Obowiązki pracodawcy związane z zatrudnianiem pracowników co jakiś czas ulegają zmianom. W jednej z niedawnych nowelizacji Kodeksu pracy rozszerzono katalog informacji przekazywanych przy zatrudnieniu. Co w przypadku zatrudniania pracownika przy pracy zdalnej? Jakie obowiązki informacyjne obciążają pracodawcę oraz jak powinien on je spełnić? Co konkretnie powinna zawierać informacja o warunkach zatrudnienia przy pracy zdalnej? Wyjaśniamy w treści tego artykułu.
Minimalny zakres obowiązku informacyjnego pracodawcy przy zatrudnianiu pracownika
Przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.
W ramach obowiązku informacyjnego pracodawcy pracownikowi należy przekazać co najmniej informacje o:
obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy;
przysługujących pracownikowi przerwach w pracy;
przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku;
zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią;
zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę w przypadku pracy zmianowej;
zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy;
innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych;
wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania;
obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia;
prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy;
układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji;
terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy.
Pracodawca w ramach obowiązku informacyjnego nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy musi przekazać pracownikowi co najmniej informacje o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę z zastrzeżeniem, że nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.
W jaki sposób pracodawca może realizować obowiązek informacyjny?
W przypadku pracy wykonywanej stacjonarnie informacje wynikające z obowiązku informacyjnego pracodawca może przekazać pracownikowi w formie papierowej lub elektronicznej.
Poinformowanie pracownika o powyżej wskazanych warunkach zatrudnienia musi nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, z zastrzeżeniem, że nie dotyczy to:
informacji o zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy;
informacji o układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje o nazwie takich organów lub instytucji;
informacji o terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy w przypadku, gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy.
Informowanie o zmianie przekazanych informacji
Pracodawca, który dokonuje zmiany adresu swojej siedziby, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – adresu zamieszkania, informuje o tym pracownika. Powinno to nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu, w formie papierowej lub elektronicznej.
Praca zdalna – w jaki sposób może być ustalona?
Jak wygląda przedstawienie wymaganych w ramach obowiązku informacyjnego informacji w przypadku wykonywania pracy zdalnej? Przepisy prawa pracy regulują także te kwestie. Przy czym przewidują też rozszerzenie tych informacji w zależności od rodzaju pracy zdalnej.
Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 roku o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw wprowadza do Kodeksu pracy regulacje odnoszące się do wykonywania pracy zdalnej, jednocześnie uchylając dotychczas obowiązujące przepisy dotyczące telepracy.
Praca zdalna może być wprowadzona:
przy zawieraniu umowy o pracę,
w trakcie zatrudnienia,
na polecenie pracodawcy.
Szczególnym rodzajem pracy zdalnej jest praca zdalna okazjonalna. Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik może ją świadczyć. Wykonywanie pracy w ten sposób wymaga złożenia przez niego wniosku, który może mieć formę papierową lub elektroniczną. Kodeks pracy stanowi, że praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Ustawa określa maksymalny wymiar tego uprawnienia, wobec czego nie ma możliwości, aby pracodawca wydłużył zakres czasowy pracy zdalnej okazjonalnej np. w akcie wewnątrzzakładowym.
Praca zdalna jest niedopuszczalna w przypadku następujących rodzajów prac:
szczególnie niebezpiecznych;
w których wyniku następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
powodujących intensywne brudzenie.
Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:
przy zawieraniu umowy o pracę albo
w trakcie zatrudnienia.
Polecenie pracownikowi pracy zdalnej jest możliwe, jeżeli bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracownik złoży oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do jej realizowania w następujących sytuacjach:
w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.
określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;
wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Informacje te wraz z ogólnie obowiązującymi mogą być przekazane pracownikowi w formie papierowej lub elektronicznej.
W przypadku wykonywania pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia oraz na podstawie polecenia pracodawcy przekazuje on pracownikowi wymagane przy tego rodzaju pracy informacje w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.
Przykład 1.
Czy pan Henryk, który zatrudnia panią Iwonę jako tłumacza w formie pracy zdalnej, może przekazać jej informacje wynikające z obowiązku informacyjnego w formie ustnej?
Przekazanie informacji związanych z zatrudnieniem powinno następować w sposób wynikający z przepisów prawa. Dlatego też pan Henryk to zrobić w formie pisemnej lub elektronicznej. Forma ustna nie jest w tym wypadku dopuszczalna. Jeśli przekaże informacje w formie ustnej, musi liczyć się z konsekwencjami i odpowiedzialnością za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Skutki naruszenia obowiązku informacyjnego
Jeśli chodzi o obowiązek informacyjny ciążący na pracodawcy, nie należy go bagatelizować. Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca lub działający w jego imieniu, którzy nie informują pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszając w sposób rażący przepisy, podlegają karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Informacja o warunkach zatrudnienia przy pracy zdalnej – podsumowanie
Podsumowując, w przypadku pracy zdalnej obowiązek informacyjny pracodawcy może być spełniony tak, jak w przypadku standardowej formy wykonywania pracy, czyli papierowo lub elektronicznie. Pamiętać należy, że w określonych wypadkach w sytuacji pracownika zdalnego obowiązek informacyjny ulega rozszerzeniu.
