Metoda kasowa PIT a rozliczenie kosztów - omówienie

Nowością obowiązującą od początku 2025 roku w zakresie rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych jest możliwość wyboru kasowego PIT. Dokonany w tym zakresie wybór wpływa nie tylko na moment powstania przychodów w ramach pozarolniczej działalności gospodarczej, lecz także na moment rozliczenia kosztów. Szczegółowe wyjaśnienia oraz omówienie jak działa metoda kasowa PIT w dalszej części artykułu. 

Warunki stosowania metody kasowej rozliczania przychodów

Reguła podstawowa wyrażona w art. 14 ust. 1 ustawy PIT wskazuje, że przychodami z działalności gospodarczej są kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane. Natomiast w art. 14 ust. 1c ustawy doprecyzowano, że za datę powstania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

1. wystawienia faktury albo
2. uregulowania należności.

Dla określonej grupy podatników oraz pod pewnymi warunkami ustawodawca przewidział możliwość zastosowania metody kasowej. W przypadku metody kasowej rozliczania przychodów za datę powstania przychodu uważa się zasadniczo dzień uregulowania należności, nie późniejszy niż dzień upływu 2 lat, licząc od dnia wystawienia faktury albo likwidacji działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 14c ust. 1 ustawy PIT podatnik, w tym podatnik rozpoczynający prowadzenie działalności gospodarczej, osiągający przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie, stosuje metodę kasową rozliczania przychodów, jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

1. przychody z prowadzonej samodzielnie działalności gospodarczej w roku bezpośrednio poprzedzającym rok podatkowy nie przekroczyły kwoty 1 000 000 zł, przy czym w przypadku przedsiębiorstwa w spadku w przychodach uwzględnia się również przychody z działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie przez zmarłego przedsiębiorcę;
2. w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą nie prowadzi ksiąg rachunkowych;
3. złoży właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego sporządzone na piśmie oświadczenie o wyborze metody kasowej rozliczania przychodów w terminie do 20 lutego roku podatkowego, a w przypadku podatnika rozpoczynającego prowadzenie działalności gospodarczej w trakcie roku podatkowego – w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności gospodarczej, a jeżeli rozpoczęcie działalności gospodarczej nastąpiło w grudniu roku podatkowego – w terminie do końca roku podatkowego.

Należy mieć na uwadze, że metoda kasowa rozliczania przychodów ma zastosowanie wyłącznie do przychodów, które:

1. wynikają z transakcji między podatnikiem a przedsiębiorcą w rozumieniu Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców oraz
2. są udokumentowane fakturami wystawionymi w terminach określonych zgodnie z odrębnymi przepisami.

W konsekwencji metoda kasowa nie jest stosowana w rozliczeniach z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Ponadto z uwagi na treść art. 14c ust. 5 ustawy PIT metoda kasowa rozliczania przychodów nie ma zastosowania do przychodów wynikających z transakcji między podatnikiem a podmiotem powiązanym oraz między podatnikiem a podmiotem mającym miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosujących szkodliwą konkurencję podatkową. 

Rozliczanie kosztów podatkowych a metoda kasowa PIT

Jak wynika z reguły ogólnej określonej w art. 22 ust. 4 ustawy PIT, koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, z zastrzeżeniem ust. 4a–5, 6 i 10. Jak podaje art. 22 ust. 5d ustawy PIT, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. 

Zatem elementem decydującym o momencie rozpoznania kosztów uzyskania przychodów jest data, na którą (pod którą) dany koszt został prawidłowo ujęty w księgach rachunkowych. Ponadto z przepisu tego wynika, że podstawą do ujęcia kosztu jest faktura (rachunek) lub inny dowód, wówczas gdy nie ma faktur (rachunków). 

Przykładowo towary handlowe są kosztem uzyskania przychodów w momencie ich ujęcia w księgach (tak też twierdzi Dyrektor KIS w interpretacji z 5 maja 2023 roku, nr 0113-KDIPT2-1.4011.72.2023.2.HJ).

Zgodnie z wykładnią językową powołanego przepisu art. 22 ust. 5d ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych, natomiast moment poniesienia kosztu został przez ustawodawcę powiązany z dniem, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanej faktury (rachunku) albo innego dowodu księgowego. 

Tymczasem zupełnie inaczej przedstawia się kwestia rozliczania kosztów w sytuacji, gdy podatnik wybierze rozliczenie metodą kasową. Otóż w myśl art. 22 ust. 4a ustawy PIT koszty uzyskania przychodów, z wyjątkiem kosztów, o których mowa w ust. 8, poniesione w roku podatkowym, w którym podatnik stosuje metodę kasową, o której mowa w art. 14c, wynikające z transakcji dokonanych między podatnikiem a przedsiębiorcą w rozumieniu Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców, są potrącane w roku podatkowym, w którym zostało uregulowane zobowiązanie, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu. Na potrzeby metody kasowej rozliczania przychodów przez uregulowanie należności rozumie się również:

1. częściowe uregulowanie należności;
2. wpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych.

Z uwagi na wskazany wyjątek ww. zasada nie ma zastosowania do kosztów podatkowych w postaci odpisów amortyzacyjnych. Te bowiem zgodnie z art. 22 ust. 8 ustawy PIT są rozliczane na zasadach ogólnych.

Przykład 1.

Pan Adam prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie 2025 roku wybrał metodę kasową rozliczania PIT. W maju 2025 roku zakupił towar, który następnie sprzedał swojemu kontrahentowi w listopadzie 2025 roku. Zapłatę za towar otrzymał w styczniu 2026 roku. W którym roku podatkowym pan Adam może rozliczyć koszt zakupu towarów biorąc pod uwagę, że została wybrana metoda kasowa PIT?

Rozliczenie kosztu następuje w tym roku podatkowym, w którym ma miejsce uregulowanie należności z tytułu sprzedaży. Mimo że wydatek na zakup towaru pan Adam poniósł w 2025 roku, to mogą być one potrącone w roku podatkowym uregulowania należności, czyli w 2026 roku.

Warto też zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 22 ust. 4b ustawy PIT, jeżeli uregulowanie zobowiązania następuje po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej albo zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania określoną w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym lub w Ustawie z dnia 24 sierpnia 2006 roku o podatku tonażowym, koszty uzyskania przychodów są potrącane w ostatnim okresie rozliczeniowym przed likwidacją pozarolniczej działalności gospodarczej lub zmianą formy opodatkowania.

Podsumowując powyższe, należy wskazać, że kiedy zostaje wybrana metoda kasowa PIT zmienia ona nie tylko zasady ustalania momentu powstania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej, lecz także wpływa na moment rozliczenia kosztów podatkowych. Te bowiem są potrącane w roku uregulowania należności.