Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura pro forma a split payment - warto wiedzieć

Wprowadzenie obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności rodzi bardzo wiele pytań oraz wątpliwości co do kwestii praktycznych. Jednym z takich zagadnień jest możliwość zapłaty za fakturę pro forma przy użyciu split payment. Faktura pro forma a split payment, odpowiadamy!

Kiedy mechanizm split payment jest obowiązkowy?

Na początek przeanalizujmy treść dwóch przepisów. Jak stanowi art. 108a ust. 1a ustawy VAT przy dokonywaniu płatności za nabyte towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy, udokumentowane fakturą, w której kwota należności ogółem stanowi kwotę, o której mowa w art. 19 pkt 2 Ustawy Prawo przedsiębiorców (15 000 zł), podatnicy są obowiązani zastosować mechanizm podzielonej płatności.

Natomiast w myśl art. 108a ust. 1b ustawy o VAT podatnik obowiązany do wystawienia faktury z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności” jest obligowany do przyjęcia płatności kwoty należności wynikającej z tej faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

W obu powyższych przepisach ustawodawca posługuje się pojęciem faktury. W konsekwencji mechanizm podzielonej płatności ma zastosowanie wyłącznie w przypadku tych transakcji, które są udokumentowane fakturą.

Mechanizm split payment ma zastosowanie do transakcji udokumentowanych fakturą. W przypadku występowania innych dokumentów podzielona płatność nie znajdzie zastosowania.

Status faktury pro forma

Już na wstępie postawmy tezę, że faktura pro forma nie jest fakturą. Jest to swego rodzaju dokument będący ofertą handlową, jednakże w świetle obowiązujących przepisów nie można go uznać za fakturę w rozumieniu przepisów podatku od towarów i usług. Pro forma stanowi potwierdzenie złożenia oferty czy też przyjęcia zamówienia do realizacji.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Dodatkowo zauważmy, że w myśl art. 106b ust. 1 ustawy obowiązek wystawienia faktury dotyczy sytuacji, gdy miała miejsce sprzedaż na rzecz innego podatnika. Natomiast faktura pro forma nie dokumentuje sprzedaży, ponieważ – jak już wskazaliśmy – jest to oferta handlowa

Faktura pro forma nie jest fakturą, o której stanowią przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. Nie jest to bowiem dowód dokonania transakcji podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT.

Faktura pro forma a split payment - czy można zapłacić pro formę za pomocą split payment?

Płatność w systemie split payment odbywa się za pomocą specjalnego komunikatu przelewu. Jak możemy przeczytać w art. 108a ust. 3 ustawy VAT, zapłata z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności dokonywana jest w złotych polskich przy użyciu komunikatu przelewu udostępnionego przez bank lub spółdzielczą kasę oszczędnościowo-kredytową, przeznaczonego do dokonywania płatności w mechanizmie podzielonej płatności, w którym podatnik wskazuje:

  1. kwotę odpowiadającą całości albo części kwoty podatku wynikającej z faktury, która ma zostać zapłacona w mechanizmie podzielonej płatności;
  2. kwotę odpowiadającą całości albo części wartości sprzedaży brutto;
  3. numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność;
  4. numer, za pomocą którego dostawca towaru lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku.

Skoro zatem pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT, to nie ma możliwości dokonania płatności przy pomocy mechanizmu split payment. Wszelkie przepisy odnoszące się zarówno do warunków, w jakich podzielona płatność jest obowiązkowa, jak i do aspektów technicznych, wyraźnie wskazują, że konieczne jest posiadanie faktury.

Tak też do tej kwestii odnosi się Ministerstwo Finansów, które w objaśnieniach podatkowych z 29 czerwca 2018 r. o stosowaniu mechanizmu podzielonej płatności wskazuje:

„Skorzystanie z mechanizmu podzielonej płatności jest uzależnione od posiadania faktury, której płatność dotyczy. Nie będzie natomiast możliwe zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności w przypadku otrzymania przed dostawą towarów czy świadczeniem usług dokumentu zwanego potocznie fakturą »pro forma«. Dokument ten nie jest bowiem fakturą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT”.

Faktura pro forma nie może zostać uregulowana przy pomocy mechanizmu split payment.
Wydaje się jednak, że nie ma przeszkód, aby adnotacja „mechanizm podzielonej płatności” znajdowała się na fakturze pro forma. Po raz kolejny przypomnijmy, że pro forma jest ofertą handlową, której treść oraz zawartość nie jest regulowana przez przepisy podatkowe. W konsekwencji wystawca może umieszczać na pro formie dowolne adnotacje.

Powyższe nie zmienia oczywiście faktu, że pro forma nie może zostać uregulowana za pomocą mechanizmu podzielonej płatności. Taką adnotację na fakturze pro forma możemy potraktować jedynie jako informację, że właściwa faktura dokumentująca sprzedaż musi zostać uregulowana w formie split payment.

Faktura pro forma a zaliczka

Wśród podatników mogą powstać wątpliwości co do rozgraniczenia zaliczki od pro formy. Zwróćmy bowiem uwagę, że zapłata zaliczki może odbywać się w formie split payment. Tak wynika bowiem z treści art. 108a ust. 1c ustawy VAT, gdzie czytamy, że mechanizm podzielonej płatności stosuje się odpowiednio do płatności, o których mowa w art. 19a ust. 8.

Zgodnie natomiast z art. 19a ust. 8 ustawy, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, wkład budowlany lub mieszkaniowy przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

W powyższym przypadku komunikat przelewu powinien zawierać wyraz „zaliczka”.

Przepisy ustawy VAT dopuszczają możliwość zapłaty zaliczki przy pomocy mechanizmu podzielonej płatności.
Trzeba jednak zwrócić uwagę, że zaliczka otrzymana przed sprzedażą musi zostać udokumentowana fakturą zaliczkową, co wynika wprost z treści art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy VAT. To powoduje, że nie można utożsamiać zapłaty zaliczki udokumentowanej fakturą zaliczkową z zapłatą faktury pro forma.

Podkreślmy, że otrzymanie zaliczki stanowi bowiem czynność podlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT. Natomiast nie jest nią zapłata faktury pro forma.

Przykład 1.

Podatnik otrzymał od swojego stałego kontrahenta fakturę pro forma zawierającą ofertę zakupu towaru ze wskazaniem całej należności. Podatnik postanowił opłacić kwotę wynikającą z pro formy. W tym przypadku nie może zastosować mechanizmu podzielonej płatności. Do tego konieczna jest faktura.

Przykład 2.

Podatnik otrzymał od swojego stałego kontrahenta fakturę pro forma zawierającą ofertę zakupu towaru ze wskazaniem całej należności. Zdecydował się na przyjęcie oferty. Wpłacił zaliczkę na podstawie otrzymanej faktury zaliczkowej. W tym przypadku istnieje możliwość skorzystania z mechanizmu split payment.

Zaliczka, w przeciwieństwie do pro formy, może zostać zapłacona za pomocą mechanizmu podzielonej płatności. Jest ona bowiem dokumentowana fakturą zaliczkową.
Podsumowując powyższe, należy wskazać, że faktura pro forma nie jest dowodem zawarcia transakcji, który może zostać zakwalifikowana jako faktura w rozumieniu ustawy VAT. Powoduje to, że nie ma możliwości opłacenia faktury pro formy za pomocą mechanizmu split payment. Przewidziany jest on bowiem dla faktur dokumentujących sprzedaż oraz faktur zaliczkowych.