Poradnik Przedsiębiorcy

Nota księgowa a nota korygująca - czym się różnią?

Przy prowadzeniu działalności mogą zdarzyć się sytuacje, w których przedsiębiorca otrzymał od kontrahenta dokument z błędnymi danymi lub kontrahent nie wywiązał się z umowy. Powstaje wówczas pytanie, czy powinna zostać wystawiona nota księgowa czy korygująca oraz czym się one różnią?

Czym jest nota korygująca?

Nota korygująca jest dokumentem, który wystawia nabywca towaru lub usługi w celu poprawy błędu, w przypadku gdy otrzymał fakturę z błędnymi danymi formalnymi, takimi jak: nazwa firmy lub towaru/usługi, adres czy brak NIP-u na fakturze. Notę korygującą trzeba wystawić w dwóch egzemplarzach, które powinny być podpisane i przechowywane przez nabywcę i sprzedawcę.

Zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT notą korygującą nie można skorygować pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15, czyli m.in.: wartości ilościowej, kwoty netto lub brutto czy stawki podatku VAT, ponieważ w takim wypadku sprzedawca powinien wystawić fakturę korygującą.

Jakie dane powinna zawierać nota korygująca?

Elementy, jakie powinna zawierać nota korygująca, uregulował art. 106k ust. 3 ustawy o VAT. Należą do nich:

  • wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;

  • kolejny numer noty korygującej;

  • data wystawienia noty korygującej;

  • imię i nazwisko lub nazwa firmy sprzedawcy i nabywcy, których dotyczy nota korygująca oraz ich adresy;

  • NIP sprzedawcy i nabywcy;

  • dane zawarte na fakturze, której dotyczy nota korygująca, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6, czyli m.in.: numer faktury, data jej wystawienia;

  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Dodatkowo nota korygująca powinna zostać zaakceptowana przez odbiorcę, ustawodawca nie wskazał jednak dokładnej formy takiej akceptacji. Podatnik może zatem wybrać dowolnie spośród: np. podpisu na nocie, e-maila z informacją o akceptacji noty itp.

Czym jest nota księgowa?

Nota księgowa jest dokumentem rozliczeniowym jednostki, na którym nie wykazuje się podatku VAT, czyli dokumentuje transakcje nieopodatkowane VAT. Trzeba tu podkreślić, że taki dokument nie stanowi faktury czy rachunku.

Do najczęstszych przyczyn wystawienia noty księgowej należą:

  • obciążenie nabywcy odsetkami za nieterminową spłatę zobowiązań;

  • obciążenie nabywcy karą umowną za nieterminową realizację umowy;

  • dokonanie rozliczenia finansowego między firmami, np. opłaty skarbowe czy zwrot poniesionych wydatków;

  • sprostowanie pomyłek w wystawionych wcześniej innych dowodach księgowych niezwiązanych z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT.

Czy nota księgowa może stanowić dowód księgowy?

Aby notę księgową można było ująć w kosztach, musi ona stanowić dowód księgowy. To, jakie elementy powinien posiadać dowód księgowy, zostało wymienione w § 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  1. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej;

  2. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy (jeśli daty są takie same, wystarczy podanie jednej);

  3. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;

  4. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych;

  5. oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dodatkowo nota księgowa stanowi dowód księgowy, gdy jest sporządzona w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego i została otrzymana od kontrahenta podatnika lub przekazana kontrahentowi (§ 12 pkt. 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR).

W przeciwnym razie, aby nota księgowa stanowiła dowód księgowy, musi być potwierdzona umową lub potwierdzeniem przelewu.

Nota korygująca a nota księgowa

Różnice pomiędzy notą korygującą a notą księgową zostały zobrazowane w poniższej tabeli.

 

Nota korygująca

Nota księgowa

Kto wystawia?

nabywca

nabywca/sprzedawca

Jaki typ dokumentu?

dokument korygujący 

stanowi dokument rozliczeniowy jednostki

Cel wystawienia

wystawiana jest w celu poprawienia błędu formalnego

obciążenie nabywcy/sprzedawcy dodatkowymi kosztami

Przepisy regulujące

art. 106k ust. 3 ustawy o VAT

głównie § 12 i 11 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR

Podsumowując, nota korygująca ma na celu poprawienie błędu formalnego, a nota księgowa służy do rozliczeń, np. z tytułu niewywiązania się z umowy lub innych sytuacji finansowych. Są to zatem dwa odrębne typy dowodów księgowych, które pełnią oddzielną funkcję, dlatego też dokumentów tych nie należy stosować zamiennie.

Nota księgowa a nota korygująca - do czego służą?

Nota księgowa w systemie wFirma.pl – jak wystawić?

W celu wystawienia noty księgowej w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » NOTĘ KSIĘGOWĄ.

Nota księgowa

 

Wartość noty zostanie ujęta w 8. kolumnie KPiR – pozostałe przychody w dacie zapłaty noty (po oznaczeniu noty jako opłaconej). W celu rozliczenia noty trzeba przejść do zakładki PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, następnie zaznaczyć notę oraz wybrać opcję ROZLICZ » ROZLICZ PŁATNOŚĆ.

Nota księgowa

Nota korygująca w systemie wFirma.pl – jak wystawić?

W celu wystawienia noty korygującej należy w pierwszej kolejności wprowadzić dokument, który ma być skorygowany, i następnie w systemie wFirma.pl przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE, kolejno zaznaczyć właściwą fakturę, do której nota ma być wystawiona, po czym z górnego menu wybrać WYSTAW » NOTĘ KORYGUJĄCĄ.

 Nota księgowa

Wówczas w wyświetlonym oknie w części TREŚĆ DO POPRAWIENIA trzeba wprowadzić błędną treść z faktury, a w polu TREŚĆ PRAWIDŁOWĄ treść prawidłową. Możliwa jest również zmiana treści pól automatycznie wypełnionych przez system (dane sprzedawcy, seria czy data wystawienia).

Nota księgowa