Rozliczanie wynagrodzenia pracownika, którego obowiązki obejmują tworzenie utworów, wymaga uwzględnienia specyficznych przepisów. Prawa autorskie w stosunku pracy pozwalają na zastosowanie korzystnych, 50-procentowych kosztów uzyskania przychodu, o ile zostaną spełnione wymogi formalne. Sprawdź, jak poprawnie rozliczać prawa autorskie w firmie i jak w tej sytuacji rozliczyć podatki oraz składki ZUS.
Podwyższone koszty uzyskania przychodów a prawa autorskie
Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 3 Ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) koszty uzyskania przychodów z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów (Ustawy z 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych), lub rozporządzania przez nich tymi prawami – określa się w wysokości 50% uzyskanego przychodu. Są to tzw. podwyższone koszty uzyskania przychodów, w wielu innych przypadkach wysokość analogicznych kosztów nie jest bowiem tak korzystna dla podatnika.
Wspomniane koszty oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód.
Możliwość zastosowania kosztów wynoszących 50% przychodu dotyczy przychodów wymienionych w art. 22 ust. 9b ustawy o PIT, czyli uzyskiwanych z tytułu:
- działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa;
- działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki;
- produkcji audialnej i audiowizualnej;
- działalności publicystycznej;
- działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej;
- działalności konserwatorskiej;
- prawa zależnego, o którym mowa w art. 2 ust. 2 Ustawy z 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych, do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia;
- działalności badawczo-rozwojowej, naukowej, naukowo-dydaktycznej, badawczej, badawczo-dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.
Jak rozliczać prawa autorskie pracownika-twórcy
Regułą jest, że koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy określa się według zasad wskazanych w art. 22 ust. 2 ustawy o PIT (250 zł miesięcznie albo 300 zł miesięcznie, gdy miejsce zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy). Co więcej, art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o PIT, dotyczący kosztów uzyskania przychodów przez twórców, stanowi przepis szczególny (lex specialis) względem regulacji zawartej w art. 22 ust. 2 omawianej ustawy. Oznacza to, że tylko w sytuacji, gdy zostanie jednoznacznie ustalone, iż dany przychód objęty jest przedmiotem praw autorskich, możliwe będzie zastosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. W każdym innym przypadku należy stosować koszty ustalone w art. 22 ust. 2 ustawy o PIT.
Aby było można zastosować podwyższoną stawkę kosztów uzyskania przychodów, konieczne jest spełnienie następujących warunków:
- praca wykonywana przez pracownika jest przedmiotem prawa autorskiego, a więc spełnia przesłanki utworu określone w ustawie o prawie autorskim i prawach pokrewnych;
- pracownik jest twórcą w rozumieniu tej ustawy i uzyskiwanie przychodu przez pracownika wynika z korzystania przez twórcę z tychże praw lub rozporządzania tymi prawami;
- stosunek prawny łączący pracownika i pracodawcę przewiduje zróżnicowanie wynagrodzenia należnego pracownikowi za część związaną z korzystaniem z praw autorskich i część związaną z wykonywaniem typowych obowiązków pracowniczych, a pracodawca prowadzi stosowną dokumentację w tym zakresie, np. szczegółową ewidencję przekazanych utworów;
- określenie wartości lub sposobu obliczania części wynagrodzenia związanej z korzystaniem z praw autorskich powinno być zawarte w dokumentach regulujących treść stosunku pracy;
- przychody muszą być uzyskiwane z tych rodzajów działalności, o których mowa w art. 22 ust. 9b ustawy o PIT.
Tak więc możliwe jest zastosowanie:
- podwyższonych kosztów uzyskania przychodu (50%) – do części wynagrodzenia pracownika przysługującego za wykonywanie pracy będącej przedmiotem prawa autorskiego;
- zwykłych kosztów uzyskania przychodu ze stosunku pracy – do części wynagrodzenia za realizację obowiązków pracowniczych niezwiązanych z tworzeniem utworów.
Prawa autorskie w firmie: jak wyodrębnić część wynagrodzenia za pracę twórczą?
Aby zastosować podwyższone koszty uzyskania przychodów, konieczne jest rozróżnienie wynagrodzenia na część związaną z wykonywaniem obowiązków pracowniczych i część określającą honorarium odnoszącą się do korzystania z praw autorskich. Procentowe określenie w umowie o pracę czasu przeznaczonego przez pracownika na pracę twórczą lub ustalenie go na podstawie ewidencji czasu pracy nie jest wystarczające, gdyż z takiego wyróżnienia nie wynika, czy jakikolwiek utwór rzeczywiście powstał lub powstawał. Kalkulacja wynagrodzenia autorskiego powinna zatem zostać oparta na czasie poświęconym przez pracownika-twórcę na faktyczne stworzenie (tworzenie) utworu pracowniczego.
Jeżeli:
- twórca poświęca ściśle określony czas na stworzenie (tworzenie) konkretnego utworu i rejestruje czas pracy twórczej w odrębnym dokumencie lub ewentualnie w oświadczeniu składanym pracodawcy za dany okres, np. miesiąc, kwartał, półrocze lub rok;
- czas pracy twórczej jest akceptowany przez pracodawcę;
- wszystkie utwory stworzone (lub w trakcie tworzenia) przez twórcę są również rejestrowane lub utrwalane
– to wartość honorarium autorskiego można określić na podstawie czasu pracy twórczej w powiązaniu z konkretnym stworzonym (tworzonym) utworem. W związku z tym określenie wartości honorarium na podstawie ewidencji czasu pracy w powiązaniu z konkretnym utworem (utworami) jest dopuszczalne.
Obowiązki pracodawcy-płatnika
Na podstawie art. 31, 32 ust. 2 i art. 41 ustawy o PIT pracodawca wypłacający dochody z praw autorskich (korzystania lub rozporządzania tymi prawami) ma obowiązek:
- poboru miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy,
- przy ustalaniu dochodu, od którego zostanie pobrana zaliczka na podatek, określenia wysokości honorarium autorskiego, do którego zastosuje 50-procentowe koszty uzyskania przychodów.
Na podstawie art. 32 ust. 2 ustawy o PIT za dochód, od którego pracodawca pobiera miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy, uważa się uzyskane przez pracownika w ciągu miesiąca przychody w rozumieniu art. 12 ustawy o PIT oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez płatnika, po odliczeniu kosztów uzyskania w wysokości określonej w art. 22 ust. 2 (zwykłe koszty ze stosunku pracy) lub w ust. 9 pkt 1–3 (koszty podwyższone) oraz po odliczeniu potrąconych przez płatnika w danym miesiącu składek na ubezpieczenia społeczne.
W myśl art. 20 ust. 1 ustawy o PIT zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego stanowią przychód z innych źródeł, nie zaś przychód ze stosunku pracy. Do zasiłków z ubezpieczenia społecznego nie mają zatem zastosowania 50-procentowe koszty uzyskania przychodów.
Warto jeszcze raz podkreślić, że podwyższone koszty uzyskania przychodów mogą mieć zastosowanie wyłącznie do wynagrodzenia stanowiącego honorarium autorskie, nie zaś do całego przychodu ze stosunku pracy. Przykładowo wspomniane koszty nie mogą mieć zastosowania do świadczeń otrzymywanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, które są przychodem ze stosunku pracy, nie stanowią jednak wynagrodzenia autorskiego.
Zgodne poglądy opowiadające się za możliwością stosowania odmiennie ustalanych kosztów uzyskania przychodów w odniesieniu do dwóch wyodrębnionych części wynagrodzenia za pracę, z których jedną jest honorarium autorskie, wyrażono w orzecznictwie sądów (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 12 kwietnia 2022 roku, II FSK 1557/19) oraz w interpretacjach organów podatkowych i Ministerstwa Finansów (pismo z 19 listopada 2025 roku Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, 0113-KDIPT2-3.4011.728.2025.2.JŚ, a także pismo z 15 września 2020 roku Ministerstwa Finansów, DD3.8201.1.2018).
Składki na ubezpieczenia społeczne
Pracownicy podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu. Podstawę wymiaru składek na wspomniane ubezpieczenia stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, obejmujący wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Należy zatem uznać, że pojęcie przychodu dla celów oskładkowania w ramach ubezpieczeń społecznych obejmuje w szczególności część wynagrodzenia za pracę mającą charakter honorarium autorskiego.
Powyższe prowadzi do wniosku, że przy obliczaniu składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy, inaczej niż w przypadku ustalania podatku, nie jest konieczne wyodrębnianie dwóch części wynagrodzenia – za stworzenie (tworzenie) utworu i za wykonywanie innych obowiązków pracowniczych. Podstawę wymiaru składek stanowi łączna kwota przychodu ze stosunku pracy (art. 6 ust. 1 pkt 1, art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 18 ust. 1 Ustawy z 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych; art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).
Jak wynika z powyższego, przy ustalaniu dochodu pracownika, którego obowiązki wynikające ze stosunku pracy obejmują działalność twórczą, można stosować podwyższone koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem że honorarium autorskie zostanie wyraźnie wyodrębnione z ogólnej kwoty wynagrodzenia za pracę. Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy jest ogólna kwota przychodu pracownika.
