Poradnik Przedsiębiorcy

Obowiązek pisemnego zawarcia umowy o pracę - kodeks pracy 2016

9 czerwca 2016 r. Senat bez poprawek przyjął projekt kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę obowiązek pisemnego zawarcia umowy o pracę z pracownikiem lub potwierdzenia na piśmie jej warunków przed podjęciem pracy. Ta nowelizacja ma na celu:

  • zwiększyć ochronę praw pracowników,

  • zapobiec nielegalnemu zatrudnieniu,

  • wyposażyć Państwową Inspekcję Pracy w skuteczne narzędzia do kontroli w zakresie legalnego zatrudniania pracowników.

Posiadanie pisemnej umowy o pracę albo pisemnego potwierdzenia podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę w formie innej niż pisemna przed dopuszczeniem do pracy ma ułatwić pracownikom dochodzenie przysługujących im świadczeń i uprawnień ze stosunku pracy.

Obowiązek pisemnego zawarcia umowy o pracę - aktualny stan prawny

Art. 29 § 2 Kodeksu pracy nakazywał potwierdzić pracownikowi na piśmie podstawowe ustalenia związane z zawarciem umowy o pracę najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, co znaczyło, że pracodawca mógł wypełnić swój obowiązek do końca pierwszego dnia pracy pracownika. W praktyce często zdarzało się, że umowa jest przygotowywana po kilku dniach, a nawet tygodniach. Państwowa Inspekcja Pracy ustosunkowała się w tej kwestii, i zauważyła, że w praktyce regulacja ta służyła pracodawcom do nielegalnego zatrudniania pracowników.

W czasie kontroli prowadzonej przez inspektora pracy regułą było tłumaczenie przedstawiane przez pracodawców, iż pracownicy nie posiadali jeszcze umów o pracę, ponieważ jest to pierwszy dzień, w którym zostali dopuszczeni do pracy, i pisemne potwierdzenie zostanie dostarczone pracownikom do końca ich dnia pracy zgodnie z art. 29 § 2 kodeksu pracy.

Obowiązek pisemnego zawarcia umowy o pracę - zmiany od 1 września 2016

Ustawodawca  nałożył na pracodawcę obowiązek pisemnego zawarcia umowy o pracę oraz ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków przed dopuszczeniem pracownika do pracy w sytuacji, gdy umowa o pracę nie zostanie zawarta w formie pisemnej. Wynika z tego, że pracodawca będzie musiał przekazać pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy pisemną umowę o pracę albo pisemne potwierdzenie podstawowych ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę w formie innej niż pisemna. Nieprzestrzeganie tego przepisu podlegać będzie karze grzywny od 1000 do 30000 zł.

Pozostałe zmiany w Kodeksie pracy

Zmiana art. 29 § 2 pociągnęła za sobą zmiany w dwóch innych artykułach. Ich celem jest ujednolicenie nazewnictwa związanego z obowiązkami pracodawcy, które musi on wypełnić przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Obecnie pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy ma obowiązek zapoznać go z treścią regulaminu pracy, a także  - w przypadku pracownika młodocianego - z wykazem lekkich prac. Zastąpiono w tych przepisach pojęcie „rozpoczęcie pracy” pojęciem „dopuszczenie do pracy”. Wynika z tego, że wszystkie obowiązki, które aktualnie związane są z dniem rozpoczęcia pracy, mają się odnosić do dopuszczenia pracownika do pracy. Wyżej wymienione zmiany weszły w życie 1 września 2016 r.

Prawo Unii Europejskiej a obowiązek pisemnego zawarcia umowy o pracę

Porównując polski i unijny system prawny, można stwierdzić, że polski ustawodawca w tej kwestii wprowadza uregulowania z jednej strony dość rygorystyczne a z drugiej bardzo solidne. Dyrektywa Rady 91/533/EWG z dnia 14 października 1991 r. w sprawie obowiązku pracodawcy dotyczącego informowania pracowników o warunkach stosowanych do umowy lub stosunku pracy liberalnie podchodzi do omawianego problemu i wskazuje, że informacja powinna zostać przekazana na piśmie pracownikowi nie później niż dwa miesiące po podjęciu zatrudnienia. Zasadę tę stosuje Wielka Brytania, w Szwecji i w Niemczech stosowany jest okres jednego miesiąca od podjęcia zatrudnienia, natomiast Luksemburg, Islandia i Łotwa przekazują informację pracownikowi w dniu rozpoczęcia pracy.  

Czy ta zmiana rzeczywiście rozwiąże problem nielegalnego zatrudnienia? W dużej mierze uzależnione to będzie zarówno od świadomości wagi problemu po stronie pracodawców, jak i działań Państwowej Inspekcji Pracy związanych z egzekwowaniem nowych przepisów.