Split payment w praktyce - wszystko, co warto wiedzieć!

Wprowadzenie obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności, tzw. split payment, miało na celu uszczelnienie systemu finansowego w Polsce. Mechanizm podzielonej płatności obowiązuje od 1 lipca 2018 roku, natomiast dopiero od 1 listopada 2019 roku jest obligatoryjnym sposobem na uregulowanie niektórych zobowiązań. Dodatkowo od 1 października 2020 roku, wraz z wejściem w życie nowej struktury JPK_V7, podatnicy muszą stosować dodatkowe oznaczenie „MPP” dla celów ewidencyjnych, jeżeli transakcja objęta jest split payment. Sprawdźmy, jak funkcjonuje split payment w praktyce, czyli kiedy jest obowiązkowy, jak należy wystawiać fakturę objętą mechanizmem podzielonej płatności i w jaki sposób wykazywać taką transakcję w JPK_V7.

Co to jest split payment?

Mechanizm podzielonej płatności jest jednym ze sposobów na przeciwdziałanie oszustwom podatkowym, ponieważ zapobiega przywłaszczaniu przez nieuczciwych podatników kwoty podatku VAT. Split payment to sposób dokonania płatności za fakturę z wykorzystaniem tzw. komunikatu przelewu. W związku z tym mechanizm dotyczy wyłącznie płatności dokonywanych za pomocą przelewu bankowego. Zgodnie z art. 108a ust. 2 ustawy o VAT split payment w praktyce oznacza wpływ:

• całości lub części kwoty podatku VAT z faktury na specjalny rachunek VAT;

• całości lub części kwoty netto z faktury na rachunek rozliczeniowy albo na rachunek w SKOK, dla którego prowadzony jest rachunek VAT lub rozliczenia jej w inny sposób, np. gotówką.

Dla kogo split payment jest obowiązkowy?

Otrzymując fakturę z naliczonym podatkiem VAT, przedsiębiorca może dobrowolnie zastosować płatność z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności. Taki sposób płatności jest jednak obowiązkowy, jeżeli zostaną spełnione łącznie cztery warunki:

1. transakcja zawierana jest pomiędzy podatnikami bez względu na to, czy nabywca jest podatnikiem VAT czynnym, czy zwolnionym;

2. faktura sprzedaży wystawiona jest przez czynnego podatnika VAT;

3. wartość brutto faktury sprzedaży przekracza kwotę 15 000 zł;

4. przynajmniej jedna pozycja faktury została wymieniona w załączniku 15. ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT faktura, która została objęta obowiązkowym split payment, powinna zawierać na wydruku adnotację „mechanizm podzielonej płatności”.

Specjalny rachunek VAT – kwestie formalne

Zgodnie z art. 62a ust. 3 ustawy Prawo bankowe dla rachunków rozliczeniowych banki mają obowiązek prowadzić specjalny rachunek VAT. Przy czym jeżeli przedsiębiorca posiada kilka rachunków rozliczeniowych w jednym banku, bank otwiera jeden rachunek VAT dla nich wszystkich. Prowadzenie osobnych rachunków VAT do każdego rachunku rozliczeniowego jest możliwe wyłącznie na wniosek posiadacza rachunku.

Mimo że podatnik jest właścicielem zarówno rachunku rozliczeniowego, jak i specjalnego rachunku VAT, posiada ograniczony dostęp do środków zgromadzonych na rachunku VAT. Odłożona tam kwota VAT może zostać wykorzystana jako:

• zapłata podatku VAT kontrahentom na podstawie posiadanej faktury zakupu;

• zwrot nienależnie otrzymanych środków na rachunek VAT;

• zapłata podatku VAT do urzędu skarbowego;

• zapłata składek ZUS;

• zapłata podatków PIT oraz CIT wynikających z zeznań rocznych oraz zaliczek na podatek dochodowy w trakcie roku;

• zapłata należności celnych;

• zapłata podatku akcyzowego;

• zapłata dodatkowych zobowiązań podatkowych, w tym odsetek podatkowych;

• transfer środków z jednego rachunku VAT na inny rachunek VAT tego samego posiadacza;

• transfer środków z rachunku VAT na rachunek rozliczeniowy (wyłącznie po wyrażeniu zgody przez naczelnika US).

