Zgłoszenie do ZUS zleceniobiorcy - w jakim terminie?

Zatrudniając osobę na podstawie umowy zlecenia, należy pamiętać, iż z tego tytułu podlega ona obligatoryjnie ubezpieczeniom społecznym, czyli emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu. W przypadku zleceniobiorcy dobrowolny charakter ma ubezpieczenie chorobowe, do którego może przystąpić wyłącznie na złożony przez siebie wniosek. W związku z powyższym zleceniodawca ma obowiązek zgłoszenia zleceniobiorcy do ZUS-u. Jak wysłać zgłoszenie do ZUS-u?

Zgłoszenie do ZUS-u zleceniobiorcy

Zatrudniając osobę na podstawie umowy zlecenia, jednej z umów cywilnoprawnych, zleceniodawca (jako płatnik składek) powinien przekazać do ZUS-u deklarację zgłoszeniową:

• ZUS ZUA, gdy zleceniobiorca objęty jest obowiązkiem ubezpieczeniowym społeczno-zdrowotnym,
• ZUS ZZA, gdy zleceniobiorca objęty jest obowiązkiem tylko zdrowotnym (ma to miejsce w przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń)

za określonego zleceniobiorcę (właściwy kod ubezpieczenia to 04 11). Co ważne, powinno to nastąpić w okresie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeniowego.

ZUS ZUA czy ZZA?

Przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić zleceniobiorcę do wszystkich obowiązkowych ubezpieczeń społecznych na druku ZUS ZUA głównie w sytuacji, gdy zleceniobiorca nie posiada innego tytułu ubezpieczenia.

W przypadku gdy zleceniobiorca jest również pracownikiem zatrudnionym w oparciu o umowę o pracę u innego pracodawcy lub pracodawców oraz jeżeli osiąga co najmniej wynagrodzenie minimalne, zgłasza się go wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, czyli na druku ZUS ZZA. Jeszcze inaczej sytuacja wygląda wówczas, gdy zleceniobiorca świadczy zlecenia dla kilku różnych zleceniodawców. Składki ZUS będą wtedy odprowadzane tylko od wybranych umów – tak aby łączna kwota wynagrodzenia w danym miesiącu nie przekroczyła kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ustalenie tego, czy z danej umowy należy opłacać składki społeczne, odbywa się na podstawie umów w kolejności, w jakiej były one podpisywane przez zleceniobiorcę. Po przekroczeniu wynagrodzenia minimalnego z kolejnych umów będzie opłacać się wyłącznie składkę zdrowotną, więc zgłoszenie będzie dokonywane na druku ZZA.

Kod tytułu ubezpieczenia

Kod tytułu ubezpieczenia jest fundamentem zgłoszenia w ZUS-ie. Na jego podstawie organ identyfikuje ubezpieczonego i klasyfikuje go w odpowiedniej grupie. Osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia zgłasza się z kodem 04 11, którego opis brzmi: osoba wykonująca umowę agencyjną, umowę zlecenie lub umowę o świadczenie usług. Natomiast pozostałe dwie cyfry wybiera się zgodnie z innymi uprawnieniami zleceniobiorcy. Piąta cyfra kodu oznacza ustalone bądź nieustalone prawo do emerytury lub renty:

• 0 – osoba, która nie ma ustalonego prawa do emerytury lub renty;
• 1 – osoba, która ma ustalone prawo do emerytury;
• 2 – osoba, która ma ustalone prawo do renty.

Szósta cyfra kodu oznacza stopień niepełnosprawności:

• 0 – osoba nieposiadająca orzeczenia o niepełnosprawności lub osoba, która posiada orzeczenie i nie przedłożyła go płatnikowi składek;
• 1 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o lekkim stopniu niepełnosprawności;
• 2 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności;
• 3 – osoba, która przedłożyła płatnikowi składek orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności;
• 4 – osoba, która przedłożyła płatnikowi orzeczenie o niepełnosprawności wydawane osobom do 16. roku życia.

Przykład 1.

Pan Jan poinformował zleceniodawcę, że posiada prawo do renty oraz orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Dlatego zostanie zgłoszony z kodem 04 11 2 2.

