Poradnik Przedsiębiorcy

Czy koszty prywatnego telefonu można ująć w KPiR?

Wizerunek biznesmena z firmowym telefonem i laptopem, w służbowym samochodzie to często wizja tylko z zagranicznych filmów - w praktyce przedsiębiorcy nie zawsze mogą sobie pozwolić na stricte firmowe wyposażenie swojego przedsiębiorstwa. Dlatego w ramach prowadzonej działalności niejednokrotnie wykorzystywane są m. in. prywatne telefony - zarówno komórkowe, jak i stacjonarne. Pojawia się jednak pytanie jak rozliczyć koszty prywatnego telefonu wykorzystywanego w firmie. Sprawdźmy.

Domowo-firmowy telefon stacjonarny

Prowadząc działalność gospodarczą w domu przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia części kosztów eksploatacyjnych lokalu do kosztów działalności. Najczęściej stosuje się w tym celu proporcję powierzchni biurowej do prywatnej albo specjalne liczniki.

Natomiast, aby móc zaksięgować do firmowych wydatków koszt rozmów telefonicznych, konieczne będzie uzyskanie bilingu. Na podstawie takiego dokumentu podatnik ma możliwość wykazania, które rozmowy były przeprowadzane dla celów prowadzonej firmy - a więc uzyskania przychodu - a które z nich były prywatne, wobec czego kosztem firmowym się nie staną.

Jeśli chodzi o abonament telefoniczny, opłacany za firmowo-prywatny telefon, to jego koszt nie będzie mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu. Zgodnie z opinią organów skarbowych, taki wydatek jest bowiem ponoszony także ze względów osobistych i prawdopodobnie podatnik dokonywałby opłat nawet wtedy, gdyby w lokalu nie była prowadzona jego firma. Nie da się natomiast ustalić, jaka część wydatku poniesionego na abonament odnosi się do rozmów służbowych, a jaka - do prywatnych.

Zatem w sytuacji, kiedy przedsiębiorca prowadzi działalność w swoim lokalu mieszkalnym i chciałby mieć możliwość zaliczania wydatków na telefon stacjonarny do kosztów w pełnej kwocie, warto założyć drugą linię, przeznaczoną wyłącznie na cele służbowe.

Prywatny telefon komórkowy wykorzystywany w działalności

Koszty prywatnego telefonu komórkowego mogą być dwojakiego rodzaju - są to albo wydatki na abonament i rozmowy, albo też na karty pre-paid.

Jeśli przedsiębiorca posiada prywatny telefon na abonament i przeprowadza z niego także rozmowy służbowe, to jest to sytuacja analogiczna do tej w przypadku telefonu stacjonarnego. Koszt abonamentu zawsze w całości będzie obciążał właściciela jako osobę prywatną, a nie będzie mógł być uznany za wydatek firmowy. Natomiast możliwość zaliczenia do kosztów rozmów będzie zależna od posiadania bilingu.

Problem pojawia się natomiast w przypadku telefonów doładowywanych kartami typu pre-paid. Korzystając z takiej formy, przedsiębiorca nie ma bowiem możliwości uzyskania bilingu rozmów, w związku z czym powstaje trudność w udowodnieniu, jaka część rozmów była przeprowadzana służbowo, a jaka prywatnie. Dlatego też, jeśli podatnik chce w swojej firmie wykorzystywać telefon na karty doładowania pre-paid, warto zainwestować w osobną, firmową kartę oraz numer telefonu.

Koszty prywatnego telefonu pracownika

W ramach wykonywania służbowych zadań z prywatnego telefonu może także korzystać pracownik firmy, a nie tylko jej właściciel. W takiej sytuacji przedsiębiorca może zwracać mu sumy wydawane na rozmowy firmowe.

Watro przy tym pamiętać, że tego typu zwrot spowoduje przychód u pracownika. Zgodnie jednak z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT, ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność, podlegają zwolnieniu z opodatkowania podatkiem dochodowym.