Poradnik Przedsiębiorcy

Zwrot towarów a ewidencja faktury korygującej

Dokonując zakupu większej partii towaru, podatnicy za pośrednictwem zewnętrznej firmy transportowej czy kuriera narażeni są na możliwe uszkodzenia w transporcie. Czasami jednak okazuje się, że to sprzedawca towaru nie zadbał w pełni o to, by towar dojechał do klienta nieuszkodzony. Ponadto po otrzymaniu zamówionych towarów sytuacja na rynku może ulec zmianie i przedsiębiorca może zdecydować się na zwrot części zakupionych towarów handlowych. W wyniku tych sytuacji otrzymuje fakturę korygującą. Kiedy ująć fakturę korygującą zwrot towarów w ewidencjach? 

Zakup towarów w ewidencjach 

Przedsiębiorca prowadzący firmę handlową nieustannie dokonuje zakupu towarów handlowych, a następnie ich dalszej odsprzedaży zainteresowanym podmiotom. Dla potwierdzenia zakupu otrzymuje on fakturę, na podstawie której dokonuje księgowania w KPiR. 

Księgowanie zakupu towarów na gruncie podatku dochodowego

Ogólna zasada księgowania wydatków mówi, że fakturę kosztową należy na gruncie podatku dochodowego ująć w okresie poniesienia wydatku, czyli wystawienia faktury lub w okresach następnych z ograniczeniem do końca roku podatkowego. Wyjątkiem od tej reguły jest natomiast zakup towarów służących dalszej odsprzedaży. W przypadku takiego zakupu, jeżeli dostawa towarów następuje przed wystawieniem faktury, to konieczne jest ujęcie zakupu w momencie otrzymania towarów, nie później niż przed przekazaniem ich do sprzedaży lub magazynu. 

Nawet przedsiębiorca, który nie otrzymał faktury, jest zobowiązany do wprowadzenia wpisu do KPiR dotyczącego otrzymanych towarów.

Podatnik, który otrzyma fakturę wraz z towarem, księgowania w KPiR dokonuje na podstawie otrzymanej faktury zgodnie z datą jej wystawienia. Jeżeli jednak w pierwszej kolejności następuje dostawa towaru, a dopiero w kolejnych dniach wystawiana jest faktura dokumentująca zakup, to zgodnie z § 16 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów konieczne jest ujęcie zakupu w KPiR w dacie otrzymania towaru. Wówczas przedsiębiorca powinien sporządzić we własnym zakresie szczegółowy opis zakupionego towaru, który będzie stanowił dowód księgowy, na podstawie którego będzie można dokonać wprowadzenia wpisu do kolumny 10 KPiR.

Sporządzona specyfikacja towaru powinna zawierać następujące elementy:

  • nazwę firmy i adres dostawcy, 

  • ilość zakupionego towaru, 

  • rodzaj zakupionego towaru, 

  • cenę jednostkową towaru, 

  • wartość towaru, 

  • datę przyjęcia, 

  • podpis osoby przyjmującej towar.

W momencie otrzymania faktury należy podpiąć pod nią sporządzoną specyfikację. W przypadku, gdy kwoty na fakturze i specyfikacji będą się różniły, należy kwotę różnicy ująć w KPiR zgodnie z datą faktury. 

Księgowanie zakupu towarów na gruncie podatku VAT

W zakresie podatku VAT zakup towarów handlowych lub materiałów podstawowych nie został objęty wyjątkami. W związku z tym co do zasady podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego, jeżeli zakup ten służył będzie czynnościom opodatkowanym. 

Art. 86 ust. 1 ustawy o VAT
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

Warto również pamiętać, że prawo do odliczenia VAT powstaje nie wcześniej niż w okresie otrzymania faktury dokumentującej ten zakup lub w jednym z dwóch następujących po sobie okresów rozliczeniowych. Łącznie zatem podatnik ma 3 miesiące na odliczenie podatku VAT z faktury.

Faktura korygująca zwrot towarów – kiedy ująć? 

