Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) jest dowodem magazynowym wystawianym przez magazyniera dokumentującym rozchód towarów lub wyrobów gotowych w momencie wydania ich na zewnątrz magazynu. Wystawiony WZ nie generuje zapisów w rejestrach VAT oraz płatności. Czy przedsiębiorca może na jego podstawie dokonać zapisów w księdze przychodów i rozchodów - czy stanowi on dowód księgowy?
Dowód księgowy w KPIR
W rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów opisane zostały w § 11 ust 3. dowody księgowe, które są podstawą dokumentowania zapisów w KPiR. Zalicza się do nich m.in.:
- faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami lub
- dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
- datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
- wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
- wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
- podpis osoby sporządzającej dokument, lub
- inne dowody, wymienione w § 12 i 13 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
- wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
- datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
- przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
- podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
§ 12. ww. rozporządzenia określa dokumenty, które również należy uznać za dowody księgowe:
dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
- noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
- dowody przesunięć;
- dowody opłat pocztowych i bankowych;
- inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.
Natomiast zgodnie z § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia: "Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku)".
WZ jako dowód księgowy
Na podstawie dokumentu magazynowego WZ nie mogą być dokonywane zapisy ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Dokument ten nie zawiera podstawowych danych jakie są zawarte w rozporządzeniu, więc co do zasady nie może być uznany za dowód księgowy.
Co ważne, stanowisko to potwierdzają także organy podatkowe w wydawanych interpretacjach:
Mając na uwadze powyższe w sprawie będącej przedmiotem wniosku, na podstawie dowodu wewnętrznego tzw. „WZ”, nie można dokonać ujęcia kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, bowiem taki dokument nie będzie zawierał wszystkich elementów zawartych w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów niezbędnych do uznania go za dowód księgowy, czyli podpisów osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczej.
Z uwagi na powyższe (...) dowód wewnętrzny tzw. „WZ” , który nie zawiera podpisów osób uprawnionych do prawidłowego dokumentowania operacji gospodarczych, nie odpowiada wymaganiom określonym w cytowanym powyżej rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów i nie może stanowić dowodu księgowego, będącego podstawą zapisu kosztu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.(...)” (indywidualna interpretacja z dnia 10 stycznia 2014 r. o sygn. ILPB1/415-1140/13-2/AMN wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu)."
Podsumowując, aby móc zakwalifikować zakup towarów do kosztów na podstawie WZ, dokument ten musi posiadać dane określone w rozporządzeniu. W przypadku braku tych danych należy wystąpić o odpowiedni dokument, np. fakturę, ponieważ niekompletnego WZ nie można traktować jak dowód księgowy.
Dokument WZ - jak wygenerować w systemie wFirma.pl
Aby móc dodawać dokumenty magazynowe w systemie wFirma.pl należy rozszerzyć pakiet o MAGAZYN. W celu wygenerowania dokumentu WZ należy przejść przejść do zakładki MAGAZYN » PRODUKTY, gdzie zaznaczamy produkty, które chcemy wydać i korzystamy z opcji WYDANIE » NA PODSTAWIE WZ.
Więcej na temat dokumentów magazynowych w systemie wFirma.pl znajduje się w artykule: Dokumenty magazynowe - najistotniejsze informacje.
