Udzielanie oprocentowanych pożyczek pracownikom ze środków obrotowych jest praktyką stosowaną w wielu spółkach, która może służyć jako forma wsparcia finansowego dla zatrudnionych. W niniejszym artykule omówimy, jak prawidłowo zaksięgować taką transakcję, oraz przeanalizujemy, czy pożyczka pracownicza stanowi przychód ze stosunku pracy.
Pożyczka pracownicza udzielona przez spółkę a przychód pracownika
Zgodnie z art. 720 § 1 Kodeksu cywilnego przez umowę pożyczki dający pożyczkę zobowiązuje się przenieść na własność biorącego określoną ilość pieniędzy albo rzeczy oznaczonych tylko co do gatunku, a biorący zobowiązuje się zwrócić tę samą ilość pieniędzy albo tę samą ilość rzeczy tego samego gatunku i tej samej jakości. Przytoczona definicja pożyczki wskazuje jej zwrotny charakter, co oznacza, że samo udzielenie pożyczki pracownikowi przez zakład pracy nie stanowi przychodu dla pracownika, ponieważ w wyniku jej udzielenia nie następuje stałe przysporzenie majątkowe dla pracownika. Umowa pożyczki nakłada na pożyczającego obowiązek zwrotu tej samej ilości pieniędzy albo tej samej ilości rzeczy tego samego gatunku i tej samej jakości. Organy podatkowe stoją na stanowisku, że w sytuacji, gdy zakład pracy nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie udzielania pożyczek osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i zasady udzielania pożyczek są jednakowe dla wszystkich pracowników, to nawet wtedy, gdy udzielona pracownikowi pożyczka nie jest oprocentowana albo jest oprocentowana na preferencyjnych zasadach przysługujących pracownikom (poniżej wartości rynkowej), to udzielenie pracownikowi pożyczki ze środków obrotowych spółki nie powoduje powstania przychodu ze stosunku pracy u pracownika w wysokości niezapłaconych odsetek.
Fragment uzasadnienia interpretacji indywidualnej (sygn. 0115-KDIT2.4011.687.2022.1.MD) z 12 grudnia 2022 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej
„[…] jeżeli strony w umowie pożyczki zastrzegły brak odpłatności w postaci odsetek (a taka jest sytuacja w omawianym przypadku), to na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – otrzymanie nieoprocentowanej pożyczki jest obojętne podatkowo. Skoro zakład pracy nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie udzielania pożyczek osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i zasady udzielania pożyczek są jednakowe dla wszystkich pracowników, nie powstaje przychód ze stosunku pracy u pracowników w wysokości niezapłaconych odsetek. […] udzielenie przez Państwa nieoprocentowanych pożyczek pracownikom, które to pożyczki nie będą miały charakteru komercyjnego (nie prowadzą Państwo działalności mającej na celu udzielanie tego rodzaju pożyczek, nie będą Państwo osiągać zysków z tego tytułu), przy zachowaniu jednakowych zasad i warunków udzielania tych pożyczek, określonych w regulaminie, nie spowoduje u pracownika powstania przychodu z nieodpłatnego świadczenia, a w konsekwencji na Państwu nie będą ciążyły obowiązki płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych z tego tytułu”.
Konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” do ewidencji pożyczek udzielonych pracownikom
Pozostałe pozapłacowe rozrachunki z pracownikami, w tym udzielone pracownikom pożyczki ze środków obrotowych spółki, ewidencjonuje się na koncie 234 „Inne rozrachunki z pracownikami”. Konto to funkcjonuje na tej samej zasadzie co inne konta rozrachunkowe, co oznacza, że konta te obciąża się kwotą powstałych należności oraz spłatą i zmniejszeniem zobowiązań, a uznaje się kwotą powstałych zobowiązań oraz spłatą i zmniejszeniem należności. Konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” może wykazywać dwa salda:
- saldo Dt oznaczające stan należności,
- saldo Ct oznaczające stan zobowiązań.
