Poradnik Przedsiębiorcy

Dowody księgowe - czy stanowią podstawę zapisów w księgach rachunkowych?

Większość przedsiębiorców jest zobligowana do pełnej księgowości, ale są też tacy, którzy decydują się na dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych. W jaki sposób prawidłowo dokumentować przeprowadzone operacje gospodarcze? Czym są dowody księgowe? Zapraszamy do lektury!

Jaką funkcję pełnią dowody księgowe?

Dowody księgowe stanowią podstawę dokonywania zapisów w księgach rachunkowych. Zdarzenia wchodzące w zakres działalności danej firmy, które księgujemy, nazywamy operacjami gospodarczymi. Zdarzenia te dają się wyrazić w wartościach pieniężnych oraz powodują zmiany w bilansie. Dowody księgowe stanowią zatem potwierdzenie dokonania konkretnej operacji gospodarczej. Przykładowymi operacjami gospodarczymi są:

  • zakup towarów lub usług;

  • zapłata za faktury kosztowe otrzymane od dostawców;

  • przekazanie wyrobów gotowych z produkcji do magazynu;

  • sprzedaż produktów (towarów bądź usług);

  • złomowanie środka trwałego;

  • otrzymanie zapłaty od odbiorcy;

  • otrzymanie pieniędzy z tytułu zaciągniętej pożyczki;

  • udzielenie pożyczki.

Jakie dokumenty mogą stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych?

Dowody księgowe dzielimy na trzy podstawowe grupy:

  • dowody zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;

  • dowody zewnętrzne własne – wystawiane przez przedsiębiorstwo i przekazywane kontrahentom;

  • dowody wewnętrzne – stanowią podstawę dokonania operacji wewnętrznych przedsiębiorstwa.

Zgodnie z art. 20 ust. 3 Ustawy o rachunkowości zapisów w księgach rachunkowych można dokonywać także na podstawie sporządzonych przez jednostkę dowodów księgowych zbiorczych, korygujących, zastępczych i rozliczeniowych.

Do dowodów księgowych zaliczyć możemy m.in.:

  • faktury;

  • faktury korygujące;

  • rachunki;

  • dokumenty celne;

  • miesięczny raport fiskalny;

  • ewidencję bezrachunkową;

  • noty obciążeniowe;

  • dokumenty potwierdzające dokonanie opłat pocztowych czy skarbowych;

  • wyciągi bankowe;

  • wyciągi kasowe;

  • dokumenty obrotu magazynowego;

  • rachunki dotyczące umów zlecenia i umów o dzieło.

Dowody księgowe - jakie dane powinny zawierać?

Nie każdy dokument, który z pozoru stanowi potwierdzenie dokonania danej operacji gospodarczej, może zostać uznany za dowód księgowy. Zgodnie z przepisami dowód księgowy musi być także prawidłowo sporządzony i zawierać wyszczególnione w ustawie o rachunkowości elementy.Art. 21. 1. ustawy o rachunkowości
Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania”.
Dodatkowo dowód księgowy powinien być kompletny, bez błędów rachunkowych, a także wystawiony w sposób czytelny, staranny i trwały.

Księgi rachunkowe – język i waluta

Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych został ściśle określony w ustawie o rachunkowości. Przedsiębiorcy decydujący się na pełną księgowość (lub zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych) powinni szczegółowo zapoznać się z przepisami i dbać nie tylko o prawidłowe udokumentowanie każdej operacji gospodarczej, ale także o rzetelne prowadzenie ksiąg w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy.Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej.Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zatem zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

Podsumowując, przed dokonaniem zapisu w księgach rachunkowych należy dokładnie zweryfikować poprawność dowodu księgowego oraz sprawdzić, czy zawiera on wszystkie niezbędne elementy. Każdy dokument księgowy powinien być zatwierdzony przez upoważnioną do tego osobę pod względem formalno-rachunkowym oraz merytorycznym. Dopiero wówczas, gdy mamy pewność, że dany dokument wystawiony jest zgodnie z przepisami, mamy prawo zarejestrować na jego podstawie operację gospodarczą.