Układ ratalny z ZUS a ewidencja w księgach rachunkowych

Układ ratalny z ZUS stanowi istotne zdarzenie gospodarcze, które wywiera wpływ zarówno na sytuację finansową jednostki, jak i na sposób prezentacji zobowiązań w sprawozdaniu finansowym. W jaki sposób zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości przedstawić układ ratalny z ZUS w bilansie jednostki, z uwzględnieniem podziału zobowiązań na krótkoterminowe i długoterminowe?

Układ ratalny z ZUS

Ze względów gospodarczych lub innych przyczyn zasługujących na uwzględnienie Zakład może na wniosek dłużnika odroczyć termin płatności należności z tytułu składek oraz rozłożyć należność na raty, uwzględniając możliwości płatnicze dłużnika oraz stan finansów ubezpieczeń społecznych – tak stanowi art. 29 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przy czym odroczenie terminu płatności należności z tytułu składek oraz rozłożenie należności na raty następuje w formie umowy określanej jako układ ratalny. W zawartym z ZUS-em układzie ratalnym wskazane są szczegółowe warunki wraz z ustalonym harmonogramem spłat.

Od składek, które rozłożono na raty, nie nalicza się odsetek za zwłokę, począwszy od następnego dnia po dniu wpływu wniosku o udzielenie tych ulg. Należy jednak pamiętać, że jeżeli dłużnik nie spłaci w terminie ustalonych przez ZUS rat, pozostała kwota staje się natychmiast wymagalna wraz z odsetkami za zwłokę naliczonymi na zasadach określonych w ustawie – Ordynacja podatkowa.

W przypadku odroczenia terminu płatności należności z tytułu składek lub rozłożenia należności na raty uznaje się, że płatnik składek nie posiada zadłużenia na skutek należności z tytułu składek, jeżeli:

opłaca należności z tytułu składek w terminach i w wysokości ustalonych w umowie oraz
nie posiada zadłużenia wskutek należności z tytułu składek nieobjętych umową.

Zobacz też:

Ewidencja w księgach i prezentacja w bilansie zobowiązania wobec ZUS-u po zawarciu układu ratalnego

Jak stanowi art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Na mocy natomiast art. 6 ust. 1 tej ustawy w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. W związku z tym bez zmian pozostaje ewidencja bilansowego ujęcia składek ZUS finansowanych przez pracodawcę w kosztach, a także potrącenia składek ZUS finansowanych przez pracowników. W wyniku zawarcia układu ratalnego z ZUS-em następuje rozłożenie na określone w umowie raty zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jego wymagalność zostaje więc odroczona.

Spłaty rat ustalone na podstawie zawartego układu ratalnego jednostka ewidencjonuje w następujący sposób:

Wn konto 223 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS);
Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.

Zasadniczo zobowiązanie wobec ZUS-u, które zostało rozłożone na raty (zgodnie z wartością wynikającą z salda Ma konta 223 „Rozrachunki publicznoprawne” w analityce: Rozrachunki z ZUS), ujmuje się w pasywach bilansu z rozróżnieniem na część długoterminową i krótkoterminową. Do zobowiązań krótkoterminowych zalicza się tę część zobowiązania wobec ZUS-u, która przypada do spłaty w roku następującym po dniu bilansowym. Natomiast do zobowiązań długoterminowych zalicza się pozostałą część zobowiązania wobec ZUS-u, czyli płatną w kolejnych latach.

Jeśli jednostka sporządza bilans zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o rachunkowości, to zobowiązanie wynikające z zawartego układu ratalnego z ZUS-em prezentuje się w pasywach bilansu w następujących pozycjach:

w części krótkoterminowej: B.III.3 lit. g „Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych”;
w części długoterminowej: B.II.3 lit. e „Zobowiązania długoterminowe wobec pozostałych jednostek – inne”.

W przypadku jednostek sporządzających bilans zgodnie z załącznikiem nr 5 do ustawy o rachunkowości zobowiązanie wynikające z zawartego układu ratalnego z ZUS prezentuje się w pasywach bilansu w następujących pozycjach:

w części krótkoterminowej: B.III. „Zobowiązania krótkoterminowe”;
w części długoterminowej: B.II. „Zobowiązania długoterminowe”.

