Poradnik Przedsiębiorcy

Samodzielne prowadzenie księgowości: z czym to się wiąże?

Obecnie wielu przedsiębiorców w ramach zmniejszenia kosztów decyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości. Przeczytaj poniższy artykuł i sprawdź, o czym należy pamiętać, gdy stajesz się własnym księgowym!

Krok 1. to zgłoszenie do CEIDG

Przy zakładaniu własnej firmy przedsiębiorca powinien przede wszystkim określić, kto będzie zajmował się prowadzeniem rozliczeń księgowych. Ma do wyboru biuro rachunkowe, zatrudnienie własnego księgowego czy też samodzielne prowadzenie księgowości.

Duże przedsiębiorstwa zatrudniające wielu pracowników oraz prowadzące pełną księgowość powinny mieć na względzie, że łączy się to z dodatkowymi obowiązkami. Tym samym warto pomyśleć o własnym, wykwalifikowanym księgowym. Jednak ze względów finansowych może okazać się to trudne do zrealizowania.

W przypadku jednoosobowej firmy prowadzenie własnej księgowości wydaje się być niezwykle kuszące. Zwłaszcza gdy zasadniczo zmniejsza to miesięczne koszty prowadzenia przedsiębiorstwa. Dodatkowo w mniejszych firmach księgowość nie musi być wcale taka skomplikowana. Jeżeli przedsiębiorca nie uzyskuje dochodów na poziomie 1,2 mln euro, wówczas będą go obowiązywać uproszczone procedury.

Tym samym przy wypełnianiu formularza CEIDG przyszły przedsiębiorca zostawia puste pole przy danych podmiotu odpowiedzialnego za rozliczenia (ewentualnie wpisuje w nim dane swojej firmy). Jest to informacja dla urzędników, że przedsiębiorca prowadzi samodzielnie księgowość.

Krok 2. to zapoznanie się z podstawą wyliczania zaliczek na podatek dochodowy, czyli z Księgą Przychodów i Rozchodów

Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR) jest dokumentem, który służy do ewidencji poszczególnych operacji gospodarczych związanych z firmą. W skrócie księguje się w niej:

  • przychody, w tym ze sprzedaży czy pozostałe przychody,

  • zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, a także pozostałe koszty uboczne związane z tymi zakupami,

  • pozostałe koszty związane (pośrednie lub bezpośrednio) z działalnością.

 

Ważne!

Do prowadzenia KPiR zobowiązane są następujące podmioty:

  • osoby fizyczne, osiągające przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej, które jako formę opodatkowania przychodu wybrały zasady ogólne lub podatek liniowy,

  • spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych, spółki partnerskie, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości w walucie polskiej 1 200 000 euro.

 

Na koniec każdego miesiąca (nie później niż do 20-tego dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni), przedsiębiorcy powinni sporządzić wydruk zapisów dokonanych za dany miesiąc zgodnie ze wzorem księgi określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie prowadzenia p.k.p.i r.

Krok 3. sprawdź kiedy (i czy w ogóle) musisz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT

Polskie prawo podatkowe daje przedsiębiorcom wybór, czy zostać czynnym podatnikiem VAT, czy raczej korzystać ze zwolnienia. Stąd warto zastanowić się w pierwszej kolejności, czy rodzaje wykonywanych czynności zostały przewidziane w ustawie jako te zwolnione z podatku VAT. Bowiem należy pamiętać, że niekiedy przepisy narzucają bezwzględny obowiązek zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT.

Krok 4. wybór odpowiedniego programu księgowego

Przedsiębiorcy samodzielnie prowadzący swoją księgowość powinni rozejrzeć się za odpowiednim programem księgowym, który pozwoli im rzetelnie wywiązywać się z obowiązku prowadzenia dokumentacji księgowej takiej jak:

  • rejestrów VAT (jeżeli zarejestrowali się jako czynni podatnicy VAT na formularzu VAT-R),

  • ewidencji wyposażenia,

  • ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

  • ewidencji przebiegu pojazdu do celów VAT oraz osobno dla podatku dochodowego (jeżeli są do tego zobowiązani).

Zasadniczo dokumenty księgowe najczęściej należy przechowywać przez minimum 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym minął termin płatności podatku dochodowego, z którym są związane.

Natomiast do comiesięcznych obowiązków z tytułu prowadzonej działalności należą:

  • odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy,

  • złożenie deklaracji VAT oraz odprowadzanie podatku na konto US (w przypadku vatowców),

  • opłacanie składek ZUS,

  • drukowanie KPiR.