Instytucję podróży służbowej (tzw. delegacji) uregulowano w przepisach prawa pracy w odniesieniu do pracowników. Pod pewnymi warunkami może mieć ona również odpowiednie zastosowanie do osób wykonujących zadania powierzone im na mocy umów cywilnoprawnych – w szczególności umowy o dzieło. Czy możliwe jest rozliczenie delegacji w ramach umowy o dzieło?
Podróż służbowa pracownika
Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Zasady pokrywania tych kosztów uregulowano w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej – dalej „rozporządzenie”. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż jednostka sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania – w przypadku braku takiego określenia należy stosować przepisy wspomnianego rozporządzenia (art. 775 § 3 i 5 kp).
Dokonując przeglądu unormowań rozporządzenia, trzeba przede wszystkim odnotować, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
- dieta przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia wynosząca w przypadku podróży krajowej – 45 zł za dobę, a w przypadku podróży zagranicznej – kwotę ustaloną dla poszczególnych państw, w załączniku do rozporządzenia, w określonej walucie;
- zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Niezbędne wydatki mogą obejmować opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej.
Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Natomiast w przypadku podróży zagranicznej pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi (bez jego wniosku) taką zaliczkę w walucie obcej. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.
Specyfika umowy o dzieło
Umowa o dzieło nie podlega regulacjom kp, lecz Kodeksu cywilnego (art. 627-646). Tym samym nie stosuje się do niej przepisów właściwych dla stosunku pracy (umowy o pracę).
Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie (wykonawca) zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. W przypadku braku odmiennej umowy przyjmującemu zamówienie należy się wynagrodzenie w chwili oddania dzieła. Jeżeli dzieło ma być oddawane częściami, a wynagrodzenie zostało obliczone za każdą część z osobna, wynagrodzenie należy się z chwilą spełnienia każdego ze świadczeń częściowych. Zamawiający obowiązany jest odebrać dzieło, które przyjmujący zamówienie wydaje mu zgodnie ze swym zobowiązaniem.
Z przepisów regulujących umowę o dzieło wynika, że między stronami tej umowy nie występuje żaden stosunek zależności lub podporządkowania, jak w przypadku stosunku pracy, w którym pracownik jest podporządkowany (podlega kierownictwu) pracodawcy. Przyjmujący zamówienie, zobowiązując się do wykonania dzieła, może współdziałać z zamawiającym, jeżeli współdziałanie to jest potrzebne do wykonania dzieła i nie ciąży na nim zasadniczo obowiązek osobistego wykonania dzieła, chyba że wynika to z umowy o dzieło lub charakteru dzieła. Przedmiot umowy o dzieło może być określony w różny sposób i różny może być stopień dokładności takiego określenia pod warunkiem, że nie budzi wątpliwości, o jakie dzieło chodzi oraz że cechą konstytutywną dzieła jest samoistność (materialnego lub niematerialnego) rezultatu. Przedmiotem umowy o dzieło jest więc doprowadzenie do powstania samoistnego, jednorazowego oraz weryfikowalnego rezultatu (materialnego lub niematerialnego) – bez względu przy tym na rodzaj i intensywność świadczonej w tym celu pracy i staranności – co oznacza, że dzieło jest w każdym przypadku wytworem przyszłym, który w momencie zawarcia umowy nie istnieje, a istotnym kryterium umożliwiającym odróżnienie umowy o dzieło od umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług jest możliwość poddania dzieła sprawdzianowi na istnienie wad fizycznych, co stanowi jednocześnie charakterystyczny element umowy o dzieło (patrz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 28 listopada 2023 roku, II GSK 1085/21).
„Przedmiotem […] umowy jest »dzieło« a więc pewien rezultat, który osiągnięty jest, w zależności od charakteru dzieła, poprzez wykonanie szeregu działań faktycznych. Zamawiającego nie interesuje, jakie czynności są niezbędne dla wykonania dzieła, lecz zainteresowany jest samym wynikiem” (wyrok Sądu Okręgowego w Gdańsku z 7 listopada 2011 roku, III Ca 880/11).