Dokonanym zakupom dość często towarzyszą liczne uszkodzenia, wady itp. W konsekwencji towar podlega reklamacji, co sprzedawca dokumentuje fakturą korygującą i tak wystawiony dokument przekazuje nabywcy. 

Korekta na gruncie PIT

Faktura korygująca podlega również ujęciu w ewidencjach. W zależności od przyczyny wystawienia korekty rozróżnia się różne sposoby jej ujęcia w KPiR. 

Jeżeli przyczyną korekty jest błąd rachunkowy lub oczywista pomyłka, to w takiej sytuacji należałoby się cofnąć do okresu wystawienia faktury korygującej i nim ująć korektę. Jeżeli natomiast korekta dotyczy zwrotu towarów, udzielenia rabatu potransakcyjnego, czyli zdarzenia, o którym podmioty nie mogły wiedzieć w momencie transakcji, wówczas księgowania dokonuje się w dacie otrzymania faktury korygującej. 

Przykład 1. 

Pan Artur prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. W styczniu 2020 roku zakupił towar handlowy od kontrahenta. Część towaru była jednak uszkodzona, w związku z czym go zareklamował. Otrzymał fakturę korygującą od kontrahenta w lutym. Kiedy powinien ująć fakturę na gruncie podatku dochodowego? 

Z uwagi na fakt, że korekta dotyczy zwrotu towaru, należy ująć ją w okresie jej otrzymania. Zatem pan Artur korektę zaksięguje w KPiR w lutym. 

Korekta na gruncie VAT

Przyczyna korekty nie ma natomiast znaczenia na gruncie podatku od towarów i usług (potocznie zwanego podatkiem VAT), jeżeli jest to korekta zmniejszająca. Fakturę korygującą wydatek na gruncie podatku VAT należy zawsze zaksięgować w okresie jej otrzymania. 

Art. 86 ust. 19a ustawy o VAT
W przypadku gdy nabywca towaru lub usługi otrzymał fakturę korygującą, o której mowa w art. 29a ust. 13 i 14, jest on obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym tę fakturę korygującą otrzymał. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia”.

Przykład 2.

Pani Alina prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, jest czynnym podatnikiem VAT. W lutym otrzymała fakturę korygującą dotyczącą zwrotu zakupionych towarów do dalszej odsprzedaży. W jakim okresie pani Alina powinna pomniejszyć odliczony VAT z tej faktury?

Zmniejszenia odliczenia VAT z tytułu otrzymanej faktury korygującej należy dokonać w okresie jej otrzymania. Zatem naliczony podatek VAT pani Alina pomniejszy w lutym. 

Przykład 3. 

Pani Agnieszka – wspólnik spółki cywilnej – dokonała zwrotu zakupionego towaru w styczniu. W lutym otrzymała fakturę korygującą. Kiedy powinna ująć zwrot towarów w ewidencjach? 

Z uwagi na fakt, że korekta dotyczy zwrotu towaru zarówno na gruncie VAT, jak i PIT, należy fakturę zaksięgować w dacie jej otrzymania, czyli w lutym.

Zwrot towarów a ewidencja faktury korygującej w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma.pl w łatwy sposób można zaksięgować fakturę korygującą dotyczącą zwrotu zakupionego wcześniej towaru.

W tym celu należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE, gdzie należy odszukać pierwotną fakturę, zaznaczyć ją na liście, a następnie skorzystać z opcji MODYFIKUJ » KORYGUJ. Wówczas pojawi się okno, w którym należy uzupełnić wymagane pola danymi z korekty. W polu DATA KSIĘGOWANIA DO KPIR oraz DATA KSIĘGOWANIA DO VAT należy wprowadzić datę otrzymania faktury korygującej. 

Zwrot towarów w systemie wFirma.pl

Dokument zostanie ujęty w KPiR w kolumnie 10 – zakup towarów i usług oraz w rejestrze VAT zakupów jako wpisy pomniejszające.