Ewidencja czasu pracy — aktualny stan prawny

Ewidencja czasu pracy należy do jednych z najważniejszych czynności związanych z rozliczaniem czasu pracy, pozwala bowiem na ustalenie uprawnień pracowniczych w zakresie należności za pracę, w tym dodatkowych składników wynagrodzenia. W ostatnim czasie wprowadzono zmiany w przepisach wykonawczych dotyczących m.in. ewidencji czasu pracy. Jaki jest zatem aktualny stan prawny w tym obszarze przedmiotowym — piszemy na ten temat poniżej. 

Ewidencja czasu pracy — obowiązujące przepisy

Kwestie związane z zasadami prowadzenia ewidencji czasu pracy uregulowano na dwóch poziomach — ustawowo i na szczeblu wykonawczym.

Podstawowe unormowania w tym zakresie zostały zawarte w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku — Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”.

Ewidencja czasu pracy w świetle przepisów kp

W rozumieniu przepisów kp prowadzenie i przechowywanie w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników stanowi jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy.

W odniesieniu do czynności dotyczących ewidencjonowania czasu pracy odpowiednie postanowienia zawarto w art. 149 § 1 kp. 

Zgodnie z kodeksowymi regulacjami w odniesieniu do niektórych grup zatrudnionych przewidziano odstępstwo od obowiązku ewidencjonowania godzin pracy. Należy jednocześnie podkreślić, że nie jest to równoznaczne ze zwolnieniem z obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy w ogóle, chodzi natomiast o rezygnację z rejestrowania godzin pracy. 

Powyższa zasada dotyczy następujących kategorii pracowników:

• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej,
• objętych systemem zadaniowego czasu pracy.

Warto tutaj odwołać się do wyroku Sądu Najwyższego (SN) z 19 maja 2004 roku, w którym sędziowie orzekli, że ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy (art. 149 § 2 kp) wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu, ale dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wysoce utrudniona (I PK 630/03, OSNAPiUS 2005/2/4).

Do zagadnienia skutków braku prowadzenia ewidencji czasu pracy przez zobowiązaną do tego osobę odniósł się ponadto SN w wyroku z 16 listopada 2000 roku (I PKN 80/00, OSNAPiUS 2002/11/264). Skład orzekający uznał mianowicie, że kierownik jednostki organizacyjnej zobligowany do prowadzenia dokumentacji dotyczącej czasu pracy własnego i podległych mu pracowników, nie może — podczas dochodzenia wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych i w wolne soboty — wywodzić korzystnych dla siebie skutków, powołując się na brak takiej dokumentacji. 

Ewidencja czasu pracy w świetle przepisów wykonawczych

W obecnym stanie prawnym przepisy określające postępowanie w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy, zostały zawarte w Rozporządzeniu MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, zwanym dalej „rozporządzeniem”.

Przepisy wskazanego aktu wykonawczego były nowelizowane ze względu na konieczność uwzględnienia w treści rozporządzenia zmian wprowadzonych w kp.

Katalog dokumentów gromadzonych przez pracodawcę w związku z obowiązkiem ewidencji czasu pracy pracownika 

Zgodnie z wytycznymi zawartymi w § 6 pkt 1 i 2 rozporządzenia pracodawca prowadzi odrębnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w których skład wchodzą:

 a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;

 b) wnioski pracownika dotyczące:

• udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 kp),
• ustalenia indywidualnego rozkładu czasu, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 kp),
• stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kp),
• stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 kp),
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 kp),
• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 kp),
• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148(1) kp),
• ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 173(1) kp);

 c) dokumenty związane:

• ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 kp),
• z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy (art. 151³ kp),
• z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;

 d) zgoda:

• pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 kp) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 kp),
• pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 kp);
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego.

Forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz obowiązek odpowiedniego zabezpieczenia

Przepisy art. 94 pkt 9a kp przewidują, że dokumentacja pracownicza, w tym obejmująca dokumenty w zakresie ewidencjonowania czasu pracy, może być prowadzona i przechowywana zarówno w tradycyjnej papierowej formie, jak i w postaci elektronicznej. 

Powyższe kwestie zostały także odpowiednio unormowane w przepisach rozporządzenia.

W rozdziale 4 rozporządzenia zawarto natomiast szczegółowe zasady postępowania w przypadku konieczności przeniesienia dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi.

Ewidencja czasu pracy — aktualny stan prawny. Podsumowanie

Ostatnie zmiany w kp spowodowały konieczność dostosowania do tych modyfikacji legislacyjnych przepisów wykonawczych. Jest tak również w przypadku rozporządzenia określającego zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym obejmującej ewidencję czasu pracy. W części ewidencyjnej należy obecnie przechowywać wnioski pracownika w sprawie ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej oraz ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego.