Generator SOWA EFS służy do przygotowania wniosków aplikacyjnych w działaniach finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus w perspektywie finansowej na lata 2021-2027. System jest dostępny z poziomu przeglądarki internetowej pod adresem https://sowa 2021.efs.gov.pl. W ramach opracowania przedstawimy najważniejsze zasady przygotowania części opisowej wniosku, która podczas oceny jest tak samo ważna, jak szczegółowy budżet projektu.
O czym należy pamiętać, sporządzając wniosek w generatorze SOWA EFS?
W Instytucjach Organizujących Nabór (ION) zazwyczaj pracują osoby mające wieloletnie doświadczenie w ocenie wniosków unijnych. Dokumentacja konkursowa, załączniki, rozporządzenia unijne oraz przepisy krajowe to dla nich chleb powszedni. Dlatego też każdy przedsiębiorca, który zamierza przygotować wniosek, powinien bardzo dobrze zapoznać się z regulaminem oraz załącznikami. Informacje zawarte we wniosku powinny być zrozumiałe, konkretne i jednoznaczne. Należy unikać ogólnikowych stwierdzeń, które nic nie wnoszą do treści wniosku. Jednym z częściej popełnianych błędów jest powielanie tych samych treści w różnych częściach wniosku. Potencjalni beneficjenci, bardzo często nie mając pomysłu na dane pole we wniosku, korzystają z, wydawać by się mogło, najłatwiejszego rozwiązania, a mianowicie powtarzają wielokrotnie te same treści w różnych polach. Warto zatem wielokrotnie wracać do instrukcji wypełniania wniosku, która zazwyczaj w sposób jasny i klarowny określa, jakie konkretnie informacje powinny być zawarte w danym polu. Wnioskodawcy często posługują się skrótami. Takie rozwiązanie jest dopuszczalne, ale pod warunkiem, że będą to skróty powszechnie obowiązujące w języku polskim.
Przygotowując wniosek aplikacyjny, odpowiadamy na zdiagnozowany problem, który występuje na danym obszarze lub w określonej grupie docelowej. W pewnym sensie poprzez przywołanie konkretnych liczb, danych, statystyk musimy przekonać oceniających, że dokonaliśmy bardzo dogłębnej analizy problemu. Przywołane przez nas źródła wiedzy powinny być wiarygodne i sprawdzalne w łatwy sposób. Zalecamy zatem korzystać ze statystyk z realizacji poprzednich projektów, doświadczeń w pracy partnerów projektu, informacji Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), danych zawartych na stronach Powiatowych/Wojewódzkich Urzędów Pracy, informacji z Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie (PCPR) oraz Ośrodków Pomocy Społecznej (OPS).
Generator SOWA EFS - co zawiera sekcja informacje o projekcie?
W pierwsze części wniosku aplikacyjnego większość danych wypełnia się automatycznie na podstawie informacji o naborze wprowadzonych przez instytucję. Najważniejsze jest określenie ram czasowych projektu. Na podstawie daty rozpoczęcia i zakończenia projektu system pozwala na dodawanie zadań oraz określenie czasu ich realizacji. Tworząc tytuł projektu, należy pamiętać, że powinien on być zwięzły i nawiązywać do grupy docelowej oraz realizowanych zadań. Osoba oceniająca wniosek, czytając opis projektu, powinna uzyskać informacje: jaki jest cel projektu, główne rezultaty, które zostaną osiągnięte dzięki jego realizacji oraz kto dokładnie i w ramach jakich działań zostanie objęty wsparciem. Ostatnim istotnym elementem tej części wniosku jest obszar realizacji. Mimo że wybierany jest z listy rozwijanej, beneficjent ma możliwość dodania konkretnych powiatów lub gmin, na których terenie zamierza realizować zadania.
Jak określić grupę docelową w generatorze SOWA EFS?
