Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawiera zamknięty katalog rodzaju dowodów księgowych, jakie mogą stanowić podstawę do zaksięgowania wydatku w kosztach. Przedsiębiorca, który podróżuje służbowo, co do zasady może zaksięgować fakturę za zakup biletów lotniczych, pod warunkiem, że ich zakup jest ściśle związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jak natomiast zaksięgować wydatek, kiedy nie został on udokumentowany fakturą? Czy elektroniczne potwierdzenie rezerwacji lotu wystarczy, by ująć wydatek w kosztach?
Wydatki bez faktury
Wydatek co do zasady powinien być udokumentowany fakturą lub rachunkiem, natomiast od tej reguły istnieją wyjątki. Wśród nich możemy wyróżnić:
- paragon dokumentujący detaliczny zakup środków czystości, materiałów BHP czy materiałów biurowych, przy czym paragon powinien zawierać dane wystawcy, datę, rodzaj oraz ilość zakupionego towaru, cenę jednostkową, a także wartość zakupu. Na odwrocie paragonu powinny znaleźć się dane nabywcy oraz rodzaj towaru;
- nabycie paliwa lub olejów za granicą, pod warunkiem, że paragon będzie spełniał wytyczne wymienione powyżej. Wartość zakupu przelicza się na PLN według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień zakupu;
- bilety PKP, autobusowe, komunikacji miejskiej, lotnicze, pod warunkiem, że są w formie biletu jednorazowego wystawionego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami i znajdują się na nich takie dane jak: nazwa i NIP sprzedawcy, liczba kilometrów, numer i data wystawienia, kwota należności wraz z podatkiem oraz kwota podatku;
- potwierdzenia opłat pocztowych, które mogą stanowić dowód księgowy do ujęcia w kosztach;
- potwierdzenia z wyciągu bankowego o dokonanych opłatach bankowych, prowizjach itd.
Bilet lotniczy w kosztach uzyskania przychodu
W rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur określono sytuacje, kiedy faktura może mieć węższy zakres danych i pomimo tego może zostać ujęta w kosztach uzyskania przychodu.
Są to wydatki m.in. za przejazd autostradą płatną lub przejazd na dowolną odległość, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać: Bilet ten powinien zawierać dane takie jak:
- numer i datę wystawienia,
- imię i nazwisku lub nazwę podatnika,
- informacje pozwalające na identyfikację usługi,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
Kwestią oczywistą jest spełnienie przez wydatek definicji kosztu uzyskania przychodu, czyli musi on:
- zostać poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;
- nie znajdować się w katalogu wydatków z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jako wydatek, który nie może zostać zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu;
- być odpowiednio udokumentowany.
Elektroniczne potwierdzenie rezerwacji lotu – czy na jego podstawie można zaksięgować wydatek?
Sytuacją szczególną jest brak wystawienia faktury przez przewoźnika. Wielu przewoźników lotniczych nie wystawia faktur, lecz pozwala na wygenerowanie dokumentu elektronicznego, który stanowi potwierdzenie rezerwacji lotu. Wydruk potwierdzenia co do zasady powinien zawierać: dane o przewoźniku (nazwę i NIP), datę wystawienia, numer referencyjny rezerwacji, kwotę należności oraz trasę przelotu. Płatności za przelot, co do zasady, dokonuje się za pośrednictwem karty płatniczej lub przelewu z konta, co stanowi dodatkowe potwierdzenie dokonanej transakcji.
Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Zatem jeśli wydatek spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu i został udokumentowany wszystkimi możliwymi do uzyskania dowodami, w tym wypadku elektronicznym potwierdzeniem rezerwacji biletu wraz z potwierdzeniem zapłaty, wówczas można ująć ten wydatek w kosztach podatkowych.
Potwierdzeniem w tej kwestii może być indywidualna interpretacja podatkowa Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 25 maja 2012 r. o numerze IBPBI/1/415–679/12/ZK, w której podatnik dokonał zakupu usługi przelotu od jednej z popularnych linii lotniczych. Przedsiębiorca, ze względu na charakter prowadzonej działalności gospodarczej, zmuszony jest dokonywać wielu podróży służbowych.
Przewoźnik natomiast nie wystawia faktur, kupujący może wydrukować elektroniczne potwierdzenie rezerwacji lotu. Na wydruku potwierdzenia brakuje numeru identyfikacyjnego przewoźnika. Podatnik oprócz elektronicznego wydruku posiada dowód zapłaty w postaci wyciągu bankowego (płatności dokonano kartą płatniczą, za pośrednictwem internetu). Według organów podatkowych, potwierdzenie rezerwacji wraz z potwierdzeniem zapłaty stanowią wystarczający dowód, aby zaksięgować wydatek w kosztach uzyskania przychodu:
"(...) Mając na względzie powyższe stwierdzić należy, iż co do zasady wskazane we wniosku wydatki winny być udokumentowane fakturą VAT. Jeżeli jednak w istocie, jak wskazano we wniosku nie jest możliwe uzyskanie takiej faktury, gdyż wskazany we wniosku przewoźnik nie wystawia faktur, np. na żądanie, to podstawę ujęcia (udokumentowania) ww. wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą stanowić przedstawione we wniosku dowody, tj. potwierdzenia lotu (jeżeli zawierają wszystkie elementy wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 cyt. rozporządzenia) wraz z potwierdzeniem zapłaty za przelot kartą kredytową(...)."
Przy czym w interpretacji zaznaczono, że podatnik ma obowiązek wykazania związku poniesienia wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz właściwego udokumentowania.
Podsumowując, jeżeli podatnik podsiada elektroniczne potwierdzenie rezerwacji lotu, na którym widnieją niezbędne dane charakterystyczne dla dokumentów księgowych to nie ma przeciwwskazań żeby ująć go do kosztów firmowych.
