Poradnik Przedsiębiorcy

Rozpoczęcie działalności gospodarczej (cz. 7) - Współpraca z urzędami

Jednym z podstawowych elementów prowadzenia firmy już od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej jest ciągła współpraca z urzędami. Chodzi o organy zajmujące się nie tylko sprawami rozliczeń podatkowych, ale również zagadnieniami z zakresu ubezpieczeń społecznych lub danych statystycznych. W niniejszej części cyklu omówimy, jakie obowiązki względem poszczególnych urzędów posiada osoba prowadząca własne przedsiębiorstwo.

Rozpoczęcie działalności a podatek dochodowy

Pierwszym obowiązkiem względem urzędu skarbowego w momencie rozpoczęcia działalności gospodarczej jest rejestracja oraz wybór odpowiedniej formy opodatkowania. Należy tego dokonać (w większości przypadków) na formularzu CEIDG-1 składanym do urzędu miasta. Informacje w nim zawarte zostają przekazane do odpowiedniego urzędu skarbowego niezwłocznie, jednak nie później niż następnego dnia roboczego po dokonaniu wpisu. Wówczas nie ma konieczności dodatkowej wizyty w urzędzie skarbowym.

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest terminowe regulowanie zobowiązań podatkowych z tytułu podatku dochodowego. Ostatecznym terminem jest co do zasady 20 dzień miesiąca następującego po miesiącu lub kwartale, za który zaliczka na podatek jest należna (w zależności od wybranych okresów rozliczeniowych). Właściwość miejscową w kwestii organów skarbowych do rozliczeń podatku dochodowego ustala się według miejsca zamieszkania podatnika. Wyjątek stanowi opodatkowanie w formie karty podatkowej, gdzie właściwość urzędu ustalana jest na podstawie miejsca położenia zorganizowanego zakładu.

Uwaga!

Od 2007 roku nie ma obowiązku składania deklaracji wykazujących wysokość zaliczki na podatek dochodowy. Podatnik zobowiązany jest jednak do samodzielnego wyliczania zobowiązania podatkowego oraz uiszczania odpowiedniej kwoty na konto urzędu skarbowego. Zaliczkę za okresy rozliczeniowe z grudnia należy obecnie opłacać do 20 stycznia następnego roku podatkowego.

Zatrudniając pracowników przedsiębiorca zobowiązany jest do rozliczania oraz ewidencjonowania wynagrodzeń. Dodatkowo powinien obliczać oraz opłacać zaliczki na podatek dochodowy za pracowników zgodnie z terminem wspomnianym powyżej, czyli do 20 dnia następnego miesiąca. Co istotne, nie ma obowiązku składania miesięcznych deklaracji PIT-4, wystarczy jedynie opłacić zobowiązanie podatkowe. Po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca powinien złożyć druk PIT-4R wykazujący wysokość pobranych zaliczek na podatek za pracowników. Co do zasady należy go złożyć do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania pracodawcy (jeżeli jest osobą fizyczną) lub miejsca prowadzenia działalności gospodarczej bądź siedziby płatnika.

Do końca lutego natomiast pracodawca zobowiązany jest do sporządzenia formularza PIT-11, a następnie dostarczenia go do pracownika oraz urzędu skarbowego - pozostawiając dodatkowo jeden egzemplarz w dokumentach firmowych.

Rozpoczęcie działalności a podatek od towarów i usług

Od 1 stycznia 2016 roku zmianie uległa właściwość urzędu skarbowego do rozliczeń podatku VAT. Obecnie w przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą właściwym urzędem do rozliczeń podatku VAT jest urząd skarbowy zgodny z miejscem zamieszkania podatnika, czyli ten sam co do rozliczeń podatku dochodowego.

Pierwszym kontaktem z urzędem właściwym dla podatku VAT, który może okazać się konieczny już w momencie rozpoczęcia działalności gospodarczej jest złożenie formularza zgłoszeniowego VAT-R - najpóźniej dzień przed rozpoczęciem dokonywania sprzedaży opodatkowanej. W tym przypadku konieczna będzie dodatkowa wizyta w urzędzie skarbowym lub wysyłka deklaracji pocztą tradycyjną bądź elektroniczną. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30.12.2010 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone przewiduje jeszcze jeden sposób składania formularza VAT-R. Otóż, przedsiębiorca może dołączyć zgłoszenie do wniosku CEIDG-1 pod warunkiem, że:

  • samodzielnie dokonuje zgłoszenia działalności gospodarczej,
  • posiada podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu.

Ważne!

Aby na druku VAT-5 przedsiębiorca otrzymał potwierdzenie, iż jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony musi dokonać opłaty w wysokości 170 zł. Jednocześnie zaświadczenie to jak i opłata za nie, nie jest obowiązkowa.

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na opodatkowanie VAT, wówczas dochodzą dodatkowe obowiązki związane z rozliczaniem tego podatku. Konieczne jest prowadzenie rejestrów sprzedaży oraz zakupu VAT na potrzeby sporządzania deklaracji rozliczeniowych VAT-7 (miesięcznych) lub VAT-7K (kwartalnych). Ostateczny termin złożenia formularzy oraz opłaty zobowiązania podatkowego mija 25. dnia następnego miesiąca.

W sytuacji dokonywania transakcji z krajami należącymi do Unii Europejskiej, wcześniej należy dokonać zgłoszenia na potrzeby informacji VAT-UE. Służy do tego wspomniany już formularz VAT-R, w którym należy wypełnić odpowiednie do tego pola w części C.3. Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym podatnik dokonał transakcji z kontrahentem z UE, wówczas zobowiązany jest do złożenia informacji podsumowującej VAT-UE. Co ważne, formularz należy składać jedynie za okresy, w których wystąpiły transakcje wewnątrzwspólnotowe. Ostateczny termin złożenia VAT-UE  mija 25. dnia następnego miesiąca.

Z ustawy o VAT wynika również obowiązek rejestrowania przychodów na kasie fiskalnej, jeżeli sprzedaż towarów lub usług dokonywana jest na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Na początku prowadzenia firmy możliwe jest skorzystanie z szeregu zwolnień od ewidencji na kasie, a najczęściej występującym jest zwolnienie z tytułu nieprzekroczenia limitu sprzedaży w wysokości 20.000 zł. Co istotne, limit ten jest liczony proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w danym roku podatkowym.

W pierwszej kolejności konieczne będzie złożenie pisemnego zawiadomienia o przewidywanej do zainstalowania liczbie kas. Kolejnym krokiem jest dokonanie w obecności serwisanta fiskalizacji, czyli czynności polegającej na zsynchronizowaniu modułu fiskalnego z pamięcią kasy - zakończonej wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.

Zawiadomienie o fiskalizacji kasy rejestrującej należy złożyć do urzędu skarbowego w terminie 7 dni od daty jej dokonania. Następnie organ podatkowy nadaje numer ewidencyjny, który należy nanieść na obudowę urządzenia oraz do książki kasy.

Uwaga!

Dotrzymanie omówionych terminów uprawnia podatnika do skorzystania z ulgi na zakup kasy, czyli odliczenia od podatku 90% wartości urządzenia, jednak nie więcej niż 700 zł.

Działalność gospodarcza a kontakty z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych

Za pośrednictwem zgłoszenia faktu prowadzenia firmy na wniosku CEIDG-1 przekazanie informacji do ZUS polega na zgłoszeniu danej osoby jako płatnika składek społecznych. Od 20 maja 2017 roku przedsiębiorca może również dołączyć do wniosku formularz zgłoszeniowy ZUS ZUA (w przypadku pełnych ubezpieczeń) lub ZUS ZZA (tylko do ubezpieczeń zdrowotnych). Jeżeli tego nie zrobi, powinien dostarczyć je do odpowiedniego oddziału ZUS w ciągu 7 dni od momentu rozpoczęcia prowadzenia działalności. Obowiązek zgłoszenia dotyczy również zatrudnionych pracowników, w terminie do 7 dni od daty zawiązania stosunku pracy.
 
Kolejnym obowiązkiem przedsiębiorcy jest comiesięczne składanie deklaracji o dokonanych rozliczeniach składek - ZUS DRA - w przypadku zatrudniania pracowników oraz opłacania składek od podstawy wymiaru wyższej niż minimalna. W sytuacji, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na składki społeczne o wartości ustalonej według minimalnej podstawy wymiaru oraz nie zatrudnia pracowników, nie ma konieczności składania deklaracji rozliczeniowych w okresach miesięcznych - wystarczy opłacanie zobowiązania na konto zakładu ubezpieczeń.
 

Uwaga!

Deklarację ZUS DRA należy złożyć do 10 dnia, każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. W przypadku zatrudniania pracowników termin ten wydłuża się - do 15 dnia następnego miesiąca.