Omawiamy najważniejsze zmiany w składkach ZUS w 2025 r. oraz ich wpływ na koszty delegacji pracowników, a także praktyczny aspekt związany z dostosowaniem polityki delegacyjnej przedsiębiorstwa do nowych realiów prawnych i finansowych.
Rok 2025 przyniósł istotne zmiany w zakresie składek ZUS, które mają bezpośredni wpływ na koszty delegacji pracowników. Zmiany w podstawie wymiaru składek sprawiają, że przedsiębiorcy musza na nowo przeanalizować budżet związany z delegacjami pracowników, zarówno tymi krajowymi, jak i zagranicznymi. Zrozumienie tych zmian jest kluczowe dla efektywnego zarządzania kosztami i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami.
Nowe zasady ustalania podstawy wymiaru składek ZUS od 2025 roku
Od 1 stycznia 2025 r. obowiązują zmienione przepisy dotyczące ustalania podstawy wymiaru składek na ZUS, które istotnie wpływają na sposób rozliczania delegacji pracowników.
Zmiany te wynikają zarówno z nowelizacji przepisów wykonawczych, jak i coraz bardziej rygorystycznej interpretacji obowiązujących regulacji. Zmiany dotyczą w szczególności sytuacji, gdy delegacja ma charakter długoterminowy, a świadczenie przysługujące z jej tytułu nabiera cech stałego dodatku do wynagrodzenia. W takich okolicznościach ZUS może uznać, że świadczenie to nie ma incydentalnego charakteru i powinno zostać oskładkowane.
Delegacja, a zmiany w składkach ZUS– które świadczenia podlegają oskładkowaniu?
Delegacje pracownicze wiążą się z szeregiem świadczeń dodatkowych, które – w zależności od formy i celu – mogą podlegać oskładkowaniu . Kluczowe znaczenie ma w tym przypadku rozróżnienie pomiędzy świadczeniem wynikającym z podroży, a stałym elementem wynagrodzenia. Zgodnie z przepisami, zwrot kosztów delegacji, takich jak diety, noclegi, czy przejazdy, nie podlega składkom ZUS, o ile jest wypłacany w granicach przewidzianych przepisami.
Problematyczne stają się jednak sytuacje, gdy delegacja ma charakter ciągły, a świadczenia są wypłacane przez wiele miesięcy, zwłaszcza w stałej wysokości. Organy ZUS coraz częściej traktują takie świadczenia, jako ukrytą część wynagrodzenia, w efekcie uznając, że podlegają one oskładkowaniu. Może to dotyczyć m. in. ryczałtów za używanie prywatnego samochodu, dodatków relokacyjnych lub zwrotu kosztów najmu mieszkania.
ZUS podkreśla, że świadczenie przestaje być neutralne składkowo, gdy pracownik nie przedkłada żadnych dokumentów wykazujących poniesione koszty lub jeśli zwrot następuje ryczałtem, niezależnie od wydatków. Dla przedsiębiorców takie stanowisko organów oznacza konieczność skrupulatnego dokumentowania wydatków związanych z delegacjami i unikania rutynowego wypłacania świadczeń. Przejrzystość rozliczeń to kluczowy aspekt dla uniknięcia konsekwencji w sporze z organami.
Koszty zakwaterowania i transportu – najnowsze stanowiska organów
W ostatnich latach koszty zakwaterowania oraz transportu stały się jednym z najczęściej kontrolowanych obszarów zawiązanych z delegowaniem pracowników. Przedsiębiorcy, którzy pokrywają pracownikom wydatki na mieszkania, bilety lotnicze, czy wynajem auta, często zakładają, że są to świadczenia wolne od składek ZUS. Jednak zarówno praktyka, jak i orzecznictwo, pokazują, że nie zawsze jest to regułą.
Sądy, choć nie zawsze przychylają się do interpretacji ZUS, a raczej podążają za utrwaloną już linią orzeczniczą, zgodnie z którą, co do zasady rozliczenie podróży służbowych nie podlegają oskładkowaniu.
Sądy niemal jednogłośnie uznają, że świadczenie zapewniane przez pracodawcę w związku z delegowaniem pracowników, nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia. Należy jednak pamiętać, że już sama okoliczność, że spory z tej materii trafiają do sądów wskazuje na duże wątpliwości interpretacyjne w tym zakresie. Dlatego też kluczowe jest przeanalizowanie okoliczności każdej sprawy, w tym charakteru delegacji oraz dostosowania sposobu dokumentacji i rozliczania każdej z nich.