Natomiast jednostki sporządzające bilans zgodnie z załącznikiem nr 5 do ustawy o rachunkowości, całościowe zobowiązanie wynikające z zawartego układu ratalnego z ZUS prezentują w pasywach bilansu w pozycji B. „Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania”, a więc bez podziału na część krótkoterminową i długoterminową.

Przykład 1.

W związku z trudnościami finansowymi wynikającymi z utraty kluczowego kontrahenta oraz pogorszenia płynności spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zawarła z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych porozumienie o spłacie zaległych składek w formie układu ratalnego. Na dzień bilansowy część zobowiązania objętego układem ratalnym przypada do uregulowania w następnym roku obrotowym, natomiast pozostała część w kolejnych latach. W jaki sposób wykazać rozłożone na raty w ramach zawartego układu ratalnego zobowiązanie wobec ZUS-u?

Jednostka sporządza bilans według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości.

Jeżeli spółka z o.o. sporządza bilans według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości, to zobowiązanie wobec ZUS-u rozłożone na raty na mocy zawartego układu ratalnego powinno zostać ujęte w pasywach bilansu z podziałem na część krótkoterminową i długoterminową – w zależności od terminu spłaty. Część zobowiązania, której termin spłaty przypada w roku następującym po dniu bilansowym, należy zakwalifikować jako zobowiązanie krótkoterminowe i ująć w pasywach bilansu w pozycji B.III.3 lit. g „Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek z tytułu podatków, ceł, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz innych tytułów publicznoprawnych”. Natomiast pozostałą część, której spłata przypada w kolejnych latach, wykazuje się jako zobowiązanie długoterminowe i prezentuje w pasywach bilansu w pozycji B.II.3 lit. e „Zobowiązania długoterminowe wobec pozostałych jednostek – inne”. Taki sposób prezentacji zapewnia rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji finansowej jednostki oraz uwzględnia horyzont czasowy regulacji zobowiązania wynikającego z zawartego układu ratalnego.

Odsetki i opłata prolongacyjna po zawarciu układu ratalnego z ZUS

Układ ratalny z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych może obejmować zarówno zaległości z tytułu składek finansowanych z własnych środków płatnika, jak i tych, które finansowane są ze środków ubezpieczonych, niebędących płatnikami składek. Ponadto układ ratalny może obejmować również naliczone do dnia złożenia wniosku odsetki za zwłokę, dodatkową opłatę czy koszty związane z upomnieniem. W sytuacji, gdy układ ratalny obejmuje również odsetki za zwłokę naliczone do dnia złożenia wniosku o rozłożenie spłaty zadłużenia na raty, to w momencie otrzymania decyzji o rozłożeniu zaległości na raty, kwotę tych odsetek (w pełnej wysokości) ujmuje się jako koszty finansowe (jeśli nie dokonano tego wcześniej) zapisem:

Wn konto 751 „Koszty finansowe”;
Ma konto 223 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Zawarcie układu ratalnego z Zakładem Ubezpieczeń społecznych wiąże się z ustaleniem przez ZUS opłaty prolongacyjnej na zasadach i w wysokości przewidzianej w ustawie – Ordynacja podatkowa dla podatków stanowiących dochód budżetu państwa. Opłata prolongacyjna naliczona przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w wysokości wynikającej z otrzymanej decyzji również odnoszona jest w ciężar kosztów finansowych. Należy mieć na uwadze, że opłata prolongacyjna podlega zaliczeniu w ciężar kosztów finansowych w części dotyczącej danego okresu sprawozdawczego zapisem:

Wn konto 751 „Koszty finansowe”;
Ma konto 223 "Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Jeżeli ustalone terminy zapłaty przekraczają rok obrotowy, to ewidencję opłaty prolongacyjnej jednostka powinna prowadzić przy wykorzystaniu konta 651 „Inne rozliczenia międzyokresowe”. Ewidencja w księgach rachunkowych opłaty prolongacyjnej przypadającej do zapłaty w kolejnym roku obrotowym wygląda następująco: