Poradnik Przedsiębiorcy

Nota księgowa a nota korygująca - czym się różnią?

Przy prowadzeniu działalności mogą zdarzyć się sytuacje, w których przedsiębiorca otrzymał od kontrahenta dokument z błędnymi danymi lub kontrahent nie wywiązał się z umowy. Powstaje wówczas pytanie, czy powinna zostać wystawiona nota księgowa czy korygująca oraz czym się one różnią?

Czym jest nota korygująca?

Nota korygująca jest dokumentem, który wystawia nabywca towaru lub usługi w celu poprawy błędu, w przypadku gdy otrzymał fakturę z błędnymi danymi formalnymi, takimi jak: nazwa firmy, adres czy brak NIP-u na fakturze. Notę korygującą należy wystawić w dwóch egzemplarzach, które powinny być podpisane i przechowywane przez nabywcę i sprzedawcę.Zgodnie z art. 106k ust. 1 ustawy o VAT notą korygującą nie można skorygować pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8–15, czyli m.in.: wartości ilościowej, kwoty netto lub brutto czy stawki podatku VAT, ponieważ w takim wypadku należy wystawić fakturę korygującą.

Jakie dane powinna zawierać nota korygująca?

To, jakie elementy powinna zawierać nota korygująca, zostało uregulowane w art. 106k ust. 3 ustawy o VAT. Są to:

  • wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
  • kolejny numer noty korygującej;
  • data wystawienia noty korygującej;
  • imię i nazwisko lub nazwa firmy sprzedawcy i nabywcy, których dotyczy nota korygująca oraz ich adresy;
  • NIP sprzedawcy i nabywcy;
  • dane zawarte na fakturze, której dotyczy nota korygująca, określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–6, czyli m.in.: numer faktury, data jej wystawienia;
  • wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Czym jest nota księgowa?

Nota księgowa jest dokumentem rozliczeniowym jednostki, na którym nie wykazuje się podatku VAT. Należy tu podkreślić, że taki dokument nie stanowi faktury czy rachunku, dlatego też nie można nim udokumentować sprzedaży towarów lub usług.

Do najczęstszych przyczyn wystawienia noty księgowej należą:

  • obciążenie nabywcy odsetkami za nieterminową spłatę zobowiązań,
  • obciążenie nabywcy karą umowną za nieterminową realizację umowy,
  • dokonanie rozliczenia finansowego między firmami, np. opłaty skarbowe czy zwrot poniesionych wydatków,
  • sprostowanie pomyłek w wystawionych wcześniej innych dowodach księgowych niezwiązanych z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT.

Czy nota księgowa może stanowić dowód księgowy?

Aby można było ująć notę księgową w kosztach, musi ona stanowić dowód księgowy. To jakie elementy powinien posiadać dowód księgowy, zostało wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR, zgodnie z którym dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  1. numer dokumentu, który umożliwi jego powiązanie z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie,
  2. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej,
  3. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy (jeśli daty są takie same, wystarczy podanie jednej),
  4. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  5. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Dodatkowo nota księgowa stanowi dowód księgowy, gdy jest sporządzona w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego lub własnego i została otrzymana od kontrahenta podatnika lub przekazana kontrahentowi (§ 13 pkt 2 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR).

W przeciwnym razie, aby nota księgowa stanowiła dowód księgowy, musi być potwierdzona umową lub potwierdzeniem przelewu.

Nota korygująca a nota księgowa

  Nota korygująca Nota księgowa
Kto wystawia? nabywca nabywca/sprzedawca
Jaki typ dokumentu? dokument korygujący  stanowi dokument rozliczeniowy jednostki
Cel wystawienia wystawiana jest w celu poprawienia błędu formalnego obciążenie nabywcy/sprzedawcy dodatkowymi kosztami
Czy dokument należy podpisać? tak nie
Przepisy regulujące art. 106k ust. 3 ustawy o VAT głównie § 13 i 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR

Podsumowując, nota korygująca ma na celu poprawienie błędu formalnego, a nota księgowa służy do rozliczeń, np. z tytułu niewywiązania się z umowy lub innych sytuacji finansowych. Jak widać, są to dwa odrębne typy dowodów księgowych, które pełnią odrębną funkcję, dlatego też dokumentów tych nie należy stosować zamiennie.