Praktyczne skutki zmian w odniesieniu do budżetu przedsiębiorców
Możliwy wzrost podstawy wymiaru składek ZUS, a co za tym idzie, wyższe składki od wynagrodzeń, wpływa bezpośrednio na koszt zatrudnienia pracowników, w tym zwłaszcza rozliczeń związanych z delegacjami służbowymi. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność przeliczenia budżetów, zwłaszcza w branżach, gdzie delegację są częstą formą wykonywania pracy.
Jeśli w przeszłości część świadczeń była traktowana jako zwolniona ze składek lub podlegała korzystnym interpretacjom, to przy obecnym podejściu ZUS, może okazać się, że konieczna będzie zmiana kalkulacji. W skrajnych przypadkach może to oznaczać wzrost kosztów oddelegowanego pracownika nawet o kilkaset złotych miesięcznie.
Dla firm działających w systemie, który wymaga precyzyjnego ustalenia kosztu pracownika w przeliczeniu na dzień roboczy, każda dodatkowa składka może negatywnie wpłynąć na rentowność przedsięwzięcia. Ryzyko to dotyczy w szczególności małych przedsiębiorców, których elastyczność budżetowa często jest mniejsza niż w przypadku dużych przedsiębiorstw.
Wzrost obciążeń może wymusić zmianę modelu współpracy, na przykład rezygnację
z umów o pracę na rzecz coraz popularniejszej współpracy w formie B2B.
W praktyce zmiany te mogą wymagać od przedsiębiorców ponownej analizy opłacalności delegacji, a także uwzględnienia ewentualnych składek już na etapie oferowania usług i zawierania umów z klientami. Warto również regularnie monitorować interpretacje ZUS, aby dowiedzieć się dokładnie, jakie koszty związane z delegacjami mogą zostać oskładkowane.
Jak ograniczyć ryzyko błędów w rozliczeniach z ZUS
Złożoność przepisów i niejednolita praktyka organów sprawiają, że ryzyko popełnienia błędów w rozliczeniach z ZUS staje się realnym zagrożeniem dla przedsiębiorców. Dlatego wdrożenie odpowiednich procedur kontrolnych i prewencyjnych może okazać się niezbędne.
Regularna współpraca z profesjonalistą może być kluczowa w obliczu zmieniającej się praktyki interpretacyjnej. Warto zweryfikować swoje podejście do rozliczania delegacji, świadczeń pozapłacowych i wynagrodzeń. Bardzo często błędy wynikają z braku wiedzy, niekoniecznie z zaniedbań.
Ważnym elementem jest również precyzyjne dokumentowanie delegacji. Rzetelna dokumentacja wykazująca cel wyjazdu, miejsce oraz czas mogą pomóc w udowodnieniu, że pracownik rzeczywiście był w podróży służbowej, a nie np. stale pracował poza siedzibą firmy, co może wpływać na sposób rozliczania świadczeń.
W przypadku bardziej złożonych stanów faktycznych, zwłaszcza przy dużych inwestycjach w kadry, dodatkowe zabezpieczenie mogą stanowić indywidulane interpretacje. Ich zakres ochronny jest, co prawda ograniczony, jednak mogą okazać się pomocne.
W większych firmach warto przyłożyć szczególną uwagę do weryfikacji poprawności klasyfikacji świadczeń i podstaw wymiaru składek. Przy dużej ilości pracowników warto prowadzić cykliczne kontrole. Takie działanie pomaga wykryć błędy zanim zostaną one zakwestionowane przez ZUS.
Regulacje zmieniają się dynamicznie, dlatego tez warto zapewnić zespołom, zwłaszcza z działów kadr i płac, bieżący dostęp do wiedzy. Dobrze poinformowany zespół to mniejsze ryzyko błędnych działań.
Dzięki adekwatnym działaniom przedsiębiorca może nie tylko uniknąć błędów, ale także przygotować się na ewentualną kontrolę ze strony ZUS.
W obliczu rosnącej presji finansowej i dynamicznych zmian prawnych, przedsiębiorcy muszą dziś nie tylko kalkulować koszty pracy, lecz także przewidywać skutki decyzji kadrowych i organizacyjnych pod kątem składek ZUS. Delegacje coraz częściej stają się przedmiotem wnikliwej analizy organów. To wymaga nie tylko dobrej znajomości przepisów, ale także aktywnego zarządzania ryzykiem, opartego na dokumentacji, procedurach i wsparciu doradców. W zmiennych okolicznościach prawnych warto pamiętać, że ochrona interesu przedsiębiorstwa nie polega na omijaniu prawa, lecz na jego świadomym stosowaniu. Właściwe podejście do rozliczania delegacji to nie tylko kwestia rachunku ekonomicznego, ale też element budowy trwałego i bezpiecznego zatrudnienia.
Podstawa prawna:
Materiał opracowany przez zespół „Tak Prawnik”.
Właścicielem marki „Tak Prawnik” jest BZ Group Sp. z o.o.
