Poradnik Przedsiębiorcy

Umowa o pracę na zastępstwo a wypowiedzenie

Umowa o pracę na zastępstwo pozwala pracodawcy na tymczasowe uzupełnianie pojawiających się braków kadrowych spowodowanych usprawiedliwionymi nieobecnościami zatrudnionych pracowników.

Umowa o pracę na czas określony

Wśród rodzajów umów o pracę Kodeks pracy wyróżnia umowę na czas określony (art. 25 § 1 kp). Jej cechą charakterystyczną jest to, że zawiera się ją na pewien z góry ustalony czas, po którego upływie ulega ona rozwiązaniu. Termin ustania stosunku pracy wyznacza się poprzez wskazanie daty kalendarzowej albo jakiegoś okresu.

Umowa o pracę na zastępstwo

Szczególną postacią umowy na czas określony jest tzw. umowa o pracę na zastępstwo, czyli – jak stanowi art. 251 § 4 pkt 1 kp – umowa zawierana w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Aby umowa na czas określony miała status umowy na zastępstwo, trzeba w niej jednoznacznie wskazać, kto będzie zastępowany.

Przykład 1.

Pracownik zatrudniony na stanowisku ds. zaopatrzenia jest nieobecny w pracy w związku z długotrwałą chorobą. Na czas tej nieobecności pracodawca zamierza nawiązać stosunek pracy z osobą, która będzie kontynuować realizację zadań przypisanych temu stanowisku. W związku z tym, zawierając z tą osobą umowę o pracę na zastępstwo, pracodawca powinien umieścić w treści umowy formułę: „umowa zostaje zawarta na czas określony, w celu zastępstwa pracownika na stanowisku ds. zaopatrzenia w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy” lub inny równoznaczny zapis. 

Umowa na zastępstwo a ograniczenia w zawieraniu umów na czas określony

W myśl art. 251 § 1 kp okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba tych umów nie może przekraczać trzech. Jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony jest dłuższy niż okres 33 miesięcy lub jeżeli liczba zawartych umów jest większa niż wyżej określona liczba umów, uważa się, że pracownik, odpowiednio od dnia następującego po upływie okresu 33 miesięcy lub od dnia zawarcia czwartej umowy o pracę na czas określony jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Do specyfiki umów na zastępstwo należy to, że nie dotyczą ich wspomniane ograniczenia co do czasu trwania zatrudnienia w ramach umowy (umów) na czas określony oraz liczby takich umów następujących po sobie. Jak bowiem stanowi art. 251 § 4 kp, omawianych ograniczeń nie stosuje się do umów o pracę zawartych na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (a nadto w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym, w celu wykonywania pracy przez okres kadencji oraz w przypadku, gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie) – jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych, II PK 99/15
Nie jest dopuszczalne zawarcie umowy o pracę na zastępstwo obecnego w pracy pracownika, który zastępował pracownika nieobecnego w pracy.

Rozwiązanie umowy na zastępstwo z upływem terminu, na jaki została zawarta

Tak jak każda umowa o pracę na czas określony, umowa na zastępstwo ulega rozwiązaniu z upływem terminu, na jaki ją zawarto, czyli okresu usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika.

Postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych, I PK 233/11
Z chwilą powrotu zastępowanego pracownika do pracy ziścił się warunek przewidziany w umowie o pracę na zastępstwo z pracownikiem i jego umowa rozwiązała się z chwilą powrotu do pracy pracownika zastępowanego.

Ściśle rzecz ujmując, należałoby przyjąć, że dniem rozwiązania umowy na zastępstwo jest ostatni dzień usprawiedliwionej nieobecności w pracy pracownika zastępowanego, a nie dzień jego powrotu do pracy, chociaż prezentowany jest również pogląd, że to dzień powrotu do pracy jest ostatnim dniem trwania umowy na zastępstwo, za czym przemawiałyby względy praktyczne – potrzeba przekazania informacji o prowadzonych sprawach pracownikowi wracającemu do pracy przez pracownika kończącego zatrudnienie. Ten drugi pogląd nie wydaje się jednak dostatecznie uzasadniony prawnie, zważywszy na literalne brzmienie art. 251 § 4 pkt 1 kp.

