Poradnik Przedsiębiorcy

Paragon fiskalny - jak go poprawić w nietypowych sytuacjach?

Coraz więcej wątpliwości wśród podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów budzi postępowanie w przypadku udzielenia rabatu czy zwrotu wcześniej sprzedanych towarów handlowych lub materiałów podstawowych. Zatem w jaki sposób podatnik powinien udokumentować zwrot towarów handlowych przez nabywcę? Czy należy wówczas poprawić paragon fiskalny?

Zwrot zakupionych towarów

Zwrot towarów zaewidencjonowanych na kasie fiskalnej może wynikać zarówno ze zwrotu towaru w ściśle określonym terminie (przywilej do takiego zwrotu jest określony w prawie konsumenckim), jak i z reklamacji towaru, po uwzględnieniu której sprzedawca jest zobowiązany zwrócić pieniądze nabywcy. Zwroty takie nie są ewidencjonowane na kasie fiskalnej.

Żadne przepisy nie określają, jak podatnik powinien pomniejszyć obrót, który wcześniej zaewidencjonował na kasie fiskalnej. Zdaniem dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 7 września 2015 r.(ILPP2/4512-1-447/15-4/JK), "kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących), co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej."

Dlatego też, przedsiębiorca powinien założyć dodatkową ewidencję do kasy fiskalnej - zeszyt zwrotów, zwany również rejestrem korekt sprzedaży kasowej lub ewidencją zwrotów. Prowadzenie takiej ewidencji nie wymaga dodatkowych zgłoszeń w urzędzie skarbowym. Ewidencja zwrotów towarów powinna być zatytułowana i przypisana do konkretnego podmiotu np. Zeszyt zwrotu towarów, Imię i nazwisko lub nazwa firmy, NIP. Dodatkowo powinna posiadać numer ewidencyjny kasy, której dotyczą zwroty.

Zgodnie z par. 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas fiskalnych ewidencja zwrotów i uznanych reklamacji powinna zawierać:

  • datę sprzedaży,
  • nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
  • termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi,
  • wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
  • zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego - w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
  • dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży,
  • protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.

Zwrot zakupu z całości paragonu

W sytuacji dokonywania zwrotu przez klienta zazwyczaj ma on obowiązek do okazania paragonu fiskalnego. Paragon zatrzymuje sprzedawca, a klientowi oddaje się pieniądze. Otrzymany od klienta paragon fiskalny należy wpiąć do ewidencji zwrotów.

Wówczas niewątpliwie zwrot, a co za tym idzie skorygowanie wpisu w KPiR dotyczącego zaksięgowanego raportu kasowego jest uzasadnione, a przedsiębiorca posiada dowody zajścia takiego zdarzenia.

Zwrot towaru a paragon fiskalny na kilka rzeczy

Zdarza się jednak, że klient posiada jeden paragon fiskalny zawierający kilka pozycji, a zwraca tylko jedną. W takim wypadku sprzedawca nie może domagać się od klienta zwrotu paragonu. Powinien więc sporządzić dodatkowo protokół zwrotu, na którym powinny się znaleźć m.in. informacje takie jak:

  • numer paragonu fiskalnego,

  • data sprzedaży,

  • nazwa zwracanego towaru,

  • ilość korygowaną (tylko pozycja reklamowana),

  • wartość netto zwracanego towaru,

  • stawka podatku VAT,

  • wartość brutto.

Do sporządzonego protokołu przedsiębiorca, jeśli ma taką możliwość, załącza kopię paragonu. Powinien także dopilnować, by uzyskać od klienta potwierdzenie takiego zwrotu. Dowodem na to jest podpis klienta.

Wymiana towaru na inny

Jeśli mamy do czynienia z sytuacją, gdy towar wymieniany jest na inny produkt lub jest naprawiany przez sprzedawcę, takiej transakcji nie uwzględnia się w raporcie fiskalnym. Nie ma ona także wpływu na zapisy w KPiR czy deklaracji VAT.

Udzielony rabat

Zdarzają się również sytuacje, w których przedsiębiorca po dokonaniu sprzedaży udziela rabatu na daną rzecz. W tej sytuacji, kiedy sprzedawca wystawia paragon fiskalny, ma możliwość zastosowania pozycji “rabat” na kasie fiskalnej. Wtedy kwota udzielonej bonifikaty zostaje uwzględniona za znakiem minus.

A co w sytuacji, gdy na wystawionym paragonie fiskalnym widnieje pełna kwota za zakupiony towar? Wtedy przedsiębiorca otrzymuje od klienta należność pomniejszoną o rabat. Sprzedawca powinien, więc obniżyć wartość sprzedaży do faktycznej transakcji. Czynność tą należy wykazać w zeszycie korekt prowadzonym do kasy fiskalnej. Zapis posłuży do pomniejszenia obrotu wynikającego z raportu kasowego.