Poradnik Przedsiębiorcy

Kiedy i jak prowadzić magazyn w działalności jednoosobowej?

Osoby, których firmy działają w zakresie produkcji lub handlu towarami mogą mieć dylemat, czy powinny prowadzić magazyn w działalności jednoosobowej. W niniejszym artykule postaramy się wyjaśnić wszelkie wątpliwości, jakie nasuwają się przedsiębiorcom w odniesieniu do gospodarki magazynowej w działalności, a także przedstawimy sytuacje, kiedy warto zdecydować się na zakup programu magazynowego. Zapraszamy do lektury!

Magazyn w działalności jednoosobowej – prawo czy obowiązek?

Gospodarka magazynowa to działalność przedsiębiorstwa, której celem jest właściwe przechowywanie dóbr materialnych, pozwalające zabezpieczyć funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Obowiązek prowadzenia magazynu wynika z ustawy o rachunkowości będącej podstawą prawną dla podmiotów prowadzących księgi handlowe. W jednoosobowych działalnościach gospodarczych przedsiębiorcy zazwyczaj rozliczają się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych czy kartę podatkową – rzadziej prowadzą księgi handlowe, czyli tzw. pełną księgowość. Osoby posiadające jednoosobowe firmy w zakresie produkcji czy handlu zazwyczaj nie mają obowiązku prowadzenia magazynu. W Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów ani w Ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne nie ma bowiem zapisów obligujących podatników do prowadzenia magazynu.

Brak obowiązku narzuconego przez przepisy w odniesieniu do gospodarki magazynowej nie oznacza jednak, że przedsiębiorca nie może zdecydować się na magazyn w działalności. W wielu przypadkach gospodarka magazynowa może przyczynić się do usprawnienia procesu produkcji, zamówień i sprzedaży, utrzymania porządku i bieżącej kontroli nad stanem materiałów i towarów. Magazyn w jednoosobowej działalności gospodarczej może być bardzo przydatny i w ostatecznym rozrachunku przyczynić się do zwiększenia zysków.

Korzyści płynące z prowadzenia magazynu w firmie produkcyjnej lub usługowej

Magazyn w działalności jednoosobowej i nie tylko, daje przedsiębiorcy rzetelny obraz obrotu towarami i materiałami wykorzystywanymi w procesie produkcyjnym. Prowadzenie magazynu w jednoosobowej działalności gospodarczej w zakresie produkcji lub handlu towarami jest pomocne szczególnie wtedy, gdy posiada się dużą liczbę towarów, towary są zróżnicowane lub mają stosunkowo krótki okres przydatności, który trzeba na bieżąco śledzić w celu uniknięcia ewentualnych strat. Skrupulatnie prowadzona gospodarka magazynowa jest gwarancją bezpieczeństwa dla przedsiębiorcy.

Dzięki rzetelnemu prowadzeniu magazynu przedsiębiorca posiada aktualne informacje dotyczące stanów magazynowych, w każdej chwili może sprawdzić, ile konkretnych materiałów i towarów posiada, co w znaczny sposób ułatwia zamówienia i ogranicza wystąpienie ewentualnych braków. Długotrwała obserwacja procesu zamówień, produkcji i sprzedaży pozwala wypracować optymalny stan magazynu.

W łatwy sposób można także sprawdzić ceny nabycia i porównać je z cenami zastosowanymi przy sprzedaży konkretnych produktów, co z kolei daje jasny obraz, ile przedsiębiorstwo zarabia na obrocie i produkcji w odniesieniu do konkretnych towarów i produktów. Taka obserwacja z pewnością ułatwia zarządzanie firmą. Planowanie długoterminowe procesu produkcji i handlu może także skłonić osobę zarządzającą do szczegółowej analizy opłacalności aktualnie stosowanych rozwiązań w oparciu o dane magazynowe, a w konsekwencji do zrezygnowania z produkcji lub sprzedaży generującej straty i tym samym przyczynić się do zwiększenia zysków z działalności.

Magazyn w działalności jednoosobowej a spis z natury

Prowadząc magazyn w działalności jednoosobowej, w znaczny sposób ułatwia się także sporządzenie remanentu na koniec roku podatkowego.

Warto przypomnieć, że zgodnie z art. 2 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, zwanego dalej „spisem z natury”:

  • na 1 stycznia;
  • na koniec każdego roku podatkowego;
  • na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego;
  • w razie utraty w ciągu roku podatkowego prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym;
  • w razie zmiany wspólnika;
  • w razie zmiany proporcji udziałów wspólników;
  • w razie likwidacji działalności.

Spis z natury ma zatem obowiązek sporządzić każdy przedsiębiorca rozliczający się na podstawie PKPiR. Wartość spisu z natury na koniec roku ma istotne znaczenie dla określenia właściwej podstawy do opodatkowania w zeznaniu rocznym, dlatego bardzo ważne jest skrupulatne sporządzenie spisu z natury i jego wycena.

Jeszcze do niedawna, bo przed 1 stycznia 2019 roku, obowiązkowy spis z natury dotyczył także ryczałtowców. Wraz z 1 stycznia 2019 roku w Ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne zapisy dotyczące obowiązkowego spisu z natury analogiczne jak w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zostały uchylone.Brak magazynu nie zwalnia przedsiębiorcy z wykonania obowiązkowego remanentu na koniec roku podatkowego.Prowadząc magazyn w działalności jednoosobowej, właściwy program jest pomocny przy sporządzaniu spisu z natury, trzeba jednak mieć na uwadze, że w spisie tym należy wykazać rzeczywiście posiadane na dany moment ilości określonych towarów i materiałów. Konieczne jest zatem porównanie stanów magazynowych w programie z towarami i materiałami, które faktycznie znajdują się w danej chwili w firmie.

Program magazynowy online – dodatkowy koszt czy oszczędność?

Magazyn w działalności jednoosobowej gospodarczej może być bardzo pomocny. Wśród przedsiębiorców często panuje błędne przekonanie, że program magazynowy znacznie zwiększy koszty prowadzenia biznesu, tymczasem może okazać się, że wyjdzie całkiem odwrotnie – zaoszczędzony w ten sposób czas przedsiębiorcy i jego pracowników z pewnością może być lepiej wykorzystany do prowadzenia biznesu. Program magazynowy wFirma kosztuje tylko 7 zł miesięcznie, a zapewnia m.in.:

  • sprawne zarządzanie produkcją;
  • kontrolę i optymalizację stanów;
  • możliwość wystawiania dokumentów magazynowych online;
  • optymalizację przepływów;
  • obsługę rezerwacji i zamówień;
  • zarządzanie towarami z określoną datą przydatności.

Program magazynowy online wFirma – poznaj główne funkcje systemu do zarządzania sprzedażą z magazynem

Wybierając profesjonalny program magazynowy wFirma, przedsiębiorca otrzymuje kompleksowe narzędzie do zarządzania sprzedażą online:

  • integrację z marketplace Allegro;
  • integrację z platformami e-commerce;
  • integrację z systemami płatności.

Jak widać, koszt programu magazynowego może być niewielki, a rzetelne prowadzenie magazynu przy wykorzystaniu narzędzi online z pewnością przyczyni się do sprawnego zarządzania materiałami i towarami, zapewni kontrolę nad aktualnym stanem magazynu, zminimalizuje straty w towarach i materiałach, a w konsekwencji pozwoli utrzymać porządek w działalności.