Poradnik Przedsiębiorcy

Koszty uzyskania przychodów - cz. I

Koszty uzyskania przychodów w KPiR w ujęciu podatkowym

Grupę kosztów uzyskania przychodów w ujęciu podatkowym określa art. 22 ust. 1 ustawy o pdof:

“Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.”

Element kosztów jest istotny dla przedsiębiorcy pod względem podatkowym. To koszty uzyskania przychodów pomniejszają bowiem uzyskany z działalności przychód, a tym samym wpływają na podstawę opodatkowania - czyli dochód z działalności.

Wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów

Każdy z przedsiębiorców powinien umieć na wstępie rozdzielić wydatki ponoszone w związku z prowadzoną działalnością czyli związanych z firmą od tych, które ponoszone są na potrzeby prywatne.

Ponieważ koszty wpływają na podstawę opodatkowania ustawodawca zabezpieczając się przed nadmiernym kwalifikowaniem wydatków do kosztów oprócz tych, których cel nie jest związany z uzyskaniem przychodów w firmie, wymienił szereg kosztów niezaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Zawarte są one w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT.

Wymienione w tym przepisie wyłącznie często związane są z działalnością. Na przykład amortyzacji samochodu firmowego, w części wyliczonej od wartości powyżej 20.000 euro prowadzący firmę nie zaliczy do kosztów pomimo tego, iż samochód ten wykorzystuje w prowadzonej działalności, a jego użytkowanie pozwala mu osiągnąć przychód.

Bardzo ważnym elementem jest pozostawanie wydatku w związku z prowadzoną działalnością. Tutaj właśnie podstawą jest rozgraniczenie wydatków związanych z prowadzoną działalnością od tych ponoszonych na cel prywatny. Przedsiębiorcom prowadzącym małe działalności gospodarcze zdarza się ujmować w kosztach firmy wydatki, które dotyczą ich potrzeb prywatnych. Tutaj często pojawiają się wydatki na telefon członków rodziny (np. zakup karty doładowania telefonicznego dla żony lub dziecka), sprzęt agd (gdy prowadzą działalność w domu), czy też odzież. W przypadku kontroli organów podatkowych takie koszty są podważane i najczęściej podatnik jest narażony na konsekwencje kar pieniężnych z tym związanych.

Koszty uzyskania przychodów - dokumentowanie

Dokumentami potwierdzającymi poniesienie kosztów uzyskania przychodów są te, które spełniają definicję dowodów księgowych. Zwykle potwierdzeniem poniesienia kosztu jest faktura. Jeżeli są one wystawione zgodnie z przepisami ustawy o VAT lub rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur.

Oprócz faktur koszty można również kwalifikować do KPiR na podstawie dowodów wewnętrznych. Na ich podstawie zalicza się zwykle do kosztów wydatki związane z podróżą służbową pracownika lub właściciela firmy (jeżeli rozlicza delegację) czy też wartość opłat, wydatków związanych z kosztami eksploatacji mieszkania (jeżeli zaliczane są na zasadzie proporcji).

Koszty związane z nieodliczonym podatkiem VAT

Biorąc pod uwagę koszty podatkowe należy również zwrócić uwagę na kwestię podatku VAT. Czynni podatnicy VAT mają bowiem możliwość obniżenia wartości podatku należnego od sprzedawanych towarów lub usług o podatek naliczony przy dokonywaniu zakupów związanych z prowadzoną działalnością. Odliczenie podatku VAT od zakupów dotyczy większości wydatków zakwalifikowanych do kosztów uzyskania przychodów. Jednak w tej kwestii ustawodawca również przewidział pewne wyłączenia.

Do kosztów, od których przedsiębiorcy będącemu czynnym podatnikiem VAT nie przysługuje możliwość odliczenia VAT lub przysługuje odliczenie ale częściowe, zalicza się m.in.:

  • zakup paliwa do samochodów osobowych używanych w celach mieszanych (50% odliczenie VAT),
  • usługi noclegowe,
  • usługi gastronomiczne,

Czy zatem wydatki, przy których czynny podatnik nie może odliczyć VAT mogą w wartości brutto stanowić koszt uzyskania przychodu?

Podatek naliczony może być kosztem uzyskania przychodów jeżeli spełnia warunki określone w art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a):

  • jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,
  • w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług – jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Oznacza to, że podatek naliczony (przy zakupach przedsiębiorcy) w części, w której przedsiębiorcy nie przysługuje prawo do jego odliczenia, jest kosztem uzyskania przychodu. Warunkiem natomiast jest, aby podatek ten nie powiększał wartości środka trwałego czy też wartości niematerialnej i prawnej.

Moment księgowania kosztów

Moment poniesienia kosztu uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 6b to dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Ten zapis w ustawie dotyczy właśnie przedsiębiorców prowadzących KPiR. Dodatkowo uznaje się, że koszty można potrącić wyłącznie w roku, w którym zostały poniesione. Ogólnie przyjętą zasadą ujmowania kosztów w KPiR jest metoda kasowa.  Wydatki takie trafiają do księgi pod datą wystawienia faktury/rachunku lub innego dowodu potwierdzającego poniesienie kosztu, który stanowi dowód księgowy.

