Od 26 kwietnia 2023 roku w Kodeksie pracy funkcjonuje nowe uprawnienie pracownicze. Wprowadzenie tej instytucji wywołało pytania o to, jak wyliczana jest siła wyższa a zasiłek chorobowy oraz jego podstawa wymiaru, gdy w okresie obliczeniowym wystąpiła taka nieobecność. Najnowsze stanowisko ZUS z 19 września 2024 roku rozwiewa wątpliwości pracodawców w tym zakresie.
Przepisy kodeksowe – zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej
Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia.
O sposobie wykorzystania w danym roku kalendarzowym wspomnianego zwolnienia od pracy decyduje pracownik w pierwszym wniosku o udzielenie takiego zwolnienia złożonym w danym roku kalendarzowym. Pracodawca musi udzielić tego zwolnienia od pracy, na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania ze zwolnienia. Ustawa z 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy nie precyzuje, w jakiej formie pracownik może złożyć wniosek o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej. Należy przyjąć, że może dokonać tego w dowolnej formie – również za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wiadomości SMS.
Zwolnienie od pracy udzielane w wymiarze godzinowym dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełną godzinę zwolnienia od pracy zaokrągla się w górę do pełnej godziny.
W przypadku pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest krótsza niż 8 godzin, godzinowy wymiar zwolnienia stosuje się z uwzględnieniem obowiązującej pracownika normy dobowej (art. 1481 Kodeksu pracy).
Rozumienie „siły wyższej” jest wyjaśnione w orzecznictwie. Zgodnie z nim za siłę wyższą uznaje się zdarzenie, które jest zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i któremu nie można było zapobiec.
Ustalanie wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy
Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy (§ 5 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy).
Siła wyższa a zasiłek chorobowy – uzupełnianie wynagrodzenia
Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownikowi stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem tego okresu, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za jeden dzień niezdolności do pracy stanowi jedna trzydziesta część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku. Przez wynagrodzenie należy tu rozumieć przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe, wynoszących 13,71% przychodu (art. 36 ust. 1–3 Ustawy z 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, tzw. ustawa zasiłkowa).
W wyjaśnieniach z 19 września 2024 roku dotyczących ustalania zasiłku chorobowego, obliczanego z okresu, w którym pracownik korzystał ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, Zakład Ubezpieczeń Społecznych przedstawił swoje stanowisko dotyczące zasad uzupełniania wynagrodzenia w takich przypadkach.
Wynagrodzenie stałe – siła wyższa a zasiłek chorobowy
Zakład Ubezpieczeń Społecznych wskazał, że przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego pracownikowi, który korzystał ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej i otrzymał wyłącznie wynagrodzenie stałe wynikające z umowy o pracę, należy przyjąć to wynagrodzenie.
Przykład 1.
Pracownik zatrudniony jest w pełnym wymiarze czasu pracy i otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 8000 zł. W październiku stał się niezdolny do pracy. W sierpniu, czyli jednym z miesięcy przyjmowanych do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku, pracownik ten korzystał z dwudniowego zwolnienia tytułem działania siły wyższej (zachowując prawo do 50% wynagrodzenia). Ustalając podstawę wymiaru zasiłku w październiku, wynagrodzenie pracownika za sierpień należy przyjąć w stałej miesięcznej wysokości wynikającej z umowy o pracę, po pomniejszeniu o 13,71% tego wynagrodzenia (8000 – 13,71% = 6903,20 zł).
Wynagrodzenie zmienne – siła wyższa a zasiłek chorobowy
Zgodnie ze stanowiskiem ZUS, jeżeli:
zamiast stałego wynagrodzenia wynikającego z umowy o pracę,
poza stałym wynagrodzeniem wynikającym z umowy o pracę
– pracownikowi przysługują zmienne składniki wynagrodzenia, należy je przyjąć po uzupełnieniu, według zasady opisanej w art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Oznacza to, że miesięczne wynagrodzenie zmienne, które pracownik osiągnąłby w razie przepracowania całego miesiąca, ustala się poprzez podzielenie kwoty uzyskanej za przepracowane dni robocze przez liczbę tych dni, a następnie pomnożenie wyniku przez liczbę dni, które pracownik miał obowiązek przepracować w tym miesiącu. Jeżeli w okresie wymagającym uzupełnienia pracownik otrzymał wynagrodzenie stałe i podlegające uzupełnieniu wynagrodzenie zmienne, a także wynagrodzenie za czas zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej obliczone wraz ze zmiennymi składnikami, całą tę kwotę należy potraktować jako wynagrodzenie zmienne. W konsekwencji należy je uzupełnić za dni usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy.
Przykład 2.
Pracownik zatrudniony jest w pełnym wymiarze czasu pracy i otrzymuje wynagrodzenie zmienne. W październiku stał się niezdolny do pracy. W sierpniu, czyli jednym z miesięcy przyjmowanych do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku, pracownik ten korzystał z dwudniowego zwolnienia tytułem działania siły wyższej (zachowując prawo do 50% wynagrodzenia). W miesiącu tym faktycznie przepracował 20 dni i zarobił 8900 zł.
Ustalając podstawę wymiaru zasiłku w październiku, wynagrodzenie pracownika za sierpień należy uzupełnić w następujący sposób:
8900 zł : 20 = 445 zł
445 zł × 22 = 9790 zł – uzupełnione wynagrodzenie za sierpień.
W analizowanym przykładzie uzupełnione wynagrodzenie należy następnie pomniejszyć o wynagrodzenie z tytułu działania „siły wyższej” – 2 dni po 50% wynagrodzenia.
9790 zł – 2 × (445 zł – 50%) = 9 345 zł – uzupełnione wynagrodzenie za sierpień, pomniejszone o wynagrodzenie otrzymane z tytułu działania „siły wyższej”.
Przykład 3.
Pracownik otrzymuje stałe wynagrodzenie w wysokości 8800 zł. W październiku stał się niezdolny do pracy, a w sierpniu korzystał z dwudniowego zwolnienia z pracy z uwagi na siłę wyższą, zachowując prawo do połowy wynagrodzenia. W sierpniu za przepracowane 20 dni otrzymał wynagrodzenie (7600 zł), premię zmniejszoną za czas nieobecności usprawiedliwionej (400 zł) oraz zmienne wynagrodzenie za „siłę wyższą (420 zł).
Wyliczenia (uzupełnianie tak jak składnik zmienny):
(7600 zł + 400 zł + 420 zł ) : 20 = 421 zł – stawka dzienna wynagrodzenia,
421 zł x 22 = 9262 zł – uzupełnione wynagrodzenie.
W analizowanym przykładzie uzupełnione wynagrodzenie należy następnie pomniejszyć o wynagrodzenie z tytułu działania „siły wyższej” – 2 dni po 50% wynagrodzenia.
9262 zł – 2 × (421 zł – 50%) = 8841 zł – uzupełnione, pomniejszone o wynagrodzenie za zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej – wynagrodzenie, które powinno zostać przyjęte do podstawy wymiaru zasiłku.
Ponieważ do zadań ZUS należy wypłata zasiłków z ubezpieczenia społecznego oraz kontrolowanie przestrzegania przepisów ustawy zasiłkowej, postępowanie zgodne z omówioną wyżej interpretacją (szczególnie art. 37) pozwala pracodawcom uniknąć ewentualnych zarzutów o naruszenie prawa.