Saldo Dt wykazywane jest w aktywach bilansu w należnościach długoterminowych lub krótkoterminowych jako inne należności. Natomiast saldo Ct wykazywane jest w pasywach bilansu odpowiednio w zobowiązaniach długoterminowych lub krótkoterminowych jako inne zobowiązania. Do konta 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” powinna być prowadzona ewidencja szczegółowa umożliwiająca ustalenie należności i zobowiązań z poszczególnych tytułów oraz wobec różnych pracowników.
Udzielone pracownikom pożyczki wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty (łącznie z należnymi odsetkami), z zachowaniem zasady ostrożności (art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości).
Ewidencja w księgach rachunkowych nieoprocentowanej pożyczki udzielonej pracownikowi ze środków obrotowych spółki
Spółka udzielająca pracownikowi pożyczki powinna zwrócić szczególną uwagę, aby wszystkie jej warunki, w tym harmonogram spłat i oprocentowanie, były jasno określone i udokumentowane w umowie pożyczki zawartej z pracownikiem.
Ewidencja udzielonych pracownikom pożyczek ze środków obrotowych spółki, a także odsetki naliczone od tych pożyczek, ewidencjonuje się na koncie rozrachunkowym 234 „Inne rozrachunki z pracownikami”.
Udzielenie pożyczki sfinansowanej ze środków obrotowych spółki:
- Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Konto imienne pracownika),
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący” / 100 „Kasa”.
Należne jednostce odsetki od oprocentowanej pożyczki udzielonej pracownikowi ze środków obrotowych spółki zwiększają wartość należności z tytułu innych rozrachunków z pracownikami i drugostronnie odnoszone są na zwiększenie przychodów finansowych. Należne odsetki od udzielonej pożyczki pracownikowi ze środków obrotowych spółki ewidencjonujemy zapisem:
- Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Konto imienne pracownika),
- Ma konto 750 „Przychody finansowe”.
Spłata pożyczki przez pracownika (w pełnej kwocie lub w ratach) w ewidencji księgowej przebiega następująco:
- Wn konto 130 „Rachunek bieżący” / 100 „Kasa”,
- Ma konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Konto imienne pracownika).
Jeżeli spłata pożyczki jest potrącana z wynagrodzenia pracownika, zamiast konta 130 „Rachunek bieżący” / 100 „Kasa” należy użyć konta 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.
Przykład 1.
Pan Jan Nowak zatrudniony na podstawie umowy o pracę w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zwrócił się do pracodawcy o udzielenie mu pożyczki, przy czym spółka ta nie prowadzi działalności w zakresie udzielania pożyczek. Udzieliła pracownikowi pożyczki ze środków obrotowych w kwocie 30 000 zł (przelewem) na określonych warunkach, w tym z naliczeniem oprocentowania. Na mocy zawartej umowy oprocentowanie pożyczki dla pracownika wynosi 1% w skali roku i jest to oprocentowanie na preferencyjnych zasadach przysługujących wszystkim pracownikom zatrudnionym w spółce; zasady udzielania pożyczek są jednolite dla wszystkich pracowników. Czy powstanie przychód ze stosunku pracy z tytułu udzielenia pożyczki? Jak prawidłowo zaksięgować kwotę udzielonej pożyczki, należne jednostce odsetki (50 zł) oraz spłatę pierwszej raty pożyczki (5000 zł) wraz z odsetkami (50 zł) na rachunek bankowy?
Z uwagi na to, że spółka nie prowadzi działalności w zakresie udzielania pożyczek, a zasady udzielania pożyczek, w tym zasady dotyczące preferencyjnej stawki oprocentowania dla pracowników, są jednolite dla wszystkich pracowników, udzielenie pożyczki pracownikowi ze środków obrotowych spółki nie spowoduje u niego powstania przychodu ze stosunku pracy.
Ewidencja w księgach rachunkowych udzielenia pożyczki pracownikowi (30 000 zł):
- Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Jan Nowak),
- Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.
Należne jednostce odsetki od pożyczki (50 zł)
- Wn konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Jan Nowak),
- Ma konto 750 „Przychody finansowe”.
Spłata pierwszej raty pożyczki wraz z odsetkami (5050 zł):
- Wn konto 130 „Rachunek bieżący” / 100 „Kasa”
- Ma konto 234 „Inne rozrachunki z pracownikami” (w analityce: Jan Nowak).
