Poradnik Przedsiębiorcy

Rozliczenie kosztów bez faktury - w jakim przypadku będzie możliwe?

Podstawowym dokumentem stanowiącym podstawę do rozliczenia wydatków w kosztach uzyskania przychodów przez przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów jest faktura. Warto jednak wiedzieć, że nie każdy poniesiony koszt musi zostać udokumentowany fakturą. Obowiązujące regulacje prawne dopuszczają wydatki, które mogą być zaksięgowane w PKPiR na podstawie innych dokumentów, takich jak paragony, potwierdzenia płatności, wyciągi bankowe itp. Sprawdź jak wygląda rozliczenie kosztów bez faktury!

Kiedy wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W celu stwierdzenia, czy dany wydatek możemy zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów, w pierwszej kolejności należy odpowiedzieć sobie na pytanie, czy został on poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i czy w razie ewentualnej kontroli podatkowej będziemy w stanie to wykazać przed organem podatkowym. Jeżeli ten warunek jest spełniony, to kolejnym krokiem jest sprawdzenie zawartego w ustawie katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Brak wyszczególnienia określonego wydatku w wyżej wymienionym katalogu nie oznacza jeszcze, że możemy zaliczyć go do kosztów i tym samym zmniejszyć nasze zobowiązanie podatkowe z tytułu podatku dochodowego.

Zaksięgowanie kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów możliwe jest pod warunkiem odpowiedniego udokumentowania poniesionego wydatku. Sposób dokumentowania kosztów określony został w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Na podstawie § 12 ust. 3 rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
1c) dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

  1. datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
  2. wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów związanych z płatnościami dotyczącymi transakcji określonych w art. 22 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1829, 1948, 1997 i 2255 oraz z 2017 r. poz. 460) dokonanych bez pośrednictwa rachunku płatniczego,
  3. wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
  4. podpis osoby sporządzającej dokument, lub

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

  1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarczy podanie jednej daty,
  3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W jakich przypadkach możliwe jest rozliczenie kosztów bez faktury?

Wydatki poniesione w podróży służbowej

Podróże służbowe zazwyczaj stanowią nieodłączną część prowadzenia biznesu, a z nimi wiąże się wiele wydatków, często możliwych do zaksięgowania bez faktury. Kupując paliwo za granicą, nie trzeba prosić sprzedawców o wystawienie faktury, wydatek księgujemy na podstawie opisanego z tyłu paragonu (dane firmy i rodzaj zakupionego towaru). Podobnie korzystając z autostrady, wystarczy zabrać potwierdzenie, a kiedy parkujemy samochód, do rozliczenia potrzebny jest jedynie bilet parkingowy lub wydruk z parkometru.

Bilety kolejowe czy autobusowe można księgować bezpośrednio w PKPiR (bez faktury), jeżeli spełnione są następujące warunki:
trasa powyżej 50 km,
posiadają numer, datę wystawienia, NIP, nazwę sprzedawcy, kwotę podatku i kwotę do zapłaty.

Podróż samolotem księgujemy natomiast na podstawie karty pokładowej i potwierdzenia zapłaty.

Dodatkowo w delegacji możemy rozliczyć również dietę (stawki dzienne określone są w zależności od kraju, w którym odbywa się delegacja).

Ubezpieczenie pojazdu

Przedsiębiorcy użytkujący w działalności samochód (wprowadzony do środków trwałych lub na podstawie kilometrówki), mogą ująć w kosztach firmowych ubezpieczenie OC i AC samochodu, na podstawie polisy ubezpieczeniowej i potwierdzenia zapłaty.

Prowizje i opłaty bankowe

Wyciąg bankowy z rachunku firmowego może być podstawą księgowania takich wydatków jak prowizje i opłaty związane z prowadzeniem konta firmowego.

Odsetki od kredytów przeznaczonych na cele działalności gospodarczej zaksięgujemy natomiast na podstawie potwierdzenia zapłaty (odsetki stanowią koszt uzyskania przychodów w dacie zapłaty).

Opłaty pocztowe

W celu ujęcia opłat pocztowych w kosztach firmowych nie jest potrzebna faktura, w KPiR możemy je wykazać na podstawie dowodu poniesienia opłaty.

Wydatki związane z prowadzeniem firmy w mieszkaniu przedsiębiorcy

Wiele osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą korzysta z własnego mieszkania, w którym pracują i przyjmują klientów. W celu rozliczenia wydatków związanych z prywatnym mieszkaniem, należy dokonać w urzędzie miasta zgłoszenia o przeznaczeniu części lokalu na cele działalności gospodarczej. Koszty uzyskania przychodów stanowią wówczas wydatki przeliczone proporcjonalnie do metrażu mieszkania przekazanego na cele firmowe, w stosunku do metrażu całego mieszkania.

Przy rozliczaniu opłat za czynsz czy media nie jest wymagane posiadanie faktury wystawionej na dane firmowe. Sporządzamy wówczas dowód wewnętrzny, którego podstawą są dokumenty obejmujące pełne kwoty opłat.

Przeznaczenie części mieszkania na cele firmowe może skutkować zwiększonym podatkiem od nieruchomości. Możemy go rozliczyć w kosztach na podstawie wydanej decyzji oraz potwierdzenia zapłaty.Szczegółowy sposób rozliczania wydatków związanych z prowadzeniem księgowości we własny mieszkaniu został opisany w artykule Koszty prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu - warto wiedzieć

Materiały biurowe i środki czystości

Faktura nie jest konieczna do zaksięgowania kosztów poniesionych na materiały biurowe i środki czystości. Możemy to zrobić na podstawie paragonu, który należy z tyłu opisać lub przybić pieczątkę.

Podsumowując brak faktury nie skreśla możliwości ujęcia wydatku w ewidencji. Poprawne rozliczenie kosztów bez faktury jest możliwe także w tedy, gdy do podniesionego wydatku zostanie wystawiony dokument stanowiący dowód księgowy.