Każdy projekt, który jest dofinansowany w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, musi odpowiadać na potrzeby określonej grupy docelowej. Na wnioskodawcy ciąży zatem obowiązek wyboru konkretnej grupy docelowej spośród potencjalnych grup dla danego typu projektu (zazwyczaj jest to lista rozwijana w generatorze). Informacje na temat osób planowanych do objęcia wsparciem powinny być bardzo szczegółowe, tak aby osoba oceniająca wniosek mogła stwierdzić, czy projekt jest skierowany do osób kwalifikujących się do otrzymania wsparcia. Przy opisie grupy docelowej wnioskodawca wskazuje istotne cechy uczestników, takie jak wiek, status zawodowy, wykształcenie, płeć, niepełnosprawność. Z opisu musi jasno wynikać, że wnioskodawca zna grupę docelową projektu oraz efektywny sposób jej wsparcia w ramach działań przewidzianych do realizacji. Ponieważ wniosek to zespół naczyń powiązanych, gdzie jeden element wpływa na inne, można powiedzieć, że ta część wniosku będzie miała znaczenie dla opisu rekrutacji uczestników oraz zbadania potencjału wnioskodawcy i jego doświadczenia w realizacji podobnych przedsięwzięć. Kluczowym elementem opisu grupy docelowej są również potrzeby i oczekiwania uczestników w kontekście wsparcia udzielanego w projekcie, a także bariery, które mogą napotkać uczestnicy. Sprawdźmy zatem, jakie zagrożenia mogą wystąpić na etapie rekrutacji, które spowodują, że mimo że grupa docelowa została właściwie określona (jej potrzeby i oczekiwania są powszechnie znane), to i tak mogą wystąpić bariery, które zniechęcają uczestników do udziału w projekcie lub znacznie go ograniczają. Na przykład, wnioskodawca zaplanował szkolenia dla osób o niskich kwalifikacjach, które mają odbyć się mieście wojewódzkim. Nikt nie przewidział, że większość potencjalnych uczestników mieszka poza tym miastem i może mieć duże trudności z dojazdem na szkolenie, co znacznie utrudnia rekrutację. Inną bardzo częstą barierą w projektach związanych z podnoszeniem kwalifikacji jest brak świadomości potrzeby rozwijania swoich umiejętności, niska motywacja oraz brak wiary we własne siły.
Generator SOWA EFS a wskaźniki
Nie ma projektu unijnego bez wskaźników. Instytucja, przyznając wsparcie za pomocą wskaźników, monitoruje realizację projektu oraz cele, które wyznaczył sobie beneficjent. Wyróżniamy 3 rodzaje wskaźników:
- produktu – czyli wszystko to, co zostało osiągnięte dzięki realizacji projektu (wytworzone dobra, usługi świadczone na rzecz uczestników) – co do zasady odnoszą się do osób lub podmiotów objętych wsparciem;
- rezultatu – określają efekt zrealizowanych działań w odniesieniu do osób lub podmiotów (np. poprawa sytuacji na rynku pracy osób objętych wsparciem). Możemy je podzielić na 2 grupy:
- rezultatu bezpośredniego – odnoszą się do sytuacji uczestnika zaraz po zakończeniu udziału w projekcie (mowa tutaj o okresie nie dłuższym niż 4 tygodnie),
- rezultatu długoterminowego – dotyczą efektów wsparcia osiągniętych w okresie dłuższym niż 4 tygodnie od zakończenia wsparcia (np. po 6 miesiącach);
- inne wspólne wskaźniki produktu – dotyczą osób z niepełnosprawnościami, z krajów trzecich, obcego pochodzenia, należących do mniejszości, w tym społeczności marginalizowanych, takich jak Romowie, w kryzysie bezdomności lub dotkniętych wykluczeniem z dostępu do mieszkań.
