Układ ratalny z ZUS-em w księgach rachunkowych

Prowadząc działalność gospodarczą, mogą zdarzyć się przejściowe problemy finansowe. Zdarza się, że jednostka nie jest w stanie terminowo regulować zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Układ ratalny z ZUS-em to swego rodzaju rozwiązanie problemu, które pozwala rozłożyć zadłużenie na raty i uchronić się przed egzekucją lub naliczaniem dalszych odsetek.

Czym jest układ ratalny z ZUS-em?

Możliwość zawarcia układu ratalnego została przewidziana w art. 29 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Ze względów gospodarczych lub innych przyczyn zasługujących na uwzględnienie Zakład może na wniosek dłużnika odroczyć termin płatności należności z tytułu składek oraz rozłożyć należność na raty, uwzględniając możliwości płatnicze dłużnika oraz stan finansów ubezpieczeń społecznych. Odroczenie terminu płatności należności z tytułu składek oraz rozłożenie należności na raty następuje w formie umowy. Zawarcie układu ratalnego z ZUS-em następuje więc na wniosek płatnika składek, a w umowie określone są szczegółowe warunki oraz harmonogram spłat. Należy pamiętać, że zawarcie układu ratalnego z ZUS-em nie ma wpływu na bieżące składki, które płatnik powinien opłacać terminowo w pełnej wysokości.

Układ ratalny to formalna umowa między płatnikiem a Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, w której określa się sposób spłaty określonych należności składkowych – najczęściej miesięcznymi ratami. Przy czym układ ratalny z ZUS-em może obejmować zarówno należności z tytułu składek finansowanych z własnych środków, jak i finansowanych ze środków ubezpieczonych niebędących płatnikami składek, a także odsetki za zwłokę naliczone do dnia złożenia wniosku oraz wymierzona ewentualnie dodatkowa opłata i koszty upomnienia. Po zawarciu układu ratalnego z ZUS-em od składek, które rozłożono na raty, nie nalicza się odsetek za zwłokę, począwszy od następnego dnia po dniu wpływu wniosku o udzielenie tych ulg. Przy czym, jeżeli dłużnik nie spłaci w terminie ustalonych przez Zakład rat, pozostała kwota staje się natychmiast wymagalna wraz z odsetkami za zwłokę naliczonymi na zasadach określonych w ustawie Ordynacja podatkowa. W zamian za nienaliczanie odsetek za zwłokę od składek, które rozłożono na raty, płatnik składek zobowiązany jest do uiszczenia tzw. opłaty prolongacyjnej. Zakład ustala opłatę prolongacyjną na zasadach i w wysokości przewidzianej w ustawie – Ordynacja podatkowa dla podatków stanowiących dochód budżetu państwa.

Zobacz też:

Układ ratalny z ZUS-em - skutki księgowe w księgach rachunkowych

Składki ZUS spłacane w ramach zawartego z ZUS-em układu ratalnego ujmowane są w księgach rachunkowych na zasadach ogólnych, a więc na podstawie art. 20 ust. w1 i art. 6 ust. w ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tymi przepisami:

do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;
w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

W konsekwencji zapisy księgowe dotyczące bilansowego ujęcia składek ZUS finansowanych przez pracodawcę w kosztach i potrącenia składek finansowanych przez pracowników pozostają bez zmian. Składki ujmowane są na podstawie sporządzonych list płac z podziałem na część finansowaną przez pracodawcę i część finansowaną przez pracowników następującymi zapisami:

Składki ZUS finansowane przez pracodawcę:

Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,
Ma konto 223 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS);

Składki ZUS finansowane przez pracowników:

Wn konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
Ma konto 223 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Zawarcie układu ratalnego z ZUS-em nie ma wpływu na bilansowe ujęcie składek ZUS w księgach rachunkowych. Skutkiem zawarcia takiej umowy z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych jest natomiast rozłożenie zobowiązania wobec ZUS-u na raty. Należy podkreślić, że zawarcie układu ratalnego nie powoduje wygaśnięcia zobowiązania wobec ZUS-u, jego wymagalność zostaje jednak odroczona i rozłożona na określone w umowie raty. Spłaty poszczególnych rat wynikające z harmonogramu spłat w księgach rachunkowych jednostki ewidencjonowane są zapisem:

Wn konto 223 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS),
Ma konto 130 „Rachunek bieżący”.

