Poradnik Przedsiębiorcy

Przekroczenie limitu sprzedaży a rejestracja kasy fiskalnej

Limit zwolnienia z obowiązku posiadania kasy rejestrującej wynosi 20 tys. złotych, w związku z czym przedsiębiorca, który dokonuje sprzedaży dla osób prywatnych czy rolników ryczałtowych, z łatwością może go przekroczyć. Sprawdźmy, z czym się wiąże przekroczenie limitu sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych.

Kiedy firma może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego?

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania w danym roku podatkowym, nie dłużej jednak niż do 31 grudnia 2021 r., podatników, u których obrót zrealizowany na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym kwoty 20 000 zł. Jeśli działalność gospodarcza zakładana jest w trakcie roku podatkowego, limit ten liczony jest proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w danym roku.

Zwolnienie podmiotowe z kasy fiskalnej – warunki

Sprzedaż prowadzona w poprzednim roku podatkowym

Sprzedaż rozpoczęta w trakcie roku podatkowego 

- w poprzednim roku podatkowym obrót podatnika na rzecz osób prywatnych lub rolników ryczałtowych nie przekroczył 20 000 zł,

- podatnik nie był zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej (nie jest wyłączony ze zwolnienia na podstawie § 4 rozporządzenia),

- nie przestał spełniać warunków do zwolnienia z tego obowiązku (np. nie zaczął dokonywać sprzedaży towarów z § 4 rozporządzenia),

- jeśli sprzedawane są towary lub usługi, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie i w całym poprzednim roku podatkowym miały udział obrotu z tej sprzedaży wyższy niż 80% w całkowitym obrocie ze sprzedaży na rzecz ww. osób.

- obrót ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą własnej działalności oraz rolnikom ryczałtowym nie przekroczył kwoty 20 000 zł. Wylicza się go w proporcji do okresu prowadzenia działalności w danym roku podatkowym:

 20 000 zł x (liczba dni pozostałych do końca roku / 365 dni roku)

- jeśli sprzedawane są towary lub usługi, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i w okresie pierwszych sześciu miesięcy prowadzenia sprzedaży bądź za okres do końca roku podatkowego (gdy okres jest krótszy niż sześć miesięcy) miały udział obrotu z tej sprzedaży wyższy niż 80% w całkowitym obrocie ze sprzedaży towarów lub usług na rzecz ww. osób .

Podatnik, chcąc skorzystać z tego zwolnienia, musi wziąć pod uwagę jeszcze jeden aspekt, a mianowicie, że sprzedaż towarów i usług wymienionych w § 4 ww. rozporządzenia już od pierwszej sprzedaży powinna być nabita na kasie rejestrującej. Nie jest więc możliwe skorzystanie z tego zwolnienia, jeśli dokonywane są dostawy towarów bądź świadczenie usług wymienionych w § 4, np. sprzedaż części samochodowych, fotograficznych, naprawy pojazdów, usługi wulkanizacyjne czy doradztwo podatkowe. 

Nastąpiło u Ciebie przekroczenie limitu sprzedaży? Przeczytaj artykuły opisujące wdrożenie kasy rejestrującej:
- Kasa fiskalna online – zmiany w prawie
- Zgłoszenie kasy fiskalnej i fiskalizacja
- Ulga na zakup kasy fiskalnej – kiedy można z niej skorzystać?

Jak ustalić limit sprzedaży?

Zgodnie z wyżej wymienionym przepisem, aby móc skorzystać ze zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej, istotne jest określenie, ile wynosi limit obrotów u podatnika, od tego bowiem zależy, czy nastąpiło przekroczenie limitu sprzedaży. Jak ustalić limit obrotów ze sprzedaży, opisujemy na przykładach.

Do limitu obrotu liczą się wszystkie wpływy oraz należności z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Jeśli podatnik jest czynnym podatnikiem VAT, limit ustala na podstawie wartości sprzedaży netto, a podatnik VAT zwolniony – na podstawie wartości sprzedaży wykazanej na fakturze.

Przykład 1. 

Pan Marek rozpoczął działalność gospodarczą 1 stycznia 2020 r. i od tego dnia zapoczątkował prowadzenie sprzedaży na rzecz osób prywatnych. W związku z tym przysługuje mu pełny limit liczony od kwoty 20 tys. zł.

Przykład 2. 

Pani Magdalena rozpoczęła prowadzenie własnej działalności gospodarczej 1 stycznia 2020 r., przy czym sprzedaż na rzecz osób prywatnych zapoczątkowała 7 lipca 2020 r. W związku z tym, że sprzedaż została rozpoczęta w trakcie roku podatkowego, przysługuje jej limit wyliczony za pomocą proporcji w stosunku do liczby dni pozostałych do końca roku: [20 000 zł × (177 dni / 365 dni)] = 9672,13 zł limitu.

Przykład 3.

W poprzednim roku podatkowym pan Stanisław osiągnął obroty o wartości 15 tys. zł ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. W związku z tym, że za poprzedni rok nie przekroczył 20 tys. zł, na rok następny przysługuje mu również limit 20 tys. zł.

Przykład 4. 

W poprzednim roku podatkowym pan Wiesław przekroczył limit 20 tys. zł, osiągając przychody na poziomie 35 tys. zł. W związku z tym na rok następny nie przysługuje mu zwolnienie z kasy rejestrującej.

Przykład 5.