Podatnicy nie mogą również dokonywać wpłat na rachunek VAT według własnego uznania, ponieważ zgodnie z art. 62b ust. 1 ustawy Prawo bankowe rachunek VAT może zostać uznany za środki pochodzące m.in. z tytułu:

• zapłaty podatku VAT wynikającego z faktury sprzedaży;

• zwrotu podatku VAT z US;

• transferu środków z innego rachunku VAT tego samego posiadacza.

Split payment w praktyce

W celu dokonania zapłaty z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności przedsiębiorca wykorzystuje tzw. komunikat przelewu. Zgodnie z art. 108a ust. 3 ustawy o VAT podatnik wskazuje w nim:

• kwotę podatku VAT, który ma zostać w całości lub w części zapłacony z zastosowaniem split payment;

• kwotę odpowiadającą w całości lub w części wartości brutto faktury;

• numer faktury, której płatność dotyczy;

• numer NIP sprzedawcy.

Tak dokonany przelew zostanie zaksięgowany na koncie rozliczeniowym dostawcy, a następnie system bankowy automatycznie zrealizuje kolejny przelew wskazanej kwoty podatku VAT na rachunek VAT sprzedawcy (powiązany z rachunkiem rozliczeniowym, na który został dokonany przelew).

Przykład 1.

Pan Jan zawarł transakcję zakupu z firmą ABC. Otrzymał fakturę VAT o numerze 1/07/2021 na kwotę 123 zł brutto (w tym 23 zł VAT). Chce dokonać zapłaty przelewem bankowym z wykorzystaniem split payment. W jaki sposób transakcja ta zostanie wykazana na rachunku bankowym?

Pan Jan, dokonując przelewu, powinien wybrać opcję, jaką jest komunikat przelewu. Po uzupełnieniu danych, takich jak numer faktury oraz NIP sprzedawcy, jako kwotę podatku VAT powinien wprowadzić wartość 23 zł, a jako wartość brutto faktury kwotę 123 zł. Dzięki temu bank obciąży rachunek VAT pana Jana kwotą 23 zł i uzna tą wartością jego rachunek rozliczeniowy, a następnie dokona przelewu kwoty brutto, czyli 123 zł, na rachunek rozliczeniowy firmy ABC. Kolejno bank przeksięguje wartość podatku VAT wskazanego w komunikacie przelewu w wysokości 23 zł z rachunku rozliczeniowego ABC na jego rachunek VAT.

W sytuacji gdy na rachunku VAT podatnik nie ma wystarczających środków na dokonanie zapłaty zgodnie z wypełnionym komunikatem przelewu, system bankowy obciąży rachunek VAT do wysokości dostępnego salda, a pozostałą wartość przelewu zrealizuje z rachunku rozliczeniowego. Jeżeli saldo rachunku rozliczeniowego również jest niewystarczające na dokonanie przelewu, transakcja nie zostanie przeprowadzona przez bank.

Przykład 2.

30 kwietnia 2021 roku pani Sandra dokonała zakupu towarów od firmy ABC, w związku z czym otrzymała fakturę na kwotę 25 000 zł brutto (w tym 4675 zł VAT). Przedmiotem transakcji były towary wymienione w załączniku 15. ustawy o VAT. Saldo na rachunku VAT pani Sandry wynosi 0 zł. Czy w związku z tym pani Sandra ma możliwość dokonania zapłaty z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności?

W związku z tym, że wartość brutto faktury przekracza kwotę 15 000 zł, a towary wykazane na fakturze znajdują się w załączniku 15. ustawy o VAT, pani Sandra ma obowiązek wykonania przelewu z wykorzystaniem komunikatu przelewu pomimo braku środków na rachunku VAT. W takiej sytuacji w całości zostanie obciążony jej rachunek rozliczeniowy. Jeżeli pani Sandra dokonuje przelewu na rachunek rozliczeniowy firmy ABC, rachunek VAT firmy ABC zostanie uznany za kwotę podatku VAT wskazaną przez nią w komunikacie przelewu.

Przykład 3.

Pani Anna dokonała zakupu od firmy XYZ. Zapłatę zrealizowała przelewem bankowym z wykorzystaniem mechanizmu split payment. Nie wiedziała jednak, że podany na fakturze numer rachunku bankowego nie jest rachunkiem rozliczeniowym firmy XYZ, a zwykłym ROR-em. Czy w związku z wykonaniem przelewu pani Anna może uznać transakcję za opłaconą?