Jeżeli zawarty układ ratalny obejmuje także odsetki za zwłokę naliczone do dnia złożenia wniosku o rozłożenie spłaty zadłużenia na raty, to w momencie otrzymania z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych decyzji o rozłożeniu zaległości z tytułu składek na raty kwotę naliczonych odsetek ujmuje się w ciężar kosztów finansowych (jeśli jednostka nie zrobiła tego wcześniej). Ewidencja księgowa odsetek za zwłokę przebiega zapisem:

Wn konto 751 „Koszty finansowe”,
Ma konto 223 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Zawarcie układu ratalnego z ZUS-em powoduje konieczność zapłaty opłaty prolongacyjnej w wysokości wynikającej z otrzymanej decyzji z ZUS-u. Opłata ta ujmowana jest w ciężar kosztów finansowych w części dotyczącej danego okresu sprawozdawczego. Ewidencja księgowa opłaty prolongacyjnej dotyczącej danego okresu sprawozdawczego:

Wn konto 751 „Koszty finansowe”,
Ma konto 223 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Jeżeli opłata prolongacyjna dotyczy kilku okresów sprawozdawczych, ewidencję opłaty prolongacyjnej jednostka powinna prowadzić przy wykorzystaniu konta 651 „Inne rozliczenia międzyokresowe”. Ewidencja księgowa opłaty prolongacyjnej dotyczącej kilku okresów sprawozdawczych:

Wn konto 651 „Inne rozliczenia międzyokresowe”,
Ma konto 223 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Przykład 1.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością od dłuższego czasu boryka się z przejściowymi trudnościami finansowymi wynikającymi z opóźnień w płatnościach od kluczowych kontrahentów oraz wzrostu kosztów działalności. W efekcie spółka zalega z płatnościami do ZUS-u za kilka ostatnich miesięcy. Składki ZUS były księgowane na bieżąco na podstawie list płac, natomiast spółka nie księgowała odsetek od zaległości z tytułu składek. Zadłużenie spółki wobec ZUS-u wynosiło łącznie 60 000 zł, z czego 54 000 zł to zaległe składki, a 6000 zł stanowiły odsetki za zwłokę.

Spółka złożyła do ZUS-u wniosek o rozłożenie zadłużenia wraz z odsetkami na raty. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku spółka zawarła umowę o układ ratalny z ZUS-em, w której:

zaległe składki w kwocie 54 000 zł oraz odsetki za zwłokę naliczone do dnia złożenia wniosku o rozłożenie spłaty zadłużenia na raty w wysokości 6000 zł zostały objęte układem ratalnym;
spółka zobowiązana została do spłaty zadłużenia w 10 równych ratach;
każda rata będzie obejmować część składek, część odsetek oraz dodatkowo opłatę prolongacyjną naliczaną odrębnie dla każdej raty.

Zgodnie z harmonogramem spłaty wysokość pierwszej raty wynosi 6600 zł, w tym:

5400 zł tytułem zaległych składek,
600 zł tytułem odsetek,
100 zł tytułem opłaty prolongacyjnej.

W jaki sposób ująć skutki zawarcia układu ratalnego z ZUS-em w księgach rachunkowych?

W momencie otrzymania decyzji z ZUS-u spółka powinna ująć w księgach rachunkowych kwotę odsetek w pełnej wysokości jako koszt finansowy zapisem:

Wn konto 751 „Koszty finansowe” – kwota 6000 zł,
Ma konto 223 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z ZUS – kwota 6000 zł

Dokonaną spłatę pierwszej raty (i każdej kolejnej) zgodnie z harmonogramem obejmującą spłatę zadłużenia z tytułu składek, wraz z odsetkami za zwłokę i opłatą prolongacyjną, spółka może ewidencjonować zapisem: