Większość przedsiębiorców jest zobligowana do pełnej księgowości, ale są też tacy, którzy decydują się na dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych. W jaki sposób prawidłowo dokumentować przeprowadzone operacje gospodarcze? Czym są dowody księgowe? Zapraszamy do lektury!
Jaką funkcję pełnią dowody księgowe?
Dowody księgowe stanowią podstawę dokonywania zapisów w księgach rachunkowych. Zdarzenia wchodzące w zakres działalności danej firmy, które księgujemy, nazywamy operacjami gospodarczymi. Zdarzenia te dają się wyrazić w wartościach pieniężnych oraz powodują zmiany w bilansie. Dowody księgowe stanowią zatem potwierdzenie dokonania konkretnej operacji gospodarczej. Przykładowymi operacjami gospodarczymi są:
-
zakup towarów lub usług;
-
zapłata za faktury kosztowe otrzymane od dostawców;
-
przekazanie wyrobów gotowych z produkcji do magazynu;
-
sprzedaż produktów (towarów bądź usług);
-
złomowanie środka trwałego;
-
otrzymanie zapłaty od odbiorcy;
-
otrzymanie pieniędzy z tytułu zaciągniętej pożyczki;
-
udzielenie pożyczki.
Jakie dokumenty mogą stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych?
Dowody księgowe dzielimy na trzy podstawowe grupy:
-
dowody zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;
-
dowody zewnętrzne własne – wystawiane przez przedsiębiorstwo i przekazywane kontrahentom;
-
dowody wewnętrzne – stanowią podstawę dokonania operacji wewnętrznych przedsiębiorstwa.
-
faktury korygujące;
-
rachunki;
-
dokumenty celne;
-
miesięczny raport fiskalny;
-
ewidencję bezrachunkową;
-
noty obciążeniowe;
-
dokumenty potwierdzające dokonanie opłat pocztowych czy skarbowych;
-
wyciągi bankowe;
-
wyciągi kasowe;
-
dokumenty obrotu magazynowego;
-
rachunki dotyczące umów zlecenia i umów o dzieło.
Dowody księgowe - jakie dane powinny zawierać?
Nie każdy dokument, który z pozoru stanowi potwierdzenie dokonania danej operacji gospodarczej, może zostać uznany za dowód księgowy. Zgodnie z przepisami dowód księgowy musi być także prawidłowo sporządzony i zawierać wyszczególnione w ustawie o rachunkowości elementy.
„Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania”.
Księgi rachunkowe – język i waluta
Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych został ściśle określony w ustawie o rachunkowości. Przedsiębiorcy decydujący się na pełną księgowość (lub zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych) powinni szczegółowo zapoznać się z przepisami i dbać nie tylko o prawidłowe udokumentowanie każdej operacji gospodarczej, ale także o rzetelne prowadzenie ksiąg w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy.
Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
Podsumowując, przed dokonaniem zapisu w księgach rachunkowych należy dokładnie zweryfikować poprawność dowodu księgowego oraz sprawdzić, czy zawiera on wszystkie niezbędne elementy. Każdy dokument księgowy powinien być zatwierdzony przez upoważnioną do tego osobę pod względem formalno-rachunkowym oraz merytorycznym. Dopiero wówczas, gdy mamy pewność, że dany dokument wystawiony jest zgodnie z przepisami, mamy prawo zarejestrować na jego podstawie operację gospodarczą.