Podatnik ma również do wyboru metodę memoriałową. Podatnik, który zdecydował się na jej stosowanie jest zobowiązany do oddzielenia kosztów bezpośrednio związanych z przychodem uzyskiwanym w danym roku oraz tzw. kosztów pośrednich. Koszty, które w sposób bezpośredni związane są z uzyskiwanym przychodem, poniesione w danym roku lub w roku następnym, ale do dnia złożenia zeznania podatkowego, powinny być ujęte w roku, w którym zostały osiągnięte odpowiadające im przychody. Natomiast koszty pośrednie wydatki zalicza się do kosztów uzyskania przychodu w dniu wystawienia faktury. Jednak gdy koszty te dotyczą przełomu okresu rozliczeniowego, wówczas powinno się je ująć proporcjonalnie do każdego z okresów (np. w podziale na miesiące lub lata podatkowe).

Koszty poniesione przed rozpoczęciem działalności

Często zdarza się, że przedsiębiorca jeszcze przed rozpoczęciem działalności ponosi wydatki związane z przygotowaniem biznesu. Zakupuje towar, wynajmuje lokal, kupuje wyposażenie czy też uiszcza opłaty rejestracyjne. Ich wartość może stanowić koszt uzyskania przychodu, jeżeli nabyte przedmioty lub usługi mają służyć działalności. W KPiR ujmuje się takie wydatki na pierwszy dzień założenia księgi, pomimo tego, że dowody potwierdzające poniesienie wydatku zostały wystawione na przedsiębiorcę jeszcze jako na osobę prywatną a nie prowadzącą działalność. Wyjątkiem jest zakup towarów, materiałów itp. przez uruchomieniem działalności, które nie podlega wykazaniu bezpośrednio w KPiR, bowiem podatnik ma obowiązek ich wykazania w spisie z natury na dzień rozpoczęcia działalności.

Podsumowując warunki jakie łącznie należy spełnić, aby dany wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu można wymienić następujące:

  • celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu, lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów,
  • poniesiony wydatek nie może być wymieniony w zawartym w art. 23 ust. 1 ustawy katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów,
  • wydatek musi być prawidłowo udokumentowany.

Ważne!

Jeżeli przed rozpoczęciem działalności zostaną zakupione środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne (o wartości powyżej 3500 zł) to wydatek na nie poniesiony stanie się kosztem dopiero w kolejnych okresach jego używania na podstawie wyliczonej amortyzacji.

 

Uwaga!

Przedsiębiorcy, którzy od początku prowadzenia swojej działalności będą rozliczać się z VAT, mają możliwość odliczenia VAT od zakupów dokonywanych przed rozpoczęciem działalności. Warunkiem jest zarejestrowanie się od daty rozpoczęcia działalności. Jeżeli zostanie wybrane rozliczenie miesięczne, to można dokonać odliczenia od zakupów dokonanych maksymalnie dwa miesiące przed miesiącem rozpoczęcia działalności - rozliczając je w pierwszej deklaracji podatkowej (czyli do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozpoczęcia działalności).

Koszty związane z prowadzeniem działalności w lokalu mieszkalnym stanowiącym własność przedsiębiorcy

Mali przedsiębiorcy chcąc zaoszczędzić przy wstępnej fazie rozpoczęcia działalności często decydują się prowadzić działalność w swoim mieszkaniu. Należy jednak poznać zasady rozliczania kosztów, gdyż nie są one tak jednoznaczne jak się niektórym wydaje. Przede wszystkim nie każdy charakter prowadzonej działalności pozwoli na działalność w mieszkaniu.

Aby wydatki związane z mieszkaniem były powiązane z przychodem z działalności charakter firmy powinien się wiązać z prowadzeniem jej w mieszkaniu. Tutaj przykładem mogą być usługi księgowe, informatyczne, ale już usługi budowlane wiążą się głównie z prowadzeniem działalności bezpośrednio w terenie, więc co do zasady nie ma podstaw do tego aby wydzielić w lokalu mieszkalnym część związaną z prowadzoną działalnością i wydatki z nią związane zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli działalność może być prowadzona w mieszkaniu przedsiębiorca powinien zgłosić ten fakt we wniosku CEIDG-1, podając jako siedzibę adres mieszkania/domu. Następnie należy określić jaka część mieszkania będzie wykorzystywana w celach prowadzonej działalności. Najczęściej wydziela się dany pokój, który będzie głównym pomieszczeniem wykorzystywanym na cele firmowe. Jest to najprostszy sposób na określenie powierzchni zajmowanej w celach firmowych. Wykazuje się relację wydzielonej powierzchni do powierzchni całego mieszkania. W ten sposób powstaje proporcja, zgodnie z którą wszystkie ogólne wydatki związane z mieszkaniem (czynsz, woda, ogrzewanie) będą rozliczne i tylko w części przypadającej na pomieszczenie używane w celach działalności trafią do kosztów uzyskania przychodu.

Ważne!

Przedsiębiorcy muszą wiedzieć, że fakt prowadzenia działalności w mieszkaniu powinni zgłosić w urzędzie miasta lub gminy. Wówczas według ustalonych w danej gminie kwot może zostać im podwyższony podatek od nieruchomości jaki płacą w związku z posiadaniem na własność mieszkania.