Poradnik Przedsiębiorcy

Jak rozliczyć użytkowanie samochodu zastępczego?

Samochody osobowe są niezbędne dla wielu przedsiębiorców, prowadzących własne działalności gospodarcze. Zatem w sytuacji, kiedy z powodu kolizji, awarii bądź przeglądu pojazd staje się na pewien czas niedostępny, dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z samochodu zastępczego. Warto też wiedzieć, w jaki sposób należy rozliczyć taki pojazd w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

W firmie przedsiębiorca może wykorzystywać zarówno samochody firmowe, będące środkami trwałymi, jak i prywatne, rozliczane w ramach ewidencji przebiegu pojazdów. W obu tych przypadkach zasady rozliczania kosztów paliwa i eksploatacyjnych nieco różnią się od siebie. Jednakże w sytuacji, gdy którykolwiek z pojazdów będzie czasowo niedostępny i zastąpiony samochodem zastępczym, to zasady rozliczania tego ostatniego będą jednakowe.

Dlaczego? Otóż, samochód zastępczy nie stanowi środka trwałego w firmie podatnika, zatem jest pojazdem niefirmowym, ale wykorzystywanym w ramach działalności. Natomiast w takiej sytuacji – zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) – do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć wydatki w granicach określonego limitu i ustalone na podstawie specjalnej ewidencji przebiegu pojazdów.

Zatem, bez względu na to, czy pojazd funkcjonuje w firmie w zastępstwie środka trwałego, czy też samochodu prywatnego, zawsze należy prowadzić do niego tzw. kilometrówkę. Wszystkie wydatki - na paliwo i inne koszty eksploatacyjne - trafią do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w granicach limitu. Limit wyliczany jest na podstawie liczby kilometrów, przejechanych w celach służbowych, pomnożonej przez wskazany w przepisach wskaźnik. W zależności od pojemności skokowej silnika będzie to 0,5214 zł dla samochodów z silnikami do 900 cm³ lub 0,8358 zł dla tych powyżej 900 cm³.

Wydatki poniesione na samochód zastępczy powinny zostać zsumowane na zakończenie miesiąca i wprowadzone do KPiR jednym wpisem. Tak jak w przypadku zwykłej, “prywatnej” kilometrówki, limity oraz wydatki liczone są narastająco w ciągu roku podatkowego (choć – oczywiście – najczęściej okres korzystania z samochodu zastępczego nie jest aż tak długi). Oznacza to, że ewentualna nadwyżka kosztów bądź większy limit zostaje przeniesiony i uwzględniony podczas rozliczeń kolejnego miesiąca w ciągu tego samego roku podatkowego.

Warto także pamiętać, że rozliczenie podatku VAT od paliwa i innych wydatków na samochód nie różni się od zasad, które stosowane są w przypadku aut należących do przedsiębiorcy. Oznacza to, że podatek naliczany przy zakupie paliwa nie może zostać odliczony – wraz z kwotą netto stanowi on po prostu koszt. Natomiast podatek od innych wydatków na samochód może zostać przez czynnych podatników VAT odliczony w całości.

Wyjątkiem jest w tym przypadku sytuacja, kiedy samochód użytkowany jest w działalności na zasadach leasingu. Zgodnie z interpretacją Naczelnika Pomorskiego Urzędu Skarbowego z dnia 6 lutego 2007 r. (nr DP/423/0172/06), jeżeli umowa leasingu zawiera postanowienie, że leasingodawca zobowiązuje się do ewentualnego udostępnienia auta zastępczego, to należy je rozliczać tak, jak samochód zastępowany, a nie wykorzystywać kilometrówki.

Zdarza się także, że przedsiębiorcy mają wątpliwości nie co do rozliczania kosztów, ale – przychodów. Zgodnie z przepisami ustawy o PIT, przychodem do opodatkowania w firmie jest bowiem także wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Jednakże w przypadku zapewnienia podatnikowi samochodu zastępczego transakcja taka jest regulowana innymi umowami – np. ubezpieczenia czy kupna. Zatem, jeśli podatnik korzysta z możliwości, które daje mu zawarta umowa, nie ma podstaw do uznania ich za nieodpłatne świadczenia, a co za tym idzie – nie trzeba takiego zdarzenia opodatkowywać podatkiem dochodowym.