Poradnik Przedsiębiorcy

Tłumaczenie dokumentów księgowych - czy zawsze jest wymagane?

Polscy przedsiębiorcy często nabywają towary i usługi od kontrahentów zagranicznych za co otrzymują faktury w języku obcym. Czy mają obowiązek ich przetłumaczenia, aby właściwie zaksięgować wydatek? Czy tłumaczenie powinien wykonać tłumacz przysięgły? Sprawdźmy, czy tłumaczenie dokumentów księgowych jest wymagane przez przepisy i jak należy je właściwie przeprowadzić.

Tłumaczenie dokumentów księgowych według przepisów

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów wskazuje, że powinna być ona prowadzona na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów, w języku polskim oraz w walucie polskiej, w sposób staranny, czytelny, a także trwały. Natomiast dokumenty księgowe powinny być sporządzone w języku polskim, a ich treść musi być pełna i zrozumiała.

Wnioskując z przepisów rozporządzenia, tłumaczenie dokumentów księgowych nie jest wymaganym obowiązkiem przedsiębiorcy, którego niedopełnienie będzie groziło karą. Najważniejszą kwestią jest interpretacja dokumentu i jego właściwe zaksięgowanie w KPiR. Jeżeli przedsiębiorca prawidłowo zrozumie treści otrzymanej faktury i odpowiednio zaksięguje dokument, nie ma obowiązku jego tłumaczenia. Zatem tłumaczenie dokumentów księgowych nie jest obowiązkiem koniecznym.

Tłumaczenie dokumentów księgowych a kontrola

Przedsiębiorca do celów własnych nie musi dokonywać tłumaczenia dokumentów zagranicznych na język polski. Jednak w razie kontroli skarbowej czy podatkowej na żądanie kontrolującego powinien spełnić ten obowiązek. Niewiele jest wzmianek na temat tłumaczeń dokumentów księgowych. Ustawa o VAT, a także ustawa o PIT milczą w tej sprawie. Jednak potwierdzenie znajduje się w art. 287 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, która głosi, że przedsiębiorca w razie kontroli powinien: przedstawić, na żądanie kontrolującego, tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji dotyczącej spraw będących przedmiotem kontroli.

Ponadto wskazuje, że tłumaczenie przedsiębiorca jest obowiązany wykonać na koszt własny zgodnie z art. 189 § 3.

Kto powinien opracować tłumaczenie dokumentów księgowych?

Za wykonanie tłumaczenia jest odpowiedzialny przedsiębiorca. Może go dokonać we własnym zakresie, lecz w razie błędów księgowych powstałych na skutek niewłaściwego zrozumienia otrzymanego dokumentu, będzie odpowiadał on sam.

W zwykłych przypadkach do celów własnych przedsiębiorca może dokonać tłumaczenia dokumentów we własnym zakresie. Czasami jednak konieczne będzie skorzystanie z usług profesjonalisty, zwłaszcza jeżeli podmiot kontrolujący będzie wymagał jego sporządzenia.

W przypadku konieczności przetłumaczenia dokumentów wskazanych przez kontrolującego niezbędne będzie skorzystanie z usług tłumacza przysięgłego.

Koszty związane z tłumaczeniem dokumentów

Korzystając z usług tłumaczenia dokumentów firmowych, przedsiębiorca ponosi wydatek, który może zaksięgować w koszty uzyskania przychodu. Zaliczenie wydatku do kosztów powinno być udokumentowane fakturą otrzymaną od firmy zajmującej się tłumaczeniami lub osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej będącej tłumaczem przysięgłym, na podstawie wystawionego rachunku.

Księgowanie wydatków za tłumaczenie w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma.pl użytkownicy mogą w prosty sposób zaksięgować wydatki związane z tłumaczeniem dokumentów firmowych.

W tym celu należy przejść do zakładki WYDATKI » DODAJ WYDATEK » FAKTURA VAT lub FAKTURA (BEZ VAT).

Tłumaczenie dokumentów księgowych - kiedy jest obowiązkowe?

W oknie dodawania wydatku należy wypełnić wymagane pola zgodnie z otrzymanym dokumentem i oznaczyć rodzaj wydatku jako “Inne wydatki związane z działalnością gospodarczą”.

Po zapisaniu faktura zostanie automatycznie ujęta w KPiR w kol. 13 jako pozostały wydatek oraz jeśli księgowanie odbywało się na podstawie faktury VAT, to w rejestrze zakupu VAT (w przypadku czynnych podatników VAT).