Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura bez paragonu - czy jest to możliwe?

Zdarza się, iż klienci zwracają się z prośbą o wystawienie faktury do sprzedaży uprzednio udokumentowanej paragonem. Nie ma kłopotu z jej wystawieniem, gdy kontrahent dysponuje paragonem. Problem powstaje w sytuacji, gdy klient go nie posiada. Czy w takim przypadku faktura bez paragonu jest dozwolona?

Faktura na żądanie osoby fizycznej - obowiązek wystawienia

Obowiązek stosowania kas rejestrujących wynika bezpośrednio z art. 111 ustawy o VAT. Na podstawie wskazanego przepisu podatnicy, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących firm oraz rolników ryczałtowych, są zobowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Paragonem jest wydrukowany dla nabywcy przez kasę w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej sprzedaży.

Na podstawie art. 106b ustawy o VAT podatnicy nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób, w określonych sytuacjach, faktura do paragonu musi zostać wystawiona przez podatnika obowiązkowo.

I tak zgodnie z art. 106i ust. 6 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek spełnić takie żądanie:

  • jeżeli zgłoszenie miało miejsce do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty - fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia kolejnego miesiąca,

  • nie później niż do 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Co istotne, zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę, jeżeli kupujący zgłosi zapotrzebowanie na nią w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiła dostawa towaru, wykonanie usługi bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Po tym terminie także można wystawić fakturę klientowi, ale już nie ma takiego obowiązku. Zależy to od dobrej woli sprzedawcy.

Faktura bez paragonu

Przepisy wymagają, aby - gdy faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej za pomocą kasy rejestrującej - do kopii faktury podatnik dołączył paragon dokumentujący tę sprzedaż. Takiego obowiązku nie ma tylko wtedy, gdy:

  • sprzedaż dokumentowana jest fakturą emitowaną za pomocą kasy rejestrującej,

  • wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

Co do zasady fakturę można wystawić tylko w takim przypadku, gdy żądający wystawienia faktury odda oryginał paragonu z dokonanej transakcji. Oryginał paragonu należy przypiąć bowiem do kopii wystawionej faktury. Spięcie faktury z paragonem ma zapobiec obowiązkowi płacenia VAT z wystawionej faktury i paragonu fiskalnego.

Faktura bez paragonu może więc stanowić pewien problem na gruncie podatku VAT. Jeżeli nie ma paragonu, z którego wynikałby związek ze sprzedażą przedstawioną na fakturze, podatnik może być zobowiązany do zapłaty VAT zarówno z faktury, jak i raportu fiskalnego. Dołączenie paragonu ma na celu wyłącznie zapewnienie rzetelności prowadzonych ewidencji oraz dokumentów (faktur), które muszą dotyczyć konkretnej, ściśle określonej transakcji.

Również organy podatkowe potwierdzają, że sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę także wtedy, gdy sprzedaż została udokumentowana innymi dowodami niż paragon. Przykładem takiego stanowiska jest interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 12 stycznia 2016 r., nr ILPP2/4512-1-781/15-4/MN, w której możemy przeczytać:

(...) dopuszczalne są sytuacje wystawienia faktury VAT bez zwrotu paragonu, w przypadku posiadania innych dowodów na przeprowadzenie transakcji sprzedaży towarów lub usługi. Taka sytuacja może mieć miejsce, tak jak w sprawie będącej przedmiotem wniosku, np. w przypadku zagubienia paragonu, czy też kiedy paragon nie został wydrukowany ze względu na awarię urządzenia. Jednakże, nie można przyjąć, że wystawianie faktur VAT bez przedstawienia przez nabywcę paragonu, stanie się procedurą stosowaną przez podatnika powszechnie. Zatem, co do zasady, wydruk kopii paragonu nie może zastąpić wyemitowanego przez kasę paragonu fiskalnego i nie może być podstawą dla uznania prawa do wystawienia faktury.

Spółka wskazała, że na podstawie informacji podanych przez klienta (np. daty, godziny, kwoty transakcji, końcówki numeru karty, którą klient dokonał zapłaty za transakcję, a także dowodu pobrania kwoty z jego konta bankowego), dzięki generowaniu dziennych zestawień transakcji, informujących o każdej transakcji w danym dniu – możliwe jest zweryfikowanie dokładnej godziny oraz ilości pobranego oleju napędowego. Ponadto, tworzone są raporty, o każdej zrealizowanej transakcji płatniczej w danym dniu, podając godzinę tankowania, ilość sprzedanego oleju napędowego, kwotę transakcji oraz końcowy numer karty płatniczej. Na tej podstawie Spółka, przy użyciu programu archiwizującego, jest w stanie wygenerować kopię paragony, który następnie dołącza do kopii wystawionej faktury.

Zatem, w sytuacji będącej przedmiotem wniosku, gdy paragon został zagubiony bądź też nie został wydrukowany ze względu na awarię urządzenia, Spółka postąpiła właściwe, wystawiając faktury na podstawie kopii paragonów, po wcześniejszym zweryfikowaniu i potwierdzeniu przedstawionych przez klientów informacji, dotyczących transakcji zakupu oleju napędowego. (…)

Faktura bez paragonu, jest więc w naszej opinii możliwa do wystawienia, gdy sprzedawca jest w posiadaniu innych dokumentów, które również mogą potwierdzać sprzedaż, np.: potwierdzenie płatności przez kartę czy potwierdzenie przelewu.

Natomiast, gdy nie będzie możliwe jednoznaczne zidentyfikowanie danej transakcji w przypadku zagubienia paragonu, faktury nie należy wystawiać, można się bowiem narazić na konieczność opodatkowania ponownego transakcji. Organy podatkowe podchodzą do tej kwestii niezwykle restrykcyjnie.