W przypadku zapłaty zobowiązania przelewem na ROR sprzedawcy pani Anna otrzyma przelew zwrotny, ponieważ do rachunku wskazanego na fakturze nie jest prowadzony rachunek VAT. Co więcej, kwotą VAT wskazaną w komunikacie przelewu zostanie uznany rachunek VAT pani Anny, a pozostała kwota przelewu trafi na jej rachunek rozliczeniowy.

Warto podkreślić, że przepisy podatkowe nie nakładają na przedsiębiorców prowadzących KPiR lub opodatkowanych ryczałtem bądź kartą podatkową obowiązku posiadania rachunków rozliczeniowych. W związku z tym mają oni pełne prawo do korzystania z prywatnych kont bankowych (ROR) w celu prowadzenia rozliczeń ze względu na zawierane transakcje. Obowiązek założenia firmowego rachunku rozliczeniowego pojawia się na skutek warunków zawieranych transakcji, np. w przypadku gdy sprzedaż objęta jest mechanizmem podzielonej płatności lub gdy transakcja nie jest objęta split payment, ale jej wartość przekracza 15 000 zł i sprzedawca powinien posiadać numer rachunku rozliczeniowego na białej liście podatników VAT.

W trakcie wypełniania komunikatu przelewu przedsiębiorcy mogą również popełnić błąd polegający na podaniu jako kwoty podatku VAT wartości brutto z faktury. Zgodnie z art. 62c ust. 10 ustawy Prawo bankowe bank nie jest zobowiązany do weryfikacji prawidłowości wprowadzonych kwot podatku VAT oraz wartości brutto w komunikacie przelewu. W takiej sytuacji, jeżeli przedsiębiorca posiada wystarczającą ilość środków na rachunku, przelew zostanie zrealizowany zgodnie z wypełnionym komunikatem.

Przykład 4.

Pan Jan dokonał zapłaty za fakturę z wykorzystaniem split payment, wprowadzając w komunikacie przelewu wartość brutto z faktury (369 zł, w tym 69 zł VAT) jako wartość kwoty VAT. Czy taka transakcja zostanie zrealizowana, jeżeli w komunikacie wartość VAT oraz wartość brutto faktury to ta sama kwota?

Ponieważ banki nie weryfikują poprawności kwot wprowadzonych do komunikatu przelewu, transakcja zostanie zrealizowana pod warunkiem, że pan Jan posiada wystarczającą ilość środków na rachunku VAT lub rachunku rozliczeniowym. Kwota 369 zł wprowadzona jako wartość brutto zostanie przekazana na rachunek VAT sprzedawcy. W takiej sytuacji sprzedawca ma możliwość dokonania zwrotu przelanej kwoty, jednak środki trafią w całości na rachunek VAT pana Jana. Bez znaczenia pozostaje fakt, czy w momencie dokonywania przelewu posiadał on całość kwoty (369 zł) na rachunku VAT, czy były to środki pochodzące z jego rachunku rozliczeniowego.

Co zrobić, gdy dokonano wpłaty bez zastosowania obowiązkowego split payment?

Jeżeli pomimo obowiązku zapłaty z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności przedsiębiorca ureguluje fakturę zwykłym przelewem lub na rachunek ROR sprzedawcy, może zostać na niego nałożona sankcja karna w wysokości 30% kwoty podatku VAT przypadającej na nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, wykazane na fakturze, której dotyczyła płatność. Zgodnie z art. 18a ust. 8 ustawy o VAT nabywca może jednak uniknąć tej sankcji, pod warunkiem że sprzedawca rozliczył całą kwotę podatku wynikającą z faktury opłaconej bez zastosowania split payment. Dodatkowo nabywca nie będzie mógł ująć takiej faktury w kosztach uzyskania przychodu.

Jak wpłacić zaliczkę, wykorzystując split payment?

Split payment w praktyce oznacza regulowanie zobowiązań wynikających z wystawionych faktur z wykazanym podatkiem VAT. Ustawodawca umożliwił natomiast podatnikom dokonanie płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności w przypadku wpłaty zaliczki przed otrzymaniem faktury zaliczkowej. Realizując przelew zaliczki z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności, w komunikacie przelewu należy podać dane takie jak:

• kwota podatku VAT wynikająca z wpłaconej zaliczki;

• wartość wpłaconej zaliczki;

• NIP sprzedawcy;

• w polu dotyczącym numeru faktury należy wpisać słowo „zaliczka”.

