Poradnik Przedsiębiorcy

Jeden rachunek bankowy do celów prywatnych i służbowych a koszty uzyskania przychodu

Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w celu dokonania płatności za zobowiązania wobec kontrahentów lub urzędów zakładają rachunki bankowe. Czy jednak jest to konieczne? Czy można wykorzystywać jeden rachunek bankowy do celów prywatnych i służbowych? Odpowiadamy poniżej.

Obowiązek posiadania osobnego rachunku bankowego dla działalności

Przepisy podatkowe nie regulują kwestii posiadania firmowego rachunku bankowego przez przedsiębiorców. W związku z tym przedsiębiorca nie ma obowiązku zakładania rachunku bankowego przeznaczonego wyłącznie dla celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Niemniej jednak taki rachunek firmowy podatnik ma prawo założyć.
Po jego założeniu należy go zgłosić w urzędzie na druku CEIDG-1.Szczegółowe informacje dotyczące wypełnienia formularza CEIDG-1 można znaleźć w artykule: Formularz CEIDG-1 z omówieniem – aktualizacja danych.

Jeden rachunek bankowy do celów prywatnych i służbowych

Skoro przepisy podatkowe nie nakazują przedsiębiorcom zakładania osobnych rachunków dla działalności gospodarczej, oznacza to, że przedsiębiorcy mogą wykorzystywać prywatne konta bankowe w celu dokonania płatności kontrahentom, a nawet zapłaty podatków czy składek ZUS. Czy jednak jeden rachunek bankowy dla celów prywatnych i firmowych jest dobrym rozwiązaniem? Poniżej omawiamy kilka kwestii.

Wydatki prowadzenia rachunku bankowego w kosztach podatkowych

Przedsiębiorca, który dysponuje firmowym rachunkiem bankowym, ma możliwość ujmowania wydatków związanych z jego prowadzeniem, dokonywaniem przelewów itp. w kosztach firmowych. Dowodem, na podstawie którego podatnik dokonuje księgowania, jest wystawiony przez niego dowód wewnętrzny (DW). Należy pamiętać, że pod DW konieczne jest podpięcie dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku – w przypadku opłat bankowych właściwym będzie wyciąg bankowy.

Przykład 1.

Pani Marianna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i ponosi wydatki związane z prowadzeniem firmowego rachunku bankowego. Czy wydatki te może zaksięgować w kosztach firmowych? Na podstawie jakiego dokumentu dokonać tego księgowania?

Wydatki związane z prowadzeniem firmowego rachunku bankowego mogą stanowić koszt podatkowy. Księgowania wydatku należy dokonać na podstawie dowodu wewnętrznego. Pod wygenerowany dowód pani Marianna powinna podpiąć wyciąg bankowy z widocznymi opłatami bankowymi.

Dowód wewnętrzny, na podstawie którego podatnik zaksięguje wydatek można wygenerować w systemie wFirma.pl korzystając z zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » DOWÓD WEWNĘTRZNY, gdzie w pojawiającym się oknie należy uzupełnić datę wystawienia dokumentu, kwotę oraz informację, czego dotyczy generowany dokument. Dodatkowo w polu SCHEMAT KSIĘGOWY należy wybrać opcję KOSZTY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI i zapisać.

rachunek bankowy do celów prywatnych i służbowych

Po zapisaniu wpis zostanie ujęty w KPIR w kolumnie 13 – pozostałe wydatki.Podatnik, który do celów działalności wykorzystuje prywatny rachunek firmowy, nie może ująć w kosztach pełnej kwoty opłat za prowadzenie rachunku. Kosztem mogą być wyłącznie opłaty za przelewy dokonane w ramach działalności. Przedsiębiorca musi jednak pamiętać, że w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej jest zobowiązany do udowodnienia zasadności kosztu.

Rachunek firmowy a biała lista podatników

Przedsiębiorca nie ma obowiązku zakładania firmowego rachunku bankowego. Niemniej jednak w celu wypełnienia obowiązków wynikających z obowiązujących od stycznia 2020 roku przepisów dotyczących białej listy podatników VAT, podatnik może być zmuszony do założenia takiego rachunku. Zgodnie z art. 22p ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przedsiębiorcy mają obowiązek dokonywania płatności za faktury, których wartość wynosi min. 15 000 zł na rachunek bankowy podatnika znajdujący się na białej liście.

Na białej liście znajdują się jedynie firmowe rachunki bankowe. Nie ma tam natomiast rachunków prywatnych. W związku z tym, aby rachunek bankowy znajdował się na białej liście, musi być rachunkiem firmowym założonym specjalnie dla celów prowadzonej działalności gospodarczej i zgłoszony w CEIDG. Dokonując zakupu, kontrahent może więc wymagać wskazania numeru rachunku zawartego na białe liscie podatników VAT, aby dokonać płatności za fakturę.Zapłata za fakturę w wysokości min. 15 000 zł dokonana na rachunek bankowy podatnika, który nie znajduje się na białej liście, spowoduje, że wydatek nie będzie mógł stanowić kosztu uzyskania przychodów u nabywcy. Przedsiębiorcy będą zatem zdecydowanie częściej weryfikować rachunki firmowe.Podsumowując, jeden rachunek bankowy do celów prywatnych i służbowych nie jest zabroniony z punktu widzenia przepisów podatkowych, niemniej jednak może okazać się, że w celu utrzymania współpracy z dotychczasowymi partnerami lub rozpoczęcia nowej współpracy konieczne będzie jego założenie firmowego rachunku, który będzie widoczny na białej liście podatników VAT.

Rachunek bankowy w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma.pl łatwo można dodać informację o rachunkach bankowych. Dzięki temu wybrany numer rachunku bankowego będzie wyświetlał się na wystawianych fakturach sprzedaży.

Aby dodać numer rachunku bankowego w systemie, należy skorzystać z zakładki: USTAWIENIA » DANE PODSTAWOWE » DANE IDENTYFIKACYJNE. W pojawiającym się oknie należy przejść do zakładki RACHUNKI BANKOWE, a następnie skorzystać z opcji DODAJ RACHUNEK.

rachunek bankowy do celów prywatnych i służbowych na fakturze

Po zapisaniu rachunku firmowego możliwe będzie zamieszczenie go przy wystawianiu faktury. W tym celu w zakładce PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ, w pojawiającym się oknie w zakładce ZAAWANSOWANE w polu RACHUNEK BANKOWY należy wybrać ten nowo dodany.

rachunek bankowy do celów prywatnych i służbowych - dane identyfikacyjne

Wówczas na wydruku faktury zostanie on zamieszczony.