Poradnik Przedsiębiorcy

Powered by

wFirma.pl

Poznaj
niezbędne narzędzia
do zarządzania
Twoją firmą!

Dostępne
na wszystkie
platformy

Apple Windows Android BlackBerry

Jak rozliczyć użytkowanie samochodu zastępczego?

Samochody osobowe są niezbędne dla wielu przedsiębiorców, prowadzących własne działalności gospodarcze. Zatem w sytuacji, kiedy z powodu kolizji, awarii bądź przeglądu pojazd staje się na pewien czas niedostępny, dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z samochodu zastępczego. Warto też wiedzieć, w jaki sposób należy rozliczyć taki pojazd w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

W firmie przedsiębiorca może wykorzystywać zarówno samochody firmowe, będące środkami trwałymi, jak i prywatne, rozliczane w ramach ewidencji przebiegu pojazdów. W obu tych przypadkach zasady rozliczania kosztów paliwa i eksploatacyjnych nieco różnią się od siebie. Jednakże w sytuacji, gdy którykolwiek z pojazdów będzie czasowo niedostępny i zastąpiony samochodem zastępczym, to zasady rozliczania tego ostatniego będą jednakowe.

Dlaczego? Otóż, samochód zastępczy nie stanowi środka trwałego w firmie podatnika, zatem jest pojazdem niefirmowym, ale wykorzystywanym w ramach działalności. Natomiast w takiej sytuacji – zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) – do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wydatki w granicach określonego limitu i ustalone na podstawie specjalnej ewidencji przebiegu pojazdów.

Zatem, bez względu na to, czy pojazd funkcjonuje w firmie w zastępstwie środka trwałego, czy też samochodu prywatnego, zawsze należy prowadzić do niego tzw. kilometrówkę. Wszystkie wydatki - na paliwo i inne koszty eksploatacyjne - trafią do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w granicach limitu. Limit wyliczany jest na podstawie liczby kilometrów, przejechanych w celach służbowych, pomnożonej przez wskazany w przepisach wskaźnik. W zależności od pojemności skokowej silnika będzie to 0,5214 zł dla samochodów z silnikami do 900 cm³ lub 0,8358 zł dla tych powyżej 900 cm³.

Wydatki poniesione na samochód zastępczy powinny zostać zsumowane na zakończenie miesiąca i wprowadzone do KPiR jednym wpisem. Tak jak w przypadku zwykłej, “prywatnej” kilometrówki, limity oraz wydatki liczone są narastająco w ciągu roku podatkowego (choć – oczywiście – najczęściej okres korzystania z samochodu zastępczego nie jest aż tak długi). Oznacza to, że ewentualna nadwyżka kosztów bądź większy limit zostaje przeniesiony i uwzględniony podczas rozliczeń kolejnego miesiąca w ciągu tego samego roku podatkowego.

Warto także pamiętać, że rozliczenie podatku VAT od paliwa i innych wydatków na samochód nie różni się od zasad, które stosowane są w przypadku aut należących do przedsiębiorcy. Oznacza to, że podatek naliczany przy zakupie paliwa nie może zostać odliczony – wraz z kwotą netto stanowi on po prostu koszt. Natomiast podatek od innych wydatków na samochód może zostać przez czynnych podatników VAT odliczony w całości.

Wyjątkiem jest w tym przypadku sytuacja, kiedy samochód użytkowany jest w działalności na zasadach leasingu. Zgodnie z interpretacją Naczelnika Pomorskiego Urzędu Skarbowego z dnia 6 lutego 2007 r. (nr DP/423/0172/06), jeżeli umowa leasingu zawiera postanowienie, że leasingodawca zobowiązuje się do ewentualnego udostępnienia auta zastępczego, to należy je rozliczać tak, jak samochód zastępowany, a nie wykorzystywać kilometrówki.

Zdarza się także, że przedsiębiorcy mają wątpliwości nie co do rozliczania kosztów, ale – przychodów. Zgodnie z przepisami ustawy o PIT, przychodem do opodatkowania w firmie jest bowiem także wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Jednakże w przypadku zapewnienia podatnikowi samochodu zastępczego transakcja taka jest regulowana innymi umowami – np. ubezpieczenia czy kupna. Zatem, jeśli podatnik korzysta z możliwości, które daje mu zawarta umowa, nie ma podstaw do uznania ich za nieodpłatne świadczenia, a co za tym idzie – nie trzeba takiego zdarzenia opodatkowywać podatkiem dochodowym.