Wypowiedzenie umowy o pracę

Rozwiązanie umowy o pracę przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia, czyli rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem, polega na tym, że jedna ze stron stosunku pracy – pracodawca albo pracownik – składa drugiej stronie oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę, a skutek tego oświadczenia w postaci ustania stosunku pracy następuje po upływie pewnego określonego prawem czasu zwanego okresem wypowiedzenia.

Okresy wypowiedzenia

Kodeks pracy przewiduje różne okresy wypowiedzenia umów o pracę, zależnie od ich rodzaju i długości trwania zatrudnienia.

Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na okres próbny wynosi:

  1. 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
  2. 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
  3. 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące (art. 34 kp).

Natomiast okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i umowy o pracę zawartej na czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

  1. 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
  2. 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
  3. 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Do okresu zatrudnienia wlicza się pracownikowi okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 231 kp (czyli przy przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę), a także w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez pracodawcę poprzednio zatrudniającego tego pracownika (art. 36 § 1–11 kp)

Strony mogą po dokonaniu wypowiedzenia umowy o pracę przez jedną z nich ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy; ustalenie takie nie zmienia trybu rozwiązania umowy o pracę (art. 36 § 6 kp).

Okres wypowiedzenia umowy o pracę obejmujący tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność kończy się odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca (art. 30 § 21 kp).

Wypowiedzenie umowy na zastępstwo

Chociaż umowa o pracę na zastępstwo co do zasady służy tymczasowemu uzupełnieniu określonych braków kadrowych, to mogą występować przypadki, w których z różnych względów koniecznie jest jej rozwiązanie przed upływem czasu, na jaki została zawarta. Będzie tak w szczególności wówczas, gdy osoba zatrudniona na zastępstwo nie spełnia stawianych jej przez pracodawcę wymagań. W takich przypadkach można umowę na zastępstwo jako umowę na czas określony rozwiązać za wypowiedzeniem.

W przypadku rozwiązywania umowy w tym trybie, strona dokonująca wypowiedzenia nie musi podawać przyczyny rozwiązania umowy – inaczej niż w przypadku rozwiązania umowy na czas nieokreślony (art. 30 § 4 kp).

Przykład 2.

Pracownik został zatrudniony w ramach umowy na zastępstwo 1 marca. Nieobecność pracownika zastępowanego wciąż trwa. Pracodawca nie był zadowolony z jakości i efektywności pracy wykonywanej przez pracownika zatrudnionego na zastępstwo. W związku z tym postanowił rozwiązać z nim umowę o pracę za wypowiedzeniem i 10 czerwca, w środę, wręczył mu wypowiedzenie. W związku z tym, że w dniu otrzymania wypowiedzenia pracownik był zatrudniony u pracodawcy przez czas krótszy niż 6 miesięcy (niespełna 3 i pół miesiąca), okres wypowiedzenia umowy o pracę wyniósł 2 tygodnie (zgodnie z art. 36 § 1 pkt 1 kp). Wobec tego, że okres wypowiedzenia obejmujący tydzień albo jego wielokrotność kończy się w sobotę (art. 30 § 21 kp), umowa z pracownikiem uległa rozwiązaniu 27 czerwca (w sobotę).

Możliwość wypowiedzenia umowy o pracę na zastępstwo wzmacnia jej tymczasowy charakter. Z założenia zawiera się ją zawsze, na pewien czas, dla zachowania ciągłości działania zakładu pracy, w obszarze, w którym wystąpiła absencja pracownika. Jednak w niektórych przypadkach konieczne okazuje się jej rozwiązanie jeszcze przed powrotem do pracy pracownika zastępowanego. Uprawnienie do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem przysługuje zarówno pracodawcy, jak i zatrudnionemu na zastępstwo pracownikowi.