Notatki służbowe pełnią przede wszystkim funkcję informacyjną. Mogą być wykorzystywane zarówno w sytuacjach negatywnych, np. jako uzasadnienie nałożenia kary dyscyplinarnej, jak i pozytywnych, np. jako podstawa do awansu lub nagrody. Notatek służbowych można używać np. ze względu na:
złe zachowanie pracownika, np. agresja, mobbing, nieprzestrzeganie regulaminu;
naruszenie przepisów BHP, np. nieprzestrzeganie zasad bezpieczeństwa;
niską wydajność pracy, np. niedotrzymywanie terminów, błędy w wykonywaniu zadań;
konflikty między pracownikami, np. sprzeczki, oskarżenia;
ustalenia ze spotkań, np. podsumowanie rozmowy kwalifikacyjnej, ustalenia dotyczące projektu.
Kto sporządza notatkę służbową?
Kodeks pracy nie precyzuje, kto jest uprawniony do sporządzania notatek służbowych, co oznacza, że teoretycznie każdy pracownik może taką notatkę stworzyć. Jednakże ze względu na związki notatek służbowych z wykonywaniem obowiązków zawodowych najczęściej są one sporządzane przez bezpośrednich przełożonych. W praktyce zdarza się również, że autorami notatek są pracownicy działów kadr lub osoby współpracujące bezpośrednio z danym pracownikiem.
Miejsce przechowywania notatki służbowej
Miejsce przechowywania notatki służbowej zależy od kilku czynników, przede wszystkim od jej treści i celu:
Notatki dotyczące naruszeń dyscyplinarnych – zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego notatki służbowe dotyczące naruszeń dyscyplinarnych i będące podstawą do wymierzenia kary porządkowej powinny być przechowywane w aktach osobowych pracownika.
Pozostałe notatki służbowe – w przypadku pozostałych notatek służbowych, które nie są bezpośrednio związane z naruszeniami dyscyplinarnymi, przepisy prawa pracy nie precyzują jednoznacznie miejsca przechowywania. Często są one przechowywane w teczkach działu kadr lub w osobnych segregatorach.
Kwestia przechowywania notatek służbowych nie została jednak jednoznacznie uregulowana w przepisach prawa. W związku z tym decyzja o miejscu i sposobie przechowywania tych dokumentów należy do pracodawcy. Należy jednak pamiętać, że jest to obszar, który często budzi kontrowersje i może być przedmiotem sporów sądowych.
Notatka służbowa dyscyplinująca
Stosowanie notatek dyscyplinujących w celu ukarania pracownika jest praktyką niedopuszczalną. Jeden z wyroków Sądu Najwyższego jasno wskazuje, że Kodeks pracy przewiduje konkretne rodzaje kar porządkowych, a notatka służbowa nie jest jedną z nich.
§ 1. Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca może stosować:
karę upomnienia;
karę nagany.
§ 2. Za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu, lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy – pracodawca może również stosować karę pieniężną.
Zakres kar porządkowych, które może zastosować pracodawca, jest ściśle ograniczony i wyczerpująco wymieniony w art. 108 Kodeksu pracy. Wszelkie inne formy odpowiedzialności materialnej pracownika są niedopuszczalne. Notatka dyscyplinująca nie jest więc do końca skutecznym narzędziem dyscyplinującym.
Dlaczego notatka dyscyplinująca nie jest skutecznym narzędziem?
Notatka dyscyplinująca może okazać się narzędziem nie tylko nieskutecznym, ale także ryzykownym dla pracodawcy. Zamiast poprawiać sytuację, może prowadzić do eskalacji konfliktu i pogorszenia atmosfery w pracy. Dlatego też w przypadku wystąpienia nieprawidłowości warto sięgnąć po narzędzia przewidziane przez Kodeks pracy, które są zarówno skuteczne, jak i zgodne z prawem. Notatka dyscyplinująca nie jest skutecznym narzędziem z kilku powodów:
Brak podstawy prawnej – kodeks pracy nie przewiduje takiej kary.
Nieskuteczność – często prowadzi do eskalacji konfliktu zamiast jego rozwiązania.
Ryzyko błędów formalnych – nieprawidłowo sporządzona notatka może być podstawą do roszczeń pracownika.
Kodeks pracy przewiduje szereg innych narzędzi, które są bardziej skuteczne w przypadku wystąpienia nieprawidłowości w pracy. Należą do nich rozmowa wyjaśniająca, pisemne upomnienie, nagana czy kara pieniężna. Te narzędzia są bardziej precyzyjne, a ich zastosowanie jest ściśle uregulowane przepisami prawa.
Jak sporządzić notatkę służbową?
Notatka służbowa to dokument, który służy do przekazywania informacji wewnątrz firmy. Choć nie ma ściśle określonego wzoru, warto przestrzegać kilku zasad, aby była czytelna, zwięzła i skutecznie przekazywała informacje.
Co powinna zawierać notatka służbowa?
Nagłówek:
data sporządzenia – wskazuje, kiedy notatka została napisana,
miejsce sporządzenia – można podać nazwę firmy lub działu,
autor – imię i nazwisko osoby, która sporządziła notatkę,
temat – jasno określony temat notatki, np. „Spotkanie dotyczące projektu X”, „Zgłoszenie awarii urządzenia”;
Treść:
ustalenia – jasne i konkretne informacje dotyczące tematu notatki,
decyzje – jeśli podczas spotkania zostały podjęte jakieś decyzje, powinny być one w niej zawarte,
zadania – można określić, kto i do kiedy ma wykonać poszczególne zadania;
Adresat:
jeśli notatka jest skierowana do konkretnej osoby lub zespołu, należy podać jej/ich nazwisko.
Dokument powinien być sformułowany w sposób klarowny i zwięzły, przy zachowaniu obiektywizmu w przedstawianiu faktów. Przed finalnym przekazaniem warto dokonać starannej korekty stylistycznej i językowej.
Notatka służbowa — podsumowanie
Notatka służbowa jest prostym, ale niezwykle skutecznym narzędziem w codziennej pracy. Dzięki niej możemy efektywnie zarządzać informacją i współpracować w zespole. Stosowanie notatek służbowych do celów dyscyplinarnych może prowadzić do nieporozumień i konfliktów. Kodeks pracy jasno określa, jakie narzędzia można wykorzystać w takich sytuacjach.