Trzeba pamiętać, że wskaźniki muszą być określone w sposób precyzyjny i mierzalny. Beneficjent wybiera zawsze wskaźniki adekwatne dla danego projektu (pomocna jest tutaj lista rozwijana) przy założeniu, że obowiązkowo należy wybrać co najmniej 1 wskaźnik produktu i 1 rezultatu. Główną funkcją wskaźników jest udzielenie odpowiedzi na pytanie: czy zdefiniowany we wniosku problem został rozwiązany lub złagodzony, a realizacja projektu zakończyła się sukcesem? Najwięcej problemów na etapie tworzenia wniosku o dofinansowanie stwarza beneficjentom nie sam wybór wskaźnika, ale sposób jego pomiaru. Kluczowe są tutaj dostępność oraz wiarygodność danych niezbędnych do pomiaru danego wskaźnika.
Generator SOWA EFS - w jaki sposób określić zadania w projekcie?
Aby skutecznie realizować projekt, należy określić zadania, które przybliżą nas do osiągnięcia zdefiniowanego celu. Jest to bardzo ważna część wniosku, gdyż od tego, jakie zadania określimy w projekcie, będzie zależała konstrukcja całego budżetu. Każde zadanie musi mieć swoją nazwę, datę rozpoczęcia i zakończenia zadania (oczywiście musi to być spójne z okresem realizacji całego projektu). Kolejnym elementem jest opis wraz z uzasadnieniem zadania. Beneficjent musi bowiem wykazać, że realizacja zadania jest niezbędna z punktu widzenia potrzeb grupy docelowej. Każdy projekt, który jest skierowany do osób, powinien zawierać informacje o sposobie rekrutacji uczestników. Zaleca się zatem, aby informacje o rekrutacji, sposobie dotarcia do potencjalnych uczestników zostały opisane w ramach jednego zadania. Bardzo dużą uwagę przy konstruowaniu zadań należy zachować w przypadku projektów rozliczanych kwotami ryczałtowymi. Co to oznacza w praktyce? W takim przypadku 1 zadanie stanowi 1 kwotę ryczałtową. W opisie muszą znaleźć się informacje, w jaki sposób beneficjent zamierza dokumentować realizację zadania. Przykładowe dokumenty, które mogą posłużyć do oceny realizacji zadania, to:
- lista uczestników na szkoleniu lub podczas innej formy wsparcia realizowanej w projekcie,
- certyfikat ze szkolenia,
- dokumentacja fotograficzna,
- analizy i raporty wytworzone w trakcie projektu,
- dzienniki zajęć prowadzone w projekcie.
Przy określaniu zadań ważna jest również chronologia. Poszczególne zadania powinny być realizowane zgodnie z zaplanowaną kolejnością. Nie ma bowiem możliwości konstruowania budżetu bez wcześniejszego stworzenia harmonogramu realizacji zadań. Tworząc opis poszczególnych zadań, trzeba pamiętać, żeby był on szczegółowy i zawierał informację, kto jest odpowiedzialny za realizację konkretnego zadania. Ma to duże znaczenie w przypadku projektów partnerskich. Należy bowiem uzasadnić zarówno wybór partnerów do realizacji poszczególnych zadań, jak i ich odpowiedzialność za poszczególne zadania. Jak szczegółowy powinien być opis zadania, pokażemy na przykładzie projektu szkoleniowego. Beneficjent powinien określić m.in. miejsce prowadzenia zajęć, liczbę edycji oraz grup, sposób rekrutacji, planowane terminy rozpoczęcia i zakończenia, kadrę, program, materiały szkoleniowe itp. Ostatnim zadaniem we wniosku o dofinansowanie są zawsze koszty pośrednie, czyli koszty administracyjne związane z techniczną obsługą projektu, których katalog został wskazany w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków. Ponieważ koszty pośrednie są rozliczane stawką ryczałtową, wnioskodawca nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na potwierdzenie ich poniesienia.
Tworząc wniosek o dofinansowanie w generatorze SOWA EFS, beneficjent będzie musiał zmierzyć się z częścią opisową oraz budżetem. W ramach opracowania zwrócono uwagę, jak prawidłowo określać grupę docelową, bariery, które mogą wystąpić, wskaźniki oraz zadania realizowane w ramach projektu. Podczas sporządzania wniosku zachęcamy do korzystania z instrukcji, w której można znaleźć wiele przydatnych wskazówek.