Poradnik Przedsiębiorcy

Paragon za przejazd taksówką podstawą wpisu do KPiR?

Czy w sytuacji, gdy przedsiębiorca otrzyma paragon za przejazd taksówką, może na jego podstawie dokonać ewidencji tego wydatku w KPiR? Często w trakcie wyjazdów służbowych przedsiębiorcy nie mają możliwości otrzymania faktury za przejazd i paragon stanowi jedyny dokument potwierdzający poniesienie wydatku. Sprawdźmy!

Koszt uzyskania przychodu - co to jest?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszty uzyskania przychodu uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Ponadto konieczne jest, aby poniesienie wydatku zostało odpowiednio udokumentowane.

Dokumenty księgowe

Do prawnie uznawanych dowodów księgowych, zgodnie z par. 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zalicza się: faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne.

Istnieje możliwość udokumentowania wydatku innym dowodem niż ww. Regulują to par. 13 i par. 14 ww. rozporządzenia, stwierdzając, iż dowodem księgowym mogą być również:

  • dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,

  • noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi,

  • dowody przesunięć,

  • dowody opłat pocztowych i bankowych,

  • inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w par. 12 ust. 3 pkt 2.

Paragon za przejazd taksówką

Przedsiębiorca może zastanawiać się, czy w takim razie za przejazd taksówką możliwe jest wystawienie dowodu wewnętrznego? Odpowiedź jest przecząca, ponieważ tego typu usługa nie została wymieniona w par. 14 ust. 2 ww. rozporządzenia, określającego ścisły katalog kosztów ewidencjonowanych za pomocą takiego dokumentu.

Rozporządzenie pozwala również na ujmowanie niektórych wydatków w kosztach na podstawie paragonów. Zaliczymy do nich zakup środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych dokonany w jednostkach handlu detalicznego, gdzie paragon musi zostać zaopatrzony w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru (par. 14 ust. 4 rozporządzenia).

Jednak w katalogu wydatków, które mogą być udokumentowane paragonem nie występuje przejazd taksówką. Oznacza to, iż aby móc ująć tego typu wydatek w kosztach uzyskania przychodu nie wystarczy sam paragon. Musimy wówczas poprosić o wystawienie faktury, faktury bądź rachunku.