Poradnik Przedsiębiorcy

WZ jako dowód księgowy - księgowanie zakupu towarów w KPiR

Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) jest dowodem magazynowym wystawianym przez magazyniera dokumentującym rozchód towarów lub wyrobów gotowych w momencie wydania ich na zewnątrz magazynu. Wystawiony WZ nie generuje zapisów w rejestrach VAT oraz płatności. Czy przedsiębiorca może na jego podstawie dokonać zapisów w księdze przychodów i rozchodów - czy stanowi on dowód księgowy?

Dowód księgowy w KPIR

rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów opisane zostały w § 12 ust 3. dowody księgowe, które są podstawą dokumentowania zapisów w KPiR. Zalicza się do nich m.in.:

1. faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami lub

2. dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów (zwiększenie przychodów) na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym (dowody zmniejszenia kosztów/zwiększenia przychodów).

3. dokumenty określające zwiększenie kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 24d ustawy o podatku dochodowym (dowody zwiększenia kosztów).

4. inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.§ 13. ww. rozporządzenia określa dokumenty, które również należy uznać za dowody księgowe:
dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
dowody przesunięć;
dowody opłat pocztowych i bankowych;
inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2.
Natomiast zgodnie z § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia:
Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

WZ jako dowód księgowy

Na podstawie dokumentu magazynowego WZ nie mogą być dokonywane zapisy ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Dokument ten nie zawiera podstawowych danych jakie są zawarte w rozporządzeniu, więc co do zasady nie może być uznany za dowód księgowy.

Co ważne, stanowisko to potwierdzają także organy podatkowe w wydawanych interpretacjach:

(...)Z informacji zawartych we wniosku wynika, że Wnioskodawca zakupił od firmy towar, a sprzedawca nie wystawił faktury. Wnioskodawca posiada tylko dokument wewnętrzny, na którym widnieje data, kwota przelewu, kod banku rejestrowego wykonanego przelewu, dany asortyment w sztukach za który zapłacono w kwocie netto i brutto oraz podsumowanie, czyli wartość.

Mając na uwadze powyższe w sprawie będącej przedmiotem wniosku, na podstawie dowodu wewnętrznego tzw. „WZ”, nie można dokonać ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, bowiem taki dokument nie będzie zawierał wszystkich elementów zawartych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów niezbędnych do uznania go za dowód księgowy, czyli podpisów osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej.

Z uwagi na powyższe (...) dowód wewnętrzny tzw. „WZ” , który nie zawiera podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych, nie odpowiada wymaganiom określonym w cytowanym powyżej rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.(...)” (indywidualna interpretacja z dnia 10 stycznia 2014 r. o sygn. ILPB1/415-1140/13-2/AMN wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu).

Podsumowując, aby móc zakwalifikować zakup towarów do kosztów na podstawie WZ, dokument ten musi posiadać dane określone w rozporządzeniu. W przypadku braku tych danych należy wystąpić o odpowiedni dokument, np. fakturę, ponieważ niekompletnego WZ nie można traktować jak dowód księgowy.

Dokument WZ - jak wygenerować w systemie Wfirma.pl

Aby móc dodawać dokumenty magazynowe w systemie wFirma.pl należy rozszerzyć pakiet o MAGAZYN. W celu wygenerowania dokumentu WZ należy przejść przejść do zakładki MAGAZYN » DOKUMENTY » DODAJ » DODAJ DOKUMENT WZ. 

WZ - wydanie zewnętrzne, jak wygenerować w systemie wfirma.pl?

Więcej na temat dokumentów magazynowych w systemie wFirma.pl znajduje się w artykule: Dokumenty magazynowe - najistotniejsze informacje.