Podatnik w ramach działalności dokonuje świadczenia usług ubezpieczeniowych (które przedmiotowo zwolnione są z kasy – 24 poz. załącznika rozporządzenia) oraz fotograficznych (nie są wymienione w § 4 rozporządzenia). W 2019 r. obroty podatnika ze sprzedaży na rzecz osób prywatnych wyniosły 50 tys. zł – z czego usługi ubezpieczeniowe obejmowały 45 tys. zł, a usługi fotograficzne 5 tys. zł. Procentowy udział sprzedaży zwolnionej z obowiązku ewidencjonowania w całkowitym obrocie wynosi 90%. Próg nie został przekroczony, więc podatnik może w dalszym ciągu w 2020 r. korzystać ze zwolnienia z kasy dla sprzedaży usług fotograficznych (chyba że w okresie ostatniego półrocza udział procentowy obrotu był równy 80% albo niższy niż 80%).

Limit obrotu uprawniającego do zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej obliczysz za pomocą naszego kalkulatora: Kalkulator limitów na kasę fiskalną

Przekroczenie limitu sprzedaży a moment zakupu kasy 

Przedsiębiorcy, których obejmuje zwolnienie do 20 tys. zł limitu obrotu, zobowiązani są do zakupu kasy przed upływem dwóch miesięcy następujących po miesiącu, kiedy doszło do przekroczenia tej kwoty. Natomiast przedsiębiorcy kontynuujący działalność, którzy korzystają ze zwolnienia ze względu na „procentowy udział obrotu”, tracą prawo do zwolnienia po upływie dwóch miesięcy, licząc od końca półrocza danego roku podatkowego, w którym podatnik korzysta z tego zwolnienia, jeżeli w okresie tego półrocza udział procentowy obrotu był równy 80% albo niższy niż 80%. Natomiast w przypadku podatników rozpoczynających po 31 grudnia 2018 r. dostawę towarów lub świadczenie usług na rzecz ww. osób, u których:

  • udział procentowy obrotu w okresie pierwszych sześciu miesięcy jest równy 80% albo niższy niż 80%, zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym upłynął ten okres;

  • udział procentowy obrotu jest za okres do końca roku podatkowego równy 80% albo niższy niż 80%, zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy od zakończenia tego roku podatkowego.

Poniżej przedstawiamy tabelę obrazującą miesiąc, w którym podatnik po przekroczeniu limitu obrotu w trakcie roku zobowiązany jest do ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej:

Miesiąc, w którym przekroczono limit zwolnienia z kasy

Miesiąc, w którym następuje utrata prawa zwolnienia i obowiązek korzystania z kasy

Limit przekroczony w styczniu

Kwiecień

Limit przekroczony w lutym

Maj

Limit przekroczony w marcu

Czerwiec

Limit przekroczony w kwietniu

Lipiec

Limit przekroczony w maju

Sierpień

Limit przekroczony w czerwcu

Wrzesień

Limit przekroczony w lipcu

Październik

Limit przekroczony w sierpniu

Listopad

Limit przekroczony we wrześniu

Grudzień

Limit przekroczony w październiku

Styczeń roku następnego

Limit przekroczony w listopadzie

Luty roku następnego

Limit przekroczony w grudniu

Marzec roku następnego

Jeśli podatnik mimo utraty prawa do zwolnienia z kasy rejestrującej, w miesiącu, w którym powinien zakupić kasę, nie wywiąże się z tego obowiązku i dalej będzie dokonywał sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej, poniesie konsekwencje karno-skarbowe z tego tytułu. Więcej w tym temacie pisaliśmy w artykule: Kary za brak kasy fiskalnej – ile wynoszą i jak ich uniknąć!

Przekroczenie limitu sprzedaży z kasy fiskalnej – jak pilnować limitu w systemie wfirma.pl?

Pilnowanie limitu obrotu sprzedaży na rzecz osób prywatnych w systemie wfirma.pl możliwe jest dzięki etykietowaniu sprzedaży. Aby skorzystać z takiej funkcji, należy w pierwszej kolejności w zakładce: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ w prawym górnym rogu tabeli wybrać ikonę „Etykiety”. Następnie w oknie, które się pojawi, wybrać opcję DODAJ ETYKIETĘ. Etykiety można oznaczać wybranymi kolorami oraz wskazywać miejsca w systemie, w których dana etykieta ma być dostępna (w tym przypadku zakładka SPRZEDAŻ). Jako nazwę etykiety przyjmujemy np. Osoba prywatna.

Przekroczenie limitu sprzedaży - etykiety

Aby przypisać etykietę do konkretnej faktury sprzedaży, należy zaznaczyć ją na liście, następnie najechać na ikonę „Etykiety”, zaznaczyć odpowiednią etykietę i skorzystać z opcji ZASTOSUJ.

Przekroczenie limitu sprzedaży - stosowanie etykiet

Aby etykieta była widoczna na liście dokumentów sprzedażowych, należy dodać kolumnę ETYKIETY do widoku tabeli. W tym celu należy najechać na ikonę „trybika” znajdującą się po prawej stronie nad tabelą i skorzystać z opcji USTAWIENIA KOLUMN. W oknie, które się otworzy, należy przenieść kolumnę ETYKIETY do sekcji AKTYWNE KOLUMNY i zapisać zmiany.

Przekroczenie limitu sprzedaży - widoczność etykiet

Po dodaniu kolumny ETYKIETY pod tabelą pojawi się filtr, za którego pomocą można wyświetlić całą sprzedaż oznaczoną tą etykietą. Dzięki temu u dołu tabeli pojawią się wartości podsumowania sprzedaży, które obejmują tylko sprzedaż na rzecz osób prywatnych. 

Przekroczenie limitu sprzedaży - kolumna etykiety

Po wyłączeniu filtrowania, tj. ustawieniu w polu miesiąc pustego „kafelka” i wybraniu roku, będzie można kontrolować roczną sprzedaż na rzecz ww. osób.

Dodatkowo w zakładce START » ANALIZY » SPRZEDAŻ można analizować sprzedaż według etykiet nadanych do dokumentów sprzedaży.

Przekroczenie limitu sprzedaży - analizy