Prowadząc działalność, przedsiębiorcy często napotykają niejasności w przepisach prawnych, w związku z czym decydują się na skorzystanie z usług doradców podatkowych czy prawników. Wydatki takie mogą być dokumentowane fakturą. Pojawia się jednak pytanie, czy wydatki na usługi doradcze i prawne można zaliczyć do kosztów firmowych? Sprawdź, odpowiedź znajdziesz w naszym artykule.
Koszty uzyskania przychodu
Definicję kosztu uzyskania przychodu znajdziemy w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, gdzie czytamy, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Natomiast w kosztach obligatoryjnie nie mogą się znaleźć wydatki wymienione w art. 23 ustawy o PIT - znajduje się tam katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.
Wydatki na usługi doradcze i prawne nie zostały wyszczególnione w art. 23. Oznacza to, że zgodnie z przepisami ustawy mogą one zostać zaliczone do kosztów firmowych.
Natomiast w katalogu kosztów, które bezwzględnie nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, wymienia się koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań. W związku z tym wydatki poniesione w tym celu nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych. Przepisy te nie mają jednak zastosowania w odniesieniu do wierzycieli, dotyczą one wyłącznie dłużników.
Jak udokumentować wydatki na usługi doradcze i prawne?
Jeśli chcemy zaliczyć wydatki na usługi doradcze i prawne do kosztów, muszą być one poprawnie udokumentowane, np. fakturą. Ponadto muszą mieć związek z prowadzoną działalnością oraz wpływ na pozyskanie lub zabezpieczenie źródła przychodu. Dokumentami potwierdzającymi wspomniany związek mogą być:
-
korespondencja e-mailowa,
-
zawarta umowa o świadczenie usług,
-
raporty,
-
sprawozdania finansowe,
-
analizy finansowo-ekonomiczne.
| Ważne! Otrzymanie faktury za wydatki na usługi doradcze i prawne nie jest wystarczającym dokumentem potwierdzającym, że poniesiony wydatek może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. Podatnik powinien posiadać dokumenty potwierdzające wykonanie usługi opatrzone datą i podpisem osoby je sporządzającej. |
W przypadku zaliczania wydatku do kosztów należy pamiętać, że w razie ewentualnej kontroli to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku między uzyskanym przychodem a poniesionym wydatkiem.
Usługi doradcze i prawne w przykładach
Pozyskanie środków na dokonanie inwestycji
Młodzi, początkujący przedsiębiorcy bardzo często przy rozpoczęciu prowadzenia działalności starają się o pozyskanie dotacji unijnych czy też z urzędu pracy. Aby możliwe było skorzystanie z dotacji, konieczne jest przygotowanie szeregu dokumentów oraz wniosków. Zgromadzenie odpowiednich dokumentów może zostać zlecone doradcom, którzy specjalizują się w tym zakresie. Wydatki na taką pomoc, udokumentowane fakturą co do zasady można zaliczyć do kosztów firmowych.
Proces sądowy a pomoc prawna
Pomoc prawna w procesie sądowym może stanowić duży wydatek w budżecie firmy. Zaliczenie wydatku do kosztów zależne jest od tego, która ze stron korzysta z pomocy prawnej.
Wydatki wierzyciela na pomoc prawną, która ma na celu wyegzekwowanie od dłużnika należności, może zostać zaliczona do kosztów na podstawie faktury, należy jednak pamiętać o innych dokumentach potwierdzających słuszność zaliczenia wydatku do kosztów.
W sytuacji gdy z pomocy prawnej korzysta dłużnik w celu obrony przed niesłusznymi zarzutami, wydatek również można zaliczyć do kosztów firmowych. Jednakże w sytuacji gdy wina dłużnika jest oczywista i mimo tego dąży on do postępowania sądowego, wydatek nie może zostać zaliczony do kosztów.
Przegrany proces sądowy
W art. 23 ustawy o PIT nie zostały wymienione koszty sądowe zastępstwa sądowego. Przedsiębiorca ma prawo do zaliczenia tych wydatków do kosztów, jeśli są one związane z prowadzoną działalnością i spełniają warunek uznania za koszt uzyskania przychodu.
Zgodnie z interpretacją indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 stycznia 2014 r., nr ILPB3/423-472/13-3/JG: poniesione przez Spółkę koszty sądowe oraz zryczałtowane koszty zastępstwa procesowego w związku z przegranymi przed Sądem Pracy sprawami pracowniczymi mogą zostać zaliczone przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów.
Moment ujęcia faktury w kosztach
Przepisy nie precyzują jednoznacznie, kiedy wydatki na usługi doradcze i prawne powinny zostać ujęte w kosztach firmowych. Należy jednak pamiętać, iż koszty podatkowe dzieli się na koszty pośrednie i bezpośrednie. Koszty pośrednie zalicza się do kosztów w dacie ich poniesienia. Natomiast koszty bezpośrednie w roku podatkowym, w którym osiągnięto związane z kosztem przychody.
Co do zasady wydatki na usługi doradcze i prawne uznaje się za koszty pośrednie, które księguje się w dacie poniesienia. W związku z tym, za datę poniesienia kosztu uznaje się datę wystawienia dokumentu zakupu.
Wydatki na usługi doradcze i prawne w wFirma.pl
System wFirma.pl umożliwa rozliczanie kosztów zarówno metodą kasową (koszty pośrednie), jak i memoriałową (koszty bezpośrednie). W celu ustawienia odpowiedniej metody rozliczania kosztów należy przejść do zakładki: USTAWIENIA » FIRMA » PODATEK DOCHODOWY, gdzie przy opcji Metoda rozliczania kosztów należy wybrać jedną z dwóch możliwych:
-
kasowa bądź
-
memoriałowa.
Przy metodzie kasowej (uproszczonej) wydatek księgowany poprzez zakładkę WYDATKI » DODAJ WYDATEK » FAKTURA VAT/FAKTURA (bez VAT) zawsze trafia do KPiR zgodnie z datą wystawienia dokumentu oraz do rejestru VAT zgodnie z datą odbioru (w przypadku czynnych podatników VAT).
Jeśli zaznaczona zostanie metoda memoriałowa podczas księgowania niektórych wydatków poprzez WYDATKI » DODAJ WYDATEK » FAKTURA VAT/FAKTURA (bez VAT), pojawi się możliwość zaznaczenia opcji RMK (rozliczenie międzyokresowe kosztów). Co do zasady przy księgowaniu wydatków za usługi doradcze i prawne jako schemat księgowy należy wybrać INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ.
Opcję tę należy zaznaczyć, jeśli wydatek dotyczy więcej niż jednego okresu rozliczeniowego.
Po zaznaczeniu opcji RMK pojawią się pola, w których należy uzupełnić daty obowiązywania wydatku. Na podstawie wprowadzonych dat system automatycznie podzieli wydatek na obowiązujące go okresy oraz zaksięguje odpowiednią wartość wydatku do KPiR w poszczególnych miesiącach.