Przykład 2.

Pani Karolina nie posiada orzeczenia o niepełnosprawności oraz prawa do renty bądź emerytury. Dlatego z tytułu umowy zlecenia będzie zgłoszona z kodem 04 11 00.

Zgłoszenie do ZUS-u zleceniobiorcy – kiedy powstaje obowiązek ubezpieczeń?

Jak wyznaczyć dzień, w którym powstaje obowiązek ubezpieczeń? W tym wypadku należy pamiętać, że zleceniobiorca podlega obowiązkowym ubezpieczeniom od dnia oznaczonego w umowie zleceniu jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia tej umowy.

W związku z powyższym, jeżeli umowa zlecenie określa jako dzień rozpoczęcia wykonywania pracy np. 5 listopada, zleceniodawca ma czas na zgłoszenie do ZUS-u zleceniobiorcy do 12 listopada włącznie. Wynika to z ogólnie obowiązującej zasady, iż jeżeli termin podano w dniach, to:

• termin oznaczony w dniach kończy się z upływem dnia ostatniego;
• jeżeli początkiem terminu jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym ono nastąpiło.

Oznacza to, że przy określaniu 7-dniowego terminu w podanym przykładzie nie należy brać pod uwagę 5 listopada. Pierwszym obowiązującym dniem będzie 6 listopada, z kolei ostatni wypadnie 12 listopada.

Przykład 3.

Pani Karolina z przykładu 2. rozpoczęła umowę zlecenie 15 kwietnia i poza tym pracuje na etacie. Dlatego zgłoszenia dokonuje się na druku ZUS ZZA z kodem 04 11 0 0 z datą 15 kwietnia. Można je przekazać do 22 kwietnia.

Zgłoszenie do ZUS-u – czy możliwe jest przesunięcie terminu?

Jeżeli termin na zgłoszenie do ZUS-u na ZUS ZUA upływa w dniu wolnym od pracy, jego przesunięcie jest możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy ostatni dzień terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy. Wówczas obowiązuje najbliższy następny dzień powszedni.

Kiedy nie dokonuje się zgłoszenia do ZUS-u zleceniobiorcy?

Osoby wykonujące umowę zlecenie nie podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli są uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami do ukończenia 26. roku życia. Nie podlegają również ubezpieczeniu zdrowotnemu, czyli nie zgłasza się ich w ZUS-ie (nie wysyła deklaracji zgłoszeniowych).

Także w sytuacji, gdy zleceniobiorca wykonuje nieodpłatną umowę zlecenie, umowa taka nie powoduje powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS-ie. W efekcie nie ma podstaw do zgłoszenia takiej osoby do wymienionych ubezpieczeń w ZUS-ie i do opłacania za nią składek.

Natomiast jeżeli osoba fizyczna wykonuje umowę zlecenie zawartą z własnym pracodawcą, to dla celów ubezpieczeń w ZUS-ie jest ona traktowana jak pracownik. Oznacza to, że z tytułu zawartej umowy zlecenia nie przekazuje jednak dodatkowego zgłoszenia.

Jak dokonać zgłoszenia na wFirmie?

System wFirma pozwala na wygenerowanie deklaracji rozliczeniowych w łatwy sposób. Deklaracje zgłoszeniowe wytworzyć można w zakładce START » ZUS » DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE » DODAJ DEKLARACJĘ » ZUS ZZA/ZUS ZUA.

Co więcej, z systemu wFirma możliwa jest bezpośrednia wysyłka deklaracji zgłoszeniowych do ZUS-u. Wystarczy wskazać START » ZUS » DEKLARACJE ROZLICZENIOWE / DEKLARACJE ZGŁOSZENIOWE. Po zaznaczeniu właściwej deklaracji podświetli się pole WYŚLIJ DO ZUS, gdzie wybrać należy WYŚLIJ DO ZUS. Proces wysyłki deklaracji został szczegółowo opisany w artykule pomocy: E-ZUS, czyli wysyłka deklaracji ZUS PUE bezpośrednio z wFirma.