Kiedy wykonawca dzieła ma prawo do zwrotu kosztów podróży?
Mając na względzie okoliczność, że – jak wyżej wskazano – przepisy o podróżach służbowych dotyczą pracowników, co do zasady nie stosuje się ich do stron umów cywilnoprawnych, w tym do strony przyjmującej zamówienie wykonania dzieła.
W wyroku Sądu Okręgowego w Bydgoszczy z 19 czerwca 2023 roku (VIII Ga 10/23) zwrócono uwagę na to, że kosztów przejazdu związanego z wykonaniem umowy cywilnoprawnej nie oblicza się na podstawie przepisów dotyczących podróży służbowej, ponieważ wprowadzają one pewien automatyzm, niejednokrotnie oderwany od kosztów poniesionych w rzeczywistości, a nadto dotyczą kosztów podróży osób mających status pracownika w związku z odbyciem podróży służbowej na podstawie wystawionej przez pracodawcę tzw. delegacji, czyli polecenia wykonania zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Tymczasem niedopuszczalne jest stosowanie bez wyraźnej podstawy prawnej przepisów dotyczących pracowników do osób niemających takiego statusu.
W związku z tym, że przepisy kc odnoszące się do umów o dzieło nie przewidują, obok wynagrodzenia, zwrotu kosztów podróży służbowych, warunkiem wypłacenia należności z takiego tytułu jest zawarcie w umowie dodatkowych postanowień w tym zakresie (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 lutego 2015 roku, II GSK 2155/13).
Przykład 1.
Przedmiotem umowy o dzieło było napisanie przez przyjmującego zamówienie artykułu – dzieła autorskiego – na temat stosunków polsko-czeskich w okresie dwudziestolecia międzywojennego. Konieczne były wyjazdy przyjmującego zamówienie do Pragi w celu prowadzenia kwerendy w tamtejszych archiwach. W umowie o dzieło strony zapisały, że niezależnie od ustalonego honorarium (wynagrodzenia) za artykuł przyjmujący zamówienie będzie miał prawo do zwrotu kosztów dwóch podróży do Pragi, na zasadach jak w rozporządzeniu. Wspomniane postanowienie umowne stanowi podstawę prawną żądania przez przyjmującego zamówienie zwrotu kosztów podróży niezależnie od jego prawa do honorarium.
Przykład 2.
W umowie o dzieło strony zobowiązały się do następujących świadczeń: przyjmujący zamówienie – do namalowania obrazu olejnego przedstawiającego Tarnicę (szczyt w Bieszczadach); zamawiający – do zapłaty wynagrodzenia w konkretnie ustalonej kwocie. Po wykonaniu wspomnianego dzieła i otrzymaniu wynagrodzenia przyjmujący zamówienie zażądał od zamawiającego pokrycia kosztów wyjazdów na plenery w Bieszczady, w których trakcie obraz był malowany. Zamawiający nie był jednak zobowiązany do zwrotu tych kosztów, ponieważ taki wymóg nie wynika z przepisów prawa, a we wspomnianej umowie świadczenia w postaci zwrotu kosztów podróży przyjmującego zamówienie nie przewidziano.
Rozliczenie delegacji w ramach umowy o dzieło – podsumowanie
Tak więc prawo do zwrotu kosztów podróży służbowej, wynikające wprost z przepisów prawa, dotyczy wyłącznie pracowników. To, czy analogiczny zwrot kosztów przysługiwać będzie stronie umowy o dzieło, zależy od treści tej umowy. Jeżeli umowa nie zawiera postanowień w tym zakresie, zwrot kosztów nie przysługuje. Warto również wspomnieć, że zasady zwrotu kosztów wykonania dzieła (o ile strony umowy taki zwrot przewidują) mogą być przez nie określone odmiennie od zasad, które należy stosować w odniesieniu do pracowników – zgodnie z fundamentalną dla prawa cywilnego zasadą swobody umów.