W objaśnieniach podatkowych z 23 grudnia 2019 roku w sprawie mechanizmu podzielonej płatności ustawodawca wskazał, że: „W przypadku zapłaty zaliczki w mechanizmie podzielonej płatności podatnik powinien być w stanie udokumentować, że płacona przez niego zaliczka dotyczy konkretnej faktury, którą otrzymał po zapłacie zaliczki.

Jeżeli podatnik nie będzie w stanie powiązać konkretnej płatności zaliczki z konkretną fakturą dokumentującą tę zaliczkę, istnieje ryzyko powstania wątpliwości, czy podatnik wywiązał się z obowiązku zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności, jeżeli taki obowiązek u niego powstał w związku z tą zaliczką”.

Powyższe oznacza, że jeżeli przedsiębiorca nie ma pewności, że będzie mógł powiązać wpłaconą zaliczkę przed otrzymaniem faktury z konkretną fakturą w terminie późniejszym, powinien zadbać o to, aby przed wpłatą zaliczki dostać fakturę zaliczkową i jej numerem posłużyć się, wypełniając komunikat przelewu.

Jak wykazać transakcję objętą mechanizmem podzielonej płatności w JPK_V7?

Wraz z wprowadzeniem nowej struktury JPK_V7 od października 2020 roku niektóre rodzaje transakcji muszą zostać oznaczone przez przedsiębiorców dodatkowymi kodami. Oznaczenia te nie są obowiązkowym elementem faktury, a więc nie znajdują się na wydrukach faktur sprzedaży. Kody te wykazywane są natomiast w części ewidencyjnej pliku JPK_V7.

W przypadku gdy nabywca otrzyma fakturę zakupu, która nie posiada adnotacji „mechanizm podzielonej płatności”, jednak po weryfikacji okaże się, że jest to błąd formalny sprzedawcy i transakcja spełnia warunki do zastosowania obowiązkowego split payment, nabywca ma obowiązek:

• opłacenia faktury z wykorzystaniem split payment;

• wykazania transakcji w części ewidencyjnej JPK_V7 z oznaczeniem MPP.

Jeżeli sprzedawca zastosuje adnotację „mechanizm podzielonej płatności”, a split payment w praktyce nie dotyczy tej faktury, ponieważ nie zostały spełnione wszystkie warunki, wówczas transakcji takiej nie należy oznaczać kodem MPP w pliku JPK_V7.

Podsumowując, split payment w praktyce nałożył na przedsiębiorców dodatkowe obowiązki, o których muszą pamiętać, aby nie narażać się na sankcje podatkowe. Split payment obok innych narzędzi, takich jak limit płatności gotówkowych, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce. Warto również zaznaczyć, że w gospodarce światowej mechanizm podzielonej płatności nie jest nowym rozwiązaniem, ponieważ został już wprowadzony w takich krajach, jak Czechy, Grecja, Turcja czy Włochy.

Jak wystawić fakturę z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności”?

W celu wystawienia faktury VAT dotyczącej sprzedaży objętej mechanizmem podzielonej płatności w systemie wFirma.pl należy przejść do zakładki: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. Po uzupełnieniu wymaganych pól w podzakładce KSIĘGOWE jako Schemat księgowy trzeba wybrać z listy opcję PODZIELONA PŁATNOŚĆ.

Dzięki temu na wydruku faktury zostanie zamieszczona adnotacja „mechanizm podzielonej płatności”. Po zapisaniu faktura zostanie zaksięgowana do KPiR w kolumnie 7. – Sprzedaż towarów i usług lub Ewidencji przychodów (w przypadku rozliczania na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych) oraz u czynnego podatnika VAT zostanie ujęta w rejestrze VAT sprzedaży. Dodatkowo system weryfikuje, czy wartość brutto transakcji faktycznie przekroczyła kwotę 15 000 zł. Jeżeli tak, wówczas oznaczenie MPP w części ewidencyjnej pliku JPK_V7 zostanie nadane automatycznie.