Osoby prowadzące działalności gospodarcze wiedzą, jak ważny jest dobry wizerunek firmy. Bony podarunkowe mogą stanowić dodatek dla kontrahentów – zazwyczaj wręczane są w związku ze specjalnymi okolicznościami w roku np. świętami, jubileuszami czy urodzinami. Mają one na celu budowanie relacji z kontrahentami, zachęcenie ich do współpracy, utrzymanie długotrwałych stosunków biznesowych oraz dobrego wizerunku przedsiębiorstwa. W dzisiejszym artykule omówimy, kiedy bony podarunkowe dla kontrahentów stanowią koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.
Czym są koszty uzyskania przychodów?
Zgodnie z ogólną definicją kosztów uzyskania przychodów zawartą w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.
W celu ustalenia, czy dany wydatek może zostać zaliczony do kosztów podatkowych, należy rozstrzygnąć jego celowość oraz możliwość jego przyczynienia się do osiągnięcia przychodu. Trzeba pamiętać, że to na przedsiębiorcy spoczywa ciężar udowodnienia, że poniesienie wydatku ma (lub może mieć) wpływ na wysokość osiąganych przychodów (lub na zachowanie, lub zabezpieczenie źródła przychodów).
Aby wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
- został poniesiony przez podatnika;
- jest definitywny, czyli wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w żaden sposób zwrócona;
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów bądź może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
- został właściwie udokumentowany;
- nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Bony podarunkowe jako koszty uzyskania przychodów
Wydatki na zakup kart podarunkowych przekazanych kontrahentom w celu zachęcenia ich do współpracy oraz utrzymania długotrwałych stosunków biznesowych mają charakter marketingowy i ponoszone są z zamiarem zwiększenia przychodów uzyskiwanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.
Zakup kart podarunkowych w celu ich przekazania kontrahentom stanowi koszty uzyskania przychodów w działalności gospodarczej, jednak tylko wówczas, gdy wydatki na ten cel nie stanowią wydatków reprezentacyjnych. Na mocy art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się bowiem za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera definicji reprezentacji. W celu ustalenia, czym jest reprezentacja, odniesiemy się do wydanych interpretacji podatkowych. W interpretacjach często przytaczane jest, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności itp., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Analizując, czy dany wydatek ma charakter reprezentacyjny, należy oceniać go przez pryzmat celu jego poniesienia. W sytuacji, gdy wyłącznym bądź dominującym celem poniesionego wydatku jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, dany wydatek trzeba wówczas uznać za reprezentację.
Rozstrzygnięcie, czy dany wydatek ma charakter reprezentacyjny, należy do podatnika i powinno przebiegać na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, jej specyfiki, wartości tych wydatków, ustalenia kręgu odbiorców oraz okoliczności, w jakich dochodzi do poniesienia wskazanych wydatków.
Jeżeli zatem wydatki poniesione na bony podarunkowe dla kontrahentów nie stanowią wydatków o charakterze reprezentacyjnym, wydatki te mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. W odniesieniu do wydanych kontrahentom kart podarunkowych nie ma potrzeby prowadzenia ewidencji osób obdarowanych pozwalającej na ustalenie tożsamości tych osób. Ewidencja osób obdarowanych stosowana jest w odniesieniu do prezentów o małej wartości dla celów podatku VAT.
Noty obciążeniowe dokumentujące zakup kart podarunkowych – jak ewidencjonować w KPiR?
Zakup kart podarunkowych zazwyczaj dokumentowany jest na podstawie noty obciążeniowej. Co do zasady dokumentem będącym podstawą do ujęcia wydatku w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów jest faktura lub rachunek, o których mowa w art. 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. W rozporządzeniu tym wśród dokumentów będących dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę zaksięgowania kosztu w PKPiR nie została wyszczególniona nota obciążeniowa, która zazwyczaj dokumentuje nabycie kart podarunkowych przez przedsiębiorcę. Rozporządzenie to dopuszcza jednak księgowanie wydatków w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów na podstawie innych dokumentów, stwierdzających fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierających co najmniej następujące dane:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że, jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Jeżeli zatem wystawiona nota obciążeniowa dokumentująca nabycie kart podarunkowych zawiera wszystkie powyższe dane, a przedsiębiorca ponoszący wydatek nie jest w stanie uzyskać faktury lub rachunku dokumentującego poniesiony wydatek, to nota ta może stanowić podstawę do ujęcia kosztu na zakup kart podarunkowych w PKPiR, o ile oczywiście zakupione karty podarunkowe nie mają charakteru reprezentacyjnego.
