Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty używania samochodu zastępczego – jak je rozliczyć?

W przypadku, kiedy samochód użytkowany w firmie ulegnie wypadkowi, przedsiębiorca na czas naprawy może otrzymać samochód zastępczy. Użytkowanie zastępczego pojazdu będzie generowało dodatkowe wydatki, które nie zawsze w pełnej wysokości mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Jak zatem rozliczyć koszty używania samochodu zastępczego? Czy rozliczenie samochodu zastępczego do pojazdu, który stanowi środek trwały i pojazdu z leasingu będzie wyglądało tak samo? Sprawdźmy!

Koszty używania samochodu zastępczego

Wydatki związane z użytkowaniem samochodu zastępczego są kosztem podatkowym pod warunkiem, że używanie auta ma związek z prowadzoną działalnością. W przypadku otrzymania samochodu zastępczego istotne znaczenie ma rodzaj pojazdu.

Jeśli otrzymany samochód zastępczy nie jest samochodem osobowym – wydatki na jego eksploatację (np. zakup paliwa, części zamiennych, korzystanie z myjni itp.) podatnik może zaliczać do kosztów podatkowych w pełnej wysokości, bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Sprawa wygląda inaczej, gdy autem zastępczym jest samochód osobowy. Nie ma wówczas znaczenia, czy uszkodzony pojazd był środkiem trwałym firmy czy też prywatnym samochodem użytkowanym na potrzeby prowadzonej działalności. Otrzymany zastępczy samochód osobowy będzie rozliczany na podstawie kilometrówki. Oznacza to, że dla osobowego samochodu używanego w zastępstwie należy prowadzić rozpiskę przejechanych tras w związku z prowadzoną działalnością. Na jej podstawie oraz na podstawie ustalonych przepisami stawek za 1 kilometr, zostanie obliczony limit kosztów. Limit ten na koniec miesiąca zostaje porównany z sumą wydatków (udokumentowanych fakturami) związanych z użytkowaniem pojazdu i na tej podstawie określana jest wysokość kosztu, jaki zostaje ujęty w kolumnie 13 KPiR – Pozostałe wydatki.Koszty używania samochodu zastępczego będą podlegały ujęciu w księdze w ograniczeniu wynikającym z prowadzonej przez przedsiębiorcę ewidencji przebiegu pojazdu – kilometrówki PIT.Przykład 1.

Firma XYZ w związku z powypadkową naprawą pojazdu, który stanowi środek trwały firmy, poniosła koszty związane z użytkowaniem pojazdu zastępczego, takie jak: paliwo do samochodu, myjnia oraz zakup płynu do spryskiwaczy. Czy wydatki te mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w pełnej wysokości bez konieczności prowadzenia kilometrówki PIT (analogicznie jak w przypadku pojazdu, który uległ kolizji)?

Co do zasady, koszty używania samochodu zastępczego podatnik ma prawo ująć w KPIR jedynie do wysokości limitu kilometrówki PIT. W związku z tym zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu dla celów podatku dochodowego i na podstawie przejechanych tras wyliczać limit kilometrówki, do którego wysokości ujmie w kosztach uzyskania przychodu wydatki na paliwo, myjnię czy płyn do samochodu zastępczego.

Koszty używania samochodu zastępczego do samochodu w leasingu

Od zasady ogólnej obowiązuje jednak pewien wyjątek. Dotyczy on zastępczych aut osobowych otrzymanych w zamian za auto leasingowane. Gdy w umowie leasingu określono, że firma leasingowa zobowiązuje się udostępnić leasingobiorcy samochód zastępczy na czas trwania naprawy, przedsiębiorca może koszty używania samochodu zastępczego zaliczyć bezpośrednio w KPIR bez konieczności prowadzenia kilometrówki PIT (art. 23 ust. 3b ustawy o PIT). Potwierdzeniem powyższego jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 7 października 2016 r. o sygn. IPPB6/4510-456/16-2/SO, w której czytamy:
(...) należy stwierdzić, że wydatki eksploatacyjne związane z użytkowaniem samochodów zastępczych udostępnianych w miejsce samochodów będących przedmiotem Umów Leasingu (...), nie będą podlegały ograniczeniom (...). Spółka nie jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla ww. samochodów zastępczych, co oznacza, że wydatki eksploatacyjne w całości stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodów.

Przykład 2.
Pani Magdalena prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i wykorzystuje w niej pojazd osobowy finansowany leasingiem operacyjnym. W ostatnim czasie auto uległo wypadkowi i obecnie korzysta ona z pojazdu zastępczego udostępnionego przez leasingodawcę. Czy poniesione wydatki na zakup paliwa do pojazdu zastępczego mogą stanowić koszt w całości, czy jedynie do limitu kilometrówki PIT?

W przypadku gdy samochód zastępczy udostępniany jest w ramach umowy leasingowej przez leasingodawcę, podatnik ma prawo ująć w kosztach uzyskania przychodów wydatek w całości, bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów PIT.

Koszty najmu a pozostałe koszty używania samochodu zastępczego

Koszty używania samochodu zastępczego ujmuje się w kosztach w całości lub częściowo (zgodnie z limitem kilometrówki PIT) w zależności od rodzaju pojazdu, do którego udostępniony został samochód zastępczy. Rodzaj pojazdu nie ma jednak znaczenia w przypadku wydatków ponoszonych w związku z czynszem za najem pojazdu zastępczego. Wydatki związane z opłatą za najem krótkoterminowy pojazdu nie stanowią wydatków eksploatacyjnych pojazdu. Ponoszone są w związku z nabyciem prawa do wykorzystywania samochodu i księgowane do KPiR zawsze w całości (niezależnie od tego, czy pojazd zastępczy dotyczy pojazdu, który był środkiem trwałym, czy pojazdem finansowanym leasingiem). Tutaj zastosowanie będzie miała reguła ogólna dotycząca krótkoterminowego najmu pojazdu.Zgodnie z interpretacją ogólną Ministra Finansów nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005 z 8 listopada 2013 r.: (...) wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego dla potrzeb działalności gospodarczej należy kwalifikować do kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 22 ust. 1 ustawy PIT (...), czyli w całości.Przykład 3.

Podatnik z uwagi na powypadkową naprawę pojazdu osobowego stanowiącego środek trwały w firmie ponosi wydatki związane z najmem za samochód zastępczy. Czy wydatki za czynsz może on zaliczyć do kosztów zgodnie z limitem kilometrówki dla celów PIT, tak jak koszty używania samochodu zastępczego m.in.: zakup paliwa do tego samochodu?

Nie, podatnik ma możliwość zakwalifikowania wydatków z tytułu czynszu za najem pojazdu osobowego do kosztów uzyskania przychodów w całości, a nie tak jak w przypadku zakupu paliwa do pojazdu wynajmowanego zgodnie z limitem kilometrówki PIT.