Poradnik Przedsiębiorcy

Rozpoczęcie działalności gospodarczej (cz. 7) - Współpraca z urzędami

Jednym z podstawowych elementów prowadzenia firmy już od momentu rozpoczęcia działalności gospodarczej jest ciągła współpraca z urzędami. Chodzi o organy zajmujące się nie tylko sprawami rozliczeń podatkowych, ale również zagadnieniami z zakresu ubezpieczeń społecznych lub danych statystycznych. W niniejszej części cyklu omówimy, jakie obowiązki względem poszczególnych urzędów posiada osoba prowadząca własne przedsiębiorstwo.

Rozpoczęcie działalności a podatek dochodowy

Pierwszym obowiązkiem względem urzędu skarbowego w momencie rozpoczęcia działalności gospodarczej jest rejestracja oraz wybór odpowiedniej formy opodatkowania. Należy tego dokonać (w większości przypadków) na formularzu CEIDG-1 składanym do urzędu miasta. Informacje w nim zawarte zostają przekazane do odpowiedniego urzędu skarbowego niezwłocznie, jednak nie później niż następnego dnia roboczego po dokonaniu wpisu. Wówczas nie ma konieczności dodatkowej wizyty w urzędzie skarbowym.

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest terminowe regulowanie zobowiązań podatkowych z tytułu podatku dochodowego. Ostatecznym terminem jest co do zasady 20. dzień miesiąca następującego po miesiącu lub kwartale, za który zaliczka na podatek jest należna (w zależności od wybranych okresów rozliczeniowych). Właściwość miejscową w kwestii organów skarbowych do rozliczeń podatku dochodowego ustala się według miejsca zamieszkania podatnika. Wyjątek stanowi opodatkowanie w formie karty podatkowej, gdzie właściwość urzędu ustalana jest na podstawie miejsca położenia zorganizowanego zakładu.

Od 2007 roku nie ma obowiązku składania deklaracji wykazujących wysokość zaliczki na podatek dochodowy. Podatnik zobowiązany jest jednak do samodzielnego wyliczania zobowiązania podatkowego oraz uiszczania odpowiedniej kwoty na konto urzędu skarbowego. Zaliczkę za okresy rozliczeniowe z grudnia należy opłacać do 20. stycznia następnego roku podatkowego.
Do końca stycznia natomiast pracodawca zobowiązany jest do sporządzenia formularza PIT-11, a następnie dostarczenia go do urzędu skarbowego, a do końca lutego przekazania formularza pracownikowi. Zatrudniając pracowników przedsiębiorca zobowiązany jest do rozliczania oraz ewidencjonowania wynagrodzeń. Dodatkowo powinien obliczać oraz opłacać zaliczki na podatek dochodowy za pracowników zgodnie z terminem wspomnianym powyżej, czyli do 20. dnia następnego miesiąca. Co istotne, nie ma obowiązku składania miesięcznych deklaracji PIT-4, wystarczy jedynie opłacić zobowiązanie podatkowe. Po zakończeniu roku podatkowego przedsiębiorca powinien złożyć druk PIT-4R wykazujący wysokość pobranych zaliczek na podatek za pracowników.

Rozpoczęcie działalności a podatek od towarów i usług

W przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą właściwym urzędem do rozliczeń podatku VAT jest urząd skarbowy zgodny z miejscem zamieszkania podatnika, czyli ten sam co do rozliczeń podatku dochodowego.

Pierwszym kontaktem z urzędem właściwym dla podatku VAT, który może okazać się konieczny już w momencie rozpoczęcia działalności gospodarczej jest złożenie formularza zgłoszeniowego VAT-R - najpóźniej dzień przed rozpoczęciem dokonywania sprzedaży opodatkowanej. W tym przypadku konieczna będzie dodatkowa wizyta w urzędzie skarbowym lub wysyłka deklaracji pocztą tradycyjną bądź elektroniczną. Przedsiębiorca może również dołączyć zgłoszenie do wniosku CEIDG-1 pod warunkiem, że:

  • samodzielnie dokonuje zgłoszenia działalności gospodarczej,
  • posiada podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą kwalifikowanego certyfikatu.

W sytuacji dokonywania transakcji z krajami należącymi do Unii Europejskiej, wcześniej należy dokonać zgłoszenia na potrzeby informacji VAT-UE. Służy do tego wspomniany już formularz VAT-R, w którym należy wypełnić odpowiednie do tego pola w części C.3. Jeżeli w danym okresie rozliczeniowym podatnik dokonał transakcji z kontrahentem z UE, wówczas zobowiązany jest do złożenia informacji podsumowującej VAT-UE. Co ważne, formularz należy składać jedynie za okresy, w których wystąpiły transakcje wewnątrzwspólnotowe. Ostateczny termin złożenia VAT-UE mija 25. dnia następnego miesiąca. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na opodatkowanie VAT, wówczas dochodzą dodatkowe obowiązki związane z rozliczaniem tego podatku. Konieczne jest prowadzenie rejestrów sprzedaży oraz zakupu VAT na potrzeby sporządzania pliku JPK_V7M (miesięcznych) lub JPK_V7K (kwartalnych). Ostateczny termin wysyłki plików JPK oraz opłaty zobowiązania podatkowego mija 25. dnia następnego miesiąca.

Z ustawy o VAT wynika również obowiązek rejestrowania przychodów na kasie fiskalnej, jeżeli sprzedaż towarów lub usług dokonywana jest na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych. Na początku prowadzenia firmy możliwe jest skorzystanie z szeregu zwolnień od ewidencji na kasie, a najczęściej występującym jest zwolnienie z tytułu nieprzekroczenia limitu sprzedaży w wysokości 20.000 zł. Co istotne, limit ten jest liczony proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w danym roku podatkowym.

Podatnik który zdecyduje się na korzystanie z kasy fiskalnej online ma prawo do skorzystania z ulgi na zakup kasy, czyli odliczenia od podatku 90% wartości urządzenia, jednak nie więcej niż 700 zł.

Działalność gospodarcza a kontakty z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych

Za pośrednictwem zgłoszenia faktu prowadzenia firmy na wniosku CEIDG-1 przekazanie informacji do ZUS polega na zgłoszeniu danej osoby jako płatnika składek społecznych. Przedsiębiorca może również dołączyć do wniosku formularz zgłoszeniowy ZUS ZUA (w przypadku pełnych ubezpieczeń) lub ZUS ZZA (tylko do ubezpieczeń zdrowotnych). Jeżeli tego nie zrobi, powinien dostarczyć je do odpowiedniego oddziału ZUS w ciągu 7 dni od momentu rozpoczęcia prowadzenia działalności. Obowiązek zgłoszenia dotyczy również zatrudnionych pracowników, w terminie do 7 dni od daty zawiązania stosunku pracy.
 
Kolejnym obowiązkiem przedsiębiorcy jest comiesięczne składanie deklaracji o dokonanych rozliczeniach składek - ZUS DRA - w przypadku zatrudniania pracowników oraz opłacania składek od podstawy wymiaru wyższej niż minimalna. W sytuacji, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na składki społeczne o wartości ustalonej według minimalnej podstawy wymiaru oraz nie zatrudnia pracowników, nie ma konieczności składania deklaracji rozliczeniowych w okresach miesięcznych - wystarczy opłacanie zobowiązania na konto zakładu ubezpieczeń.
Deklarację ZUS DRA należy złożyć do 10 dnia, każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. W przypadku zatrudniania pracowników termin ten wydłuża się - do 15 dnia następnego miesiąca.
Złożenie deklaracje jest również konieczne, jeżeli nastąpiła zmiana w wysokości opłacanych składek spowodowana przykładowo zwolnieniem chorobowym. Wówczas przedsiębiorca zobowiązany jest przedłożyć formularz za miesiąc, w którym nastąpiła zmiana.

W przypadku modyfikacji danych płatnika - osoby fizycznej - konieczne będzie złożenie formularza ZUS ZFA. Jeżeli natomiast zmianie ulegną dane identyfikacyjne (NIP, REGON, PESEL/nr dowodu osobistego lub paszportu) należy wypełnić oraz dostarczyć do ZUS formularz ZUS ZIPA. Zgłoszenia zmiany rachunków bankowych należy dokonać natomiast na druku ZUS ZBA.

Zmianie mogą ulec także dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej, czyli m.in. zatrudnionych w działalności pracowników. Wtedy płatnik składek zobowiązany jest do złożenia w zakładzie druku ZUS ZIUA.

Przedsiębiorca może również zgłosić do ubezpieczeń zdrowotnych swoich członków rodziny (dzieci, małżonka lub wstępnych pozostających z ubezpieczonym we wspólnym gospodarstwie domowym). Służy do tego formularz ZUS ZCNA, czyli zgłoszenie danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego.

Współpraca z urzędami celnymi

Podatnicy, którzy zamierzają rozpocząć i prowadzić działalność gospodarczą z zakresu wyrobów akcyzowych zobowiązani są do rejestracji na potrzeby rozliczeń podatku akcyzowego. W tym celu należy dokonać rejestracji w Centralnym Rejestrze Podmiotów Akcyzowych. Zgłoszenie rejestracyjne jest składane do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej przez PUESC. Zgłoszenie rejestracyjne można wysłać wykorzystując: 

  • kwalifikowany podpis elektroniczny,
  • podpis zaufany,
  • podpis osobistym,
  • zaawansowanym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą certyfikatu celnego.

Co ważne, w przypadku zakończenia wykonywania działalności związanej z wyrobami objętymi akcyzą, podatnik zobowiązany jest do wyrejestrowania z rejestru również za pomocą PUESC w terminie 7 dni od dnia zaprzestania prowadzenia takiej sprzedaży.

Obowiązek składania deklaracji akcyzowych dotyczy głównie podatników którzy produkują, sprzedają lub sprowadzają wyroby akcyzowe z zagranicy. Z obowiązku tego zwolnione są natomiast podmioty które odbierają lub zużywają wyroby akcyzowe objęte zerową stawką akcyzy lub zwolnieniem od akcyzy.