Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą muszą pamiętać o wielu obowiązkach podatkowych nałożonych na nich przepisami ustawy. Jedną z takich powinności jest konieczność regulowania płatności dla kontrahentów na rachunek bankowy wymieniony na białej liście. W poniższym artykule przeanalizujemy, jakie są podatkowe skutki dokonania płatności poza białą listą.
Czym jest biała lista podatników VAT?
Biała lista podatników jest prowadzona przez Szefa KAS w formie elektronicznej i zawiera ona wykaz podmiotów:
-
w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT;
-
zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.
Wykaz ten jest ogólnie dostępny dla każdego podatnika i na bieżąco aktualizowany w razie zmiany danych.
Biała lista podatników zawiera następujące dane podatników VAT:
-
firmę (nazwę) lub imię i nazwisko;
-
NIP, KRS;
2a. status podmiotu:
-
w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,
-
zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona;
-
numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany;
-
adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną;
-
adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności – w odniesieniu do osoby fizycznej;
-
imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
-
imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
-
imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej;
-
daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
-
podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT;
-
numery rachunków rozliczeniowych otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Obowiązek regulowania płatności pomiędzy przedsiębiorcami za pomocą rachunków bankowych
Kolejny przepis, na który musimy zwrócić uwagę, to art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców.
Regulacja tam zawarta wskazuje, że dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
-
stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
-
jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Tak ukształtowana regulacja wymusza na przedsiębiorcach dokonujących wzajemnych transakcji korzystanie z rachunków bankowych w zakresie regulowania płatności. W rezultacie gdy wartość transakcji przekracza 15 000 zł, to należy dokonać zapłaty poprzez rachunek płatniczy. W tym przypadku niedopuszczalne jest natomiast regulowanie należności w formie gotówkowej.
Warto przy tym podkreślić, że tego rodzaju obowiązek nie dotyczy płatności w przypadku, gdy stroną transakcji jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
Podatkowe skutki dokonania płatności poza białą listą
Przepisy prawa podatkowego, a konkretnie art. 22p ustawy PIT, odnoszą się do konsekwencji podatkowych związanych z naruszeniem obowiązku dokonania płatności poprzez rachunek bankowy.
Jak czytamy w art. 22p ust. 1 pkt 1–2 ustawy PIT, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców:
-
została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub
-
została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny.
W świetle powyższego przepisu konsekwencje podatkowe dokonania płatności gotówką lub na rachunek inny niż wynikający z białej listy są dla podatnika bardzo surowe. Zrealizowana w ten sposób płatność nie może być bowiem uznana za koszt uzyskania przychodu.
W rezultacie, choć podatnik ponosi wydatek związany z prowadzoną działalnością gospodarczą i są spełnione ogólne przesłanki kosztów określone w art. 22 ust. 1 ustawy PIT, to z uwagi na niedopełnienie powinności regulowania należności na rachunek bankowy wartość wydatku nie stanowi kosztu podatkowego.
Trzeba przy tym zauważyć, że od powyższego przepisu istnieją pewne wyjątki, które stanowią koło ratunkowe dla podatników i pozwalają ostatecznie na zaliczenie wydatku w kosztach podatkowych.
W tym zakresie przede wszystkim wskażmy, że ograniczenia w zaliczaniu do kosztów nie stosuje się, jeżeli zapłata należności przez podatnika została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w białej liście podatników VAT, a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.
W tym miejscu należy podkreślić, że zgodnie z art. 15zzn ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych termin na złożenie zawiadomienia ZAW-NR przedłuża się do 14 dni od dnia zlecenia